Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Var tog noterin­gen vägen?

Jag gis­sar att han, lik­som mån­ga med hon­om, var­it med om att han gjort noteringar i ett block på ett möte och efter mötet har noteringar­na bliv­it kvar i block­et — som ham­nar någon­stans. Det är så lätt att sak­er som lovas på möten inte blir gjor­da, för noterin­gen om vad som skulle göras (och av vem och när) försvin­ner bland andra noteringar på ett blad bland andra blad i ett mötes­block (som kanske rent av ham­nar i en hög med andra mötesblock).

En tydlig, men avgörande smårutin

Det gäller att du — och jag och var och en av oss, såk­lart — har en tydlig rutin för vad som hän­der med noteringar­na efter mötet. Hur gör du det lätt för dig att gå från ord och löfte till handling?

Det behöver för­resten inte vara pap­per­sno­teringar. Det kan lika gär­na vara dig­i­ta­la noteringar, till exem­pel i OneNote, som för mån­ga är appen där de har alla mötes­no­teringar. Även om du ska­p­at en tydlig struk­tur i OneNote med avs­nitt och blad i snygg ord­ning, kan mötes­no­terin­gen bli kvar på ett blad i ett avs­nitt i en anteck­n­ings­bok och allt ni kom fram till rin­ner ut i sanden ändå.

Efter­mötes­gaffeln

Noteringar­na efter de all­ra fles­ta möten innehåller någon eller flera av fyra saker:

1. Du tar på dig att göra något som tar kortare än en arbets­dag att slut­föra.
    
2. Du blir involver­ad i eller ans­varig för något stort som ska göras som tar län­gre tid än en arbets­dag — ett nytt pro­jekt, ett upp­drag, en arbets­grupp som till­satts eller något annat större.
    
3. Någon annan tar på sig att göra något och du vill hål­la koll på att det blir gjort.
    
4. Något sägs eller beslu­tas som du behöver kun­na hit­ta till­ba­ka till och kol­la upp vid något obestämt tillfälle i framtiden.

Jag föreställer mig det­ta som en gaffel med fyra tän­der. Mötet är skaftet som myn­nar ut i de fyra tän­der­nas sak­er. Är det självk­lart och lätt för dig vart de fyra tän­der­nas infor­ma­tion ska ta vägen när mötet är slut, und­viker du att löften glöms bort.

Gör så här

Fun­dera ett slag på hur du brukar göra. Vet du med självk­larhet vad du ska göra efter mötet för att de fyra tän­der­nas infor­ma­tion ska ham­na där de hör hemma?

Om inte, tänk ett varv extra på hur du ska göra från och med idag:

1. Hur ska du ta löfte­na om att göra något som tar kortare tid än en arbets­dag till din att göra-lista?
    
2. Hur läg­ger du till de nya pro­jek­ten eller andra större uppgifter till din över­sikt över allt stort du har igång just nu — alla bol­lar i luften, järn i elden och bullar på gräddning.
    
3. Hur noter­ar du att du vän­tar på något från någon på din ​”vän­tar på”-lista?
    
4. Var sparar du hela mötes­no­terin­gen så att du lätt hit­tar den närhelst du behöver den — även om du nu inte vet när det är?

Vad som är den bäs­ta lös­nin­gen för dig beror bland annat på var du har din att göra-lista och i vilket verk­tyg (det är detal­jer vi arbe­tar med om du skulle ta per­son­lig struk­turhjälp av mig).

Själv för jag mötes­no­teringar på pap­per som jag scan­nar in till pdf och låter spara i map­pen för det aktuel­la upp­draget, kun­den, lever­an­tören eller lik­nande. Att göra-uppgifter­na, de sto­ra uppgifter­na och vän­tar på-noteringar­na har jag alla i min dig­i­ta­la att göra-lista i Things.

Dig kan man lita på

Om du har en genomtänkt och sta­bil efter­mötes­gaffel som pas­sar just dig kom­mer du dels att kun­na ta hand om mötes­no­teringar­na fort­are efter möte­na, vilket sparar dig tid, dels vara säk­er på att inget fall­er mel­lan sto­lar­na eller försvin­ner. De som har med dig att göra kan lita på att om du säger att du ska göra något, blir det ock­så gjort. Det är ovärderligt, om du frå­gar mig.

Hur gör du?

Så, hur har du då lagt upp det hela? Hur ser din efter­mötes­gaffel ut? Skriv till mig och berät­ta. Jag vill alltid ha tips och exem­pel på hur god struk­tur kan se ut och jag är nyfiken på vad du har hit­tat på. Ditt mejl är så välkommet.

Har du någon i din närhet som skulle behö­va för­bät­tra struk­turen när det gäller mötes­no­ter­ing­shanterin­gen — tip­sa den om det­ta blog­gin­lägg. Dela med dem, så får de en puff i rätt struk­tur­rik­t­ning av dig (och mig).