STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

14 Oct

“Var är den info jag skulle haft nu?!”


Datum: 2009-10-14 10:55 Kommentarer: 0 st

Har du varit med om att du delegerat en uppgift till någon annan, eller att någon annan sagt att de kommer tillbaka med någon information, bara för att glömma bort att du gjort det och sedan, i sista minuten eller när det är för sent, upptäcka att du inte fått det material du behöver just nu?

Här kommer ett tips som gör att du aldrig behöver uppleva det igen.

”Väntar på”-lista

Skapa en “väntar på”-lista. På listan skriver du t ex “Annika återkommer med förslag på lösning innan vecka 3.” eller “Robert sammankallar till nytt projektmöte.” Uppgifterna kan komma från att du i samtal med personen ifråga har kommit överens om att hon tar på sig en uppgift. Eller, kan uppgiften vara ett av de nästa stegen som ni beslutat er för i ett möte med flera inblandade. Eftersom du driver frågan, vill du naturligtvis ha koll på vad ni kom överens om att var och en ska göra.

Var och hur?

Listan kan vara ett löst blad på ditt skrivbord eller en särskild sida i din kalender. Det kan vara ett Word-dokument eller motsvarande i din dator, eller en särskild kategori på samma ställe där du har alla dina att-göra-uppgifter. Somliga har en mapp i sitt e-postprogram där de sparar alla mail där de frågat eller bett om något eller där någon sagt att de ska komma tillbaka med någon info. Om det inte överenskommits via mail, skickar de ett mail till sig själv där de skriver vad vem ska återkomma med.

Om du gör listan i ett kalkylprogram eller mailprogram, kan du lätt sortera den efter vem som tagit på sig uppgiften, så att du inför ett möte med Robert eller Annika lätt kan få en översikt över alla de saker de tagit på sig, så du kan stämma av det med dem.
Allt eftersom Annika och Robert kommer tillbaka med det överenskomna, stryker du de uppgifterna på listan. På så sätt har du alltid en aktuell lista över alla utestående s k “fordringar”.

Gå igenom med jämna mellanrum

En gång i veckan skummar du igenom listan och funderar på om du behöver göra några påminnelser eller påstötningar rörande någon av uppgifterna. Stryk också de som är fullgjorda och lägg till eventuella nya som du ännu inte skrivit upp.
Vilka ”fordringar” har du just nu?
Fundera nu på vilka uppgifter du har utestående just nu och vem som tagit på sig dem. Skriv upp dem i en lista och gå igenom den varje fredag eftermiddag.

För på nya och stryk slutförda.


Resultatet blir att du kommer inte längre komma på vad du inte fått i sista sekunden och du kommer slippa lösa det problemet med en jobbig brandkårsutryckning. Personer som du delegerar saker till kommer i större utsträckning komma tillbaka till dig med det överenskomna, eftersom de märker att du verkligen har koll på vad ni kommer överens om. Och, på något mystiskt sätt tycks du ha ett hästminne.

Hur gör du?

Hur gör du för att inget ska glömmas bort och falla mellan stolarna i projekt du driver? Maila mig och berätta. Adressen är .(JavaScript must be enabled to view this email address). Eller, kommentera nedan. Dina idéer är mycket välkomna. Det kan hända att jag testar dem själv och det kan också hända att jag delar med mig av dem till andra.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.