Strukturbloggen

Välkom­men till det förs­ta i en serie struk­tur­tips från Stiern­holm Consulting. 

Jag, David Stiern­holm, är allt­så struk­tör, vilket innebär att jag ska­par struk­tur och sys­tem­atik i verk­samheter och för indi­vider. Men, var­för struk­tur? Vad är nyt­tan med god struk­tur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?

Som jag ser det, tvärt om.

Vi har alla oli­ka mål och rik­t­ning med såväl våra verk­samheter, våra före­tag, som med våra liv. Vi har kanske en tydlig vision om vart vi vill komma, 
t ex att etablera före­taget i en ny världs­del, nå en viss stor­lek, ska­pa ett nytt pro­duk­t­sor­ti­ment eller få säl­ja till en viss mål­grupp. Vi har kanske en bild av hur vi vill att vårt liv ska se ut, vil­ka ingre­di­enser vi vill ha i vår vardag.

Men, mån­ga av oss upplever att vi inte har tid att göra de förän­dringar som vi vet bor­de göras. Som ledare kanske vi får ägna så myck­et tid till att släc­ka brän­der att vi inte hin­ner lyf­ta blick­en och arbe­ta med de mer långsik­ti­ga frå­gor­na i den mån vi skulle vil­ja. Som per­son tyck­er vi kanske att dagar­na bara snur­rar på och vi kom­mer aldrig ner i högen till det vi egentli­gen vill göra.

På något sätt skulle vi behö­va få det där som bara ska göras gjort snab­bare, så vi får mer tid över att göra de där sak­er­na som verk­li­gen led­er oss dit vi vill, i våra verk­samheter och i våra liv.

Det är här struk­turen kom­mer in.

Fri­het och att ha koll på läget

Per­son­li­gen, är jag som mest pro­duk­tiv när jag kän­ner mig fri; när jag kän­ner mig fri att ägna mig åt det som är vik­ti­gast just nu, utan att jag behöver tän­ka på annat. Jag kän­ner mig fri när jag vet att det inte är något annat jag bor­de göra istäl­let, när det inte är ett tele­fon­sam­tal jag bor­de ringa, när det inte är ett möte jag bor­de vara på, när jag är säk­er på att det jag gör just nu, är det rät­ta att göra pré­cis just nu, d v s när jag har koll på läget.

I min värld, har den har koll på läget som lätt har en över­sikt över alla sina åta­gan­den, i ett sys­tem (elek­tro­n­iskt eller fysiskt) som han kan lita på, till den grad att han inte behöver försö­ka hål­la kvar att-göra-uppgifter­na i huvudet för säk­er­hets skull. Hon vet att hon kom­mer att bli påmind om vad som ska göras och hon kom­mer att beslu­ta sig för att göra det i god tid innan det bor­de vara gjort.

Jag kän­ner mig ock­så fri om jag vet var jag kan hit­ta doku­ment, fil­er, pap­per jag behöver; om jag vet att jag inte behöver läg­ga någon tid på att leta upp det mate­r­i­al jag behöver sedan, när jag ska göra det som är rätt just då.

Den som i min­dre utsträck­n­ing behöver leta efter sak­er, som har ett smart sätt att snabbt beslu­ta att något ska göras, vin­ner tid. Hon har ett rent skrivbord, så hon blir inte dis­tra­her­ad av mate­r­i­al hon ändå inte behöver just nu. Han har en tom mail­box, efter­som han har behand­lat och fat­tat beslut om mailen direkt när de kom­mer in, så han läg­ger inte tid på att för femte gån­gen idag gå igenom mailen i inbox­en för att kol­la om det var något han förvän­tades göra i dem. Hon läg­ger min­i­malt med tid på ruti­n­mäs­si­ga arbet­suppgifter som bara ska bli gjor­da, efter­som hon har stan­dard­is­er­at ruti­n­er­na med hjälp av check­lis­tor, mal­lar och andra verktyg.

Struk­turen ger oss fri­het, ökar vår kreativitet och pro­duk­tivitet och ger oss tid över att göra det vi verk­li­gen vill göra.

God struk­tur i organisationen

Det­ta är mitt syn­sätt även när det gäller en organisation.

För att ta våra före­tag dit vi vill behöver vi göra sak­er utöver det van­li­ga, sak­er som gör att verk­samheten väx­er, sak­er som kräver vår kreativitet och ener­gi. Om vi job­bar ostruk­tur­erat i före­taget, kom­mer vi uppl­e­va att vi hela tiden släck­er brän­der och att vi aldrig egentli­gen har tid med det där pro­jek­tet vi vet skulle bety­da så myck­et på län­gre sikt. Vi har fullt upp med de dagli­ga, oper­a­ti­va frågorna.

Med väl­struk­tur­erade process­er som vi för­bät­trar ofta, fly­ter allt lättare och vi kom­mer att ha tid att lyf­ta blick­en och engagera vår kreativitet och ener­gi i de frå­gor som är vik­ti­gast för verksamheten.

Så, som jag ser det, god struk­tur är det som gör det möjligt att ska­pa det före­tag och den vardag vi vill ha.

Vad vill du fören­kla just nu?

Om du vill, frå­ga dig själv: Vilken rutin irrit­er­ar dig mest just nu? Vilken återkom­mande att-göra-uppgift tyck­er du är job­bi­gast att göra? Är det att kom­ma ihåg vad du ska hand­la för mat­varor? Är det att ta fram månadens försäljn­ingssta­tis­tik och läg­ga in siffror­na i alla Excel- arken? Är det att fyl­la i reseräkningar?

På vil­ka sätt, sto­ra eller små, kan du fören­kla det? Det finns alltid minst ett. Kan du göra en check­lista över de oli­ka ste­gen i uppgiften, så du inte behöver tän­ka efter var­je gång? Kan du göra en smart mall så du slip­per uppfinna hjulet igen och igen?

Hur gör du?

Vad innebär god struk­tur för dig och hur gör du för att ska­pa det? Maila mig gär­na på {encode=“david@stiernholm.com” title=“david@stiernholm.com”} eller kom­mentera nedan. Jag är alltid intresser­ad av att höra andras reflek­tion­er och knep. Kanske tar jag själv intryck, kanske sprid­er jag dina erfaren­heter till andra.