Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Inte som jag ville ha det

För en struk­turvän som jag är det när­mast en njut­ning att tit­ta in någon­stans där det är ord­ning, där man lätt hit­tar det man sök­er, där man direkt fat­tar vad som ska vara på vilken plats.

Så kän­des det inte nu, i den där map­pen. Jag tänk­te att det ​”bor­de vara bät­tre här”, men även om jag skulle kun­na ta ett tag och ska­pa en bät­tre struk­tur i map­pen var det inget jag hade lust att läg­ga tid på just då. Vem har någon­sin tid och lust att ägna sig åt det (föru­tom vi vän­ner av ordning)?

Struk­tur­förslag på beställning

Kan jag få hjälp, månne? Kan grovjob­bet göras av en AI? Jag gav AI:n tillå­telse att tit­ta i map­pen (det var Chat­G­PT den här gån­gen) utan att göra några förän­dringar och jag promptade:

”Jag tyck­er att det är rörigt i den här map­pen. Kan du ge mig ett förslag på hur jag skulle kun­na organ­is­era den istället?”

Efter 38 sekun­der fick jag ett uppri­tat förslag på en ny mapp­struk­tur och ett resone­mang om var­för AI:n hade gjort just de valen. Jag tyck­te att det var klokt reson­er­at och struk­turen såg gan­s­ka logisk ut. Men, den följde inte de principer jag skriv­er under på när det gäller sor­ter­ing och struk­tur för dig­i­ta­la fil­er och map­par. Till exem­pel hade AI:n använt en inledande num­rering i mapp­nam­nen för att få rätt sor­ter­ing, vilket jag inte är förtjust i.

Map­par i min smak

För att få ett mapp­struk­tur­förslag som pas­sar min verk­samhet istäl­let för att vara ett slags genom­snitt av all data som språk­mod­ellen är trä­nad på gav jag AI:n en pdf med en artikel jag skriv­it om de principer jag föl­jer när det gäller mapp­struk­tur­er (och som du som gått struk­turkurs för mig fått höra om). Jag promp­tade på nytt:

”Om jag ber dig att utgå från sor­ter­ing­sprinciper­na jag beskriv­er i den här bifo­gade artikeln, blir ditt förslag ett annat då?”

AI:n gav mig nu ett myck­et bät­tre förslag, som dessu­tom har­monier­ar med den större mapp­struk­tur som styrelsemap­pen är en del av.

Har du inte tid att få bät­tre ord­ning i dina map­par, låt en AI göra grovjob­bet, men ge den principer att följa.

Gör så här

1. Välj ut en mapp (med under­map­par) som du tyck­er är rörig och bor­de vara i bät­tre ordning.
2. Upp­dat­era dig på vad er AI-pol­i­cy säger och vad som gäller för datasäk­er­het i den AI-tjänst du använ­der, så att du är säk­er på att känslig infor­ma­tion inte läck­er iväg någonstans.
3. Ge din val­da AI-chatt tillå­telse att tit­ta i din röri­ga mapp.
4. Berät­ta ock­så för AI:n vil­ka principer du vill att den ska basera sitt mapp­struk­tur­förslag på. Du kan lad­da upp ett pol­i­cy­doku­ment, som jag gjorde, eller skri­va ett resone­mang rakt i chatten.
5. Be så AI:n tyc­ka till om struk­turen och ge dig ett förslag.
6. När du får förslaget, betrak­ta det och tänk själv. Notera vad du tyck­er är bra idéer och ignor­era påhitt som inte fall­er dig i smaken.
7. Om du är fri att direkt göra förän­dringar i mapp­struk­turen, gör dem. Om du istäl­let behöver få kol­le­gor­nas med­håll i hur det ska se ut i map­pen fort­sät­tningsvis, bestäm dig för när och i vilket forum du pre­sen­ter­ar ditt för­bät­trings­förslag för dem.

Tid, till slut

Om du låter en AI göra grovjob­bet får du äntli­gen tid att få ord­ning i den där mapp­struk­turen som du retat dig på länge. Du och dina kol­le­gor blir snab­bare i vänd­ningar­na både när det gäller att hit­ta lätt och spara rätt. Risken min­skar att ni får dubbe­lar­be­ta för att ni råkade öpp­na fel fil när det fanns en senare ver­sion allde­les bredvid.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att så lätt som möjligt för­bät­tra struk­turen bland dina doku­ment? Skriv till mig och berät­ta, för jag är nyfiken. Vad andas väl ​”struk­tur” mer än ord­ning på dokumenten? 

(Osäk­er på om sor­ter­ing­sprincipen du har idag är den som funger­ar bäst? Så ser du om din mapp­struk­tur är den rät­ta!)