Vi är många som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäktar med och trivs med. Man kan lätt uppfatta det som att man är offer för omständigheterna när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effektiv genom att jobba strukturerat även här.
Här är fem konkreta tips på hur du kan arbeta effektivare med inkommande mail.
Allt vi har att göra kan vi inte göra överallt eller var som helst. Till vissa saker behöver vi en dator, till andra en telefon, och några kan vi bara göra på kontoret.
Vi vinner koncentration om vi vid varje tillfälle bara behöver bry oss om de uppgifter som vi kan jobba med just där vi är då.
Så, hur gör du för att veta vad du kan göra just här och nu, av allt du har att göra?
Man kan se det som att en verksamhet, vilken som helst, består av ett rätt så rejält knippe processer som utförs av olika aktörer (det kan vara anställda, maskiner, mjukvaror et c). En process är alltså en rutin, en serie aktiviteter som har en bestämd startpunkt och en bestämd slutpunkt. En, några stycken eller många aktörer kan vara inblandade i att slutföra aktiviteterna i processen.
Syftet med att betrakta verksamheten som en bunt processer är att ...
Som jag ser det, beskriver visionen den tänkta, framtida situation vi vill uppnå i företaget. Visionen ska få mig som ledare och medarbetare att ryckas med, att vilja ägna minst 40 h per vecka i x år för att komma till den här situationen. Så, visionen ska framkalla någon grad av hänryckning, en spänning, iver, en skön magkänsla hos mig. Ju fler sinnen visionen appellerar till, desto effektivare är den i att inspirera oss.
I vilken form kan man då skriva visionen? Här är sex olika idéer på format.
När du upplever mer kaos i din jobbvardag än du trivs med och du vill förbättra strukturen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfattningen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssituation är ett hopplöst fall.
Jag är övertygad om att inga fall är hopplösa och jag är lika övertygad om att mycket kan göras bättre med små medel.
Försök inte förbättra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att börja med, så kommer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterligare en o s v.
Lugnt och stadigt kommer du att få bättre struktur och mer tid över, ett steg i taget.
Här följer tre idéer på olika steg att sätta igång med.
När man sätter upp sitt system för dokument, att-göra- listor, referensmaterial och annat, är det naturligt att fråga sig hur det ska utformas, t ex hur jag ska förvara dokument jag kan behöva en dag.
Ska jag sätta artiklarna eller broschyrmaterialen och vad det nu kan vara i pärmar eller ska jag använda hängmappar? Ska jag göra mina att-göra-listor i Outlook, i min handdator eller på papperslappar?
Har du varit med om att du delegerat en uppgift till någon annan, eller att någon annan sagt att de kommer tillbaka med någon information, bara för att glömma bort att du gjort det och sedan, i sista minuten eller när det är för sent, upptäcka att du inte fått det material du behöver just nu?
Här kommer ett tips som gör att du aldrig behöver uppleva det igen.
Vi kan vara väldigt effektiva som individer, men för att lyckas ta företaget dit vi vill, behöver vårt goda, strukturerade arbetssätt hänga ihop med verksamhetens övergripande struktur. Den kan uttryckas i ledningsprocessens nulägesanalys, affärsidé, vision, strategi, mål, handlingsplaner, processer och resultat.
I en verksamhet är det lätt att man jobbar med varje av dessa delar för sig. I själva verket behöver de verkligen hänga samman. Rätt använda, är dessa verktyg kraftfulla medel för att ta din verksamhet dit du vill, på ett smidigt och metodiskt sätt.
Har du, liksom jag, någon gång tänkt en tanke som att “jag skulle verkligen vilja arbeta på det där sättet, börja göra så där, men jag har aldrig tid till att börja med det; det är så mycket hela tiden”? Kanske handlar det om att vara bättre förberedd till möten, kanske om att använda att-göra-listor, kanske om att notera vad ni kom överens om efter kundmötet, kanske något annat.
Det fina är att…
Ett genomgående tema när det gäller att skapa god struktur är förenkling, att göra saker enklare. Jag upplever att när det går segt och långsamt framåt, när vi rent av kör fast, kan vi och vår verksamhet komma loss om vi gör det hela enkelt.
Men, hur?
Lider du av att du har högar med papper på skrivbordet; papper du inte kan slänga, men som du inte heller kan jobba med just nu, eftersom de snarare berör något tillfälle i framtiden; nästa vecka, nästa månad eller nästa år?
Lösningen kallas “the tickler file”.
Många jag träffar i mitt dagliga värv säger “Å, det skulle jag verkligen behöva!” när de hör att jag jobbar med att skapa god struktur i verksamheter och för individer. När de säger så upplever jag ofta att de får något uppgivet i blicken, som att det skulle vara svårt att skapa den goda personliga strukturen.
Som jag ser det, är det lika lätt att skapa god struktur som att bibehålla bristande struktur. Det är bara en fråga om vanor och enkla hjälpmedel.
Här följer nio vanliga misstag vi gör som hindrar god personlig struktur och hur vi skulle kunna göra istället. Flera av misstagen har jag själv gjort, så i det avseendet vet jag vad jag talar om.
“Vision” är ett begrepp som är vanligt förekommande i företagandesammanhang. Men, jag upplever ofta att visionen som verktyg inte nyttjas till sin fulla potential.
Visionen, precis som de andra delarna av ledningsprocessen, är ett kraftfullt verktyg som kan spela en avgörande roll för verksamheten, till och med dagligen.
Men, hur?
En central del i ett strukturerat, personligt arbetssätt är att-göra-listan. Då menar jag en lista som du har över tid, snarare än en som du börjar på nytt med varje morgon. En samlad lista över allt du har att göra, konkret beskrivet och lagom stora uppgifter, ger dig lätt och snabb översikt över det du åtagit dig. Den gör det möjligt för dig att i lugn och ro helt fokusera på det du gör just nu, utan att du behöver hålla en massa andra saker i huvudet samtidigt och den ger dig dessutom en tillfredsställelsens endorfinkick varje gång du bockar av en uppgift när du slutfört den.
Men, i vilken form ska att-göra-listan vara? Ja, det är en smaksak. Här följer sex varianter på format.
Välkommen till det första i en serie strukturtips från Stiernholm Consulting.
Jag, David Stiernholm, är alltså struktör, vilket innebär att jag skapar struktur och systematik i verksamheter och för individer. Men, varför struktur? Vad är nyttan med god struktur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?
Som jag ser det, tvärt om.
