STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

19 Aug

Vad struktur är och vad egentligen vitsen är med det


Datum: 2009-08-19 22:45 Kommentarer: 0 st

Välkommen till det första i en serie strukturtips från Stiernholm Consulting.

Jag, David Stiernholm, är alltså struktör, vilket innebär att jag skapar struktur och systematik i verksamheter och för individer. Men, varför struktur? Vad är nyttan med god struktur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?

Som jag ser det, tvärt om.

Vi har alla olika mål och riktning med såväl våra verksamheter, våra företag, som med våra liv. Vi har kanske en tydlig vision om vart vi vill komma,
t ex att etablera företaget i en ny världsdel, nå en viss storlek, skapa ett nytt produktsortiment eller få sälja till en viss målgrupp. Vi har kanske en bild av hur vi vill att vårt liv ska se ut, vilka ingredienser vi vill ha i vår vardag.

Men, många av oss upplever att vi inte har tid att göra de förändringar som vi vet borde göras. Som ledare kanske vi får ägna så mycket tid till att släcka bränder att vi inte hinner lyfta blicken och arbeta med de mer långsiktiga frågorna i den mån vi skulle vilja. Som person tycker vi kanske att dagarna bara snurrar på och vi kommer aldrig ner i högen till det vi egentligen vill göra.

På något sätt skulle vi behöva få det där som bara ska göras gjort snabbare, så vi får mer tid över att göra de där sakerna som verkligen leder oss dit vi vill, i våra verksamheter och i våra liv.

Det är här strukturen kommer in.

Frihet och att ha koll på läget

Personligen, är jag som mest produktiv när jag känner mig fri; när jag känner mig fri att ägna mig åt det som är viktigast just nu, utan att jag behöver tänka på annat. Jag känner mig fri när jag vet att det inte är något annat jag borde göra istället, när det inte är ett telefonsamtal jag borde ringa, när det inte är ett möte jag borde vara på, när jag är säker på att det jag gör just nu, är det rätta att göra precis just nu, d v s när jag har koll på läget.

I min värld, har den har koll på läget som lätt har en översikt över alla sina åtaganden, i ett system (elektroniskt eller fysiskt) som han kan lita på, till den grad att han inte behöver försöka hålla kvar att-göra-uppgifterna i huvudet för säkerhets skull. Hon vet att hon kommer att bli påmind om vad som ska göras och hon kommer att besluta sig för att göra det i god tid innan det borde vara gjort.

Jag känner mig också fri om jag vet var jag kan hitta dokument, filer, papper jag behöver; om jag vet att jag inte behöver lägga någon tid på att leta upp det material jag behöver sedan, när jag ska göra det som är rätt just då.

Den som i mindre utsträckning behöver leta efter saker, som har ett smart sätt att snabbt besluta att något ska göras, vinner tid. Hon har ett rent skrivbord, så hon blir inte distraherad av material hon ändå inte behöver just nu. Han har en tom mailbox, eftersom han har behandlat och fattat beslut om mailen direkt när de kommer in, så han lägger inte tid på att för femte gången idag gå igenom mailen i inboxen för att kolla om det var något han förväntades göra i dem. Hon lägger minimalt med tid på rutinmässiga arbetsuppgifter som bara ska bli gjorda, eftersom hon har standardiserat rutinerna med hjälp av checklistor, mallar och andra verktyg.

Strukturen ger oss frihet, ökar vår kreativitet och produktivitet och ger oss tid över att göra det vi verkligen vill göra.

God struktur i organisationen

Detta är mitt synsätt även när det gäller en organisation.

För att ta våra företag dit vi vill behöver vi göra saker utöver det vanliga, saker som gör att verksamheten växer, saker som kräver vår kreativitet och energi. Om vi jobbar ostrukturerat i företaget, kommer vi uppleva att vi hela tiden släcker bränder och att vi aldrig egentligen har tid med det där projektet vi vet skulle betyda så mycket på längre sikt. Vi har fullt upp med de dagliga, operativa frågorna.

Med välstrukturerade processer som vi förbättrar ofta, flyter allt lättare och vi kommer att ha tid att lyfta blicken och engagera vår kreativitet och energi i de frågor som är viktigast för verksamheten.

Så, som jag ser det, god struktur är det som gör det möjligt att skapa det företag och den vardag vi vill ha.

Vad vill du förenkla just nu?

Om du vill, fråga dig själv: Vilken rutin irriterar dig mest just nu? Vilken återkommande att-göra-uppgift tycker du är jobbigast att göra? Är det att komma ihåg vad du ska handla för matvaror? Är det att ta fram månadens försäljningsstatistik och lägga in siffrorna i alla Excel- arken? Är det att fylla i reseräkningar?

På vilka sätt, stora eller små, kan du förenkla det? Det finns alltid minst ett. Kan du göra en checklista över de olika stegen i uppgiften, så du inte behöver tänka efter varje gång? Kan du göra en smart mall så du slipper uppfinna hjulet igen och igen?

Hur gör du?

Vad innebär god struktur för dig och hur gör du för att skapa det? Maila mig gärna på .(JavaScript must be enabled to view this email address) eller kommentera nedan. Jag är alltid intresserad av att höra andras reflektioner och knep. Kanske tar jag själv intryck, kanske sprider jag dina erfarenheter till andra.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.