Vad struktur är och vad egentligen vitsen är med… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Nästa artikel

19 aug.

Vad struktur är och vad egentligen vitsen är med det


Datum: 2009-08-19 22:45

Välkom­men till det förs­ta i en serie struk­tur­tips från Stiern­holm Consulting. 

Jag, David Stiern­holm, är allt­så struk­tör, vilket innebär att jag ska­par struk­tur och sys­tem­atik i verk­samheter och för indi­vider. Men, var­för struk­tur? Vad är nyt­tan med god struk­tur? Är det inte väldigt fyrkantigt och begränsande?

Som jag ser det, tvärt om.

Vi har alla oli­ka mål och rik­t­ning med såväl våra verk­samheter, våra före­tag, som med våra liv. Vi har kanske en tydlig vision om vart vi vill komma, 
t ex att etablera före­taget i en ny världs­del, nå en viss stor­lek, ska­pa ett nytt pro­duk­t­sor­ti­ment eller få säl­ja till en viss mål­grupp. Vi har kanske en bild av hur vi vill att vårt liv ska se ut, vil­ka ingre­di­enser vi vill ha i vår vardag.

Men, mån­ga av oss upplever att vi inte har tid att göra de förän­dringar som vi vet bor­de göras. Som ledare kanske vi får ägna så myck­et tid till att släc­ka brän­der att vi inte hin­ner lyf­ta blick­en och arbe­ta med de mer långsik­ti­ga frå­gor­na i den mån vi skulle vil­ja. Som per­son tyck­er vi kanske att dagar­na bara snur­rar på och vi kom­mer aldrig ner i högen till det vi egentli­gen vill göra.

På något sätt skulle vi behö­va få det där som bara ska göras gjort snab­bare, så vi får mer tid över att göra de där sak­er­na som verk­li­gen led­er oss dit vi vill, i våra verk­samheter och i våra liv.

Det är här struk­turen kom­mer in.

Fri­het och att ha koll på läget

Per­son­li­gen, är jag som mest pro­duk­tiv när jag kän­ner mig fri; när jag kän­ner mig fri att ägna mig åt det som är vik­ti­gast just nu, utan att jag behöver tän­ka på annat. Jag kän­ner mig fri när jag vet att det inte är något annat jag bor­de göra istäl­let, när det inte är ett tele­fon­sam­tal jag bor­de ringa, när det inte är ett möte jag bor­de vara på, när jag är säk­er på att det jag gör just nu, är det rät­ta att göra pré­cis just nu, d v s när jag har koll på läget.

I min värld, har den har koll på läget som lätt har en över­sikt över alla sina åta­gan­den, i ett sys­tem (elek­tro­n­iskt eller fysiskt) som han kan lita på, till den grad att han inte behöver försö­ka hål­la kvar att-göra-uppgifter­na i huvudet för säk­er­hets skull. Hon vet att hon kom­mer att bli påmind om vad som ska göras och hon kom­mer att beslu­ta sig för att göra det i god tid innan det bor­de vara gjort.

Jag kän­ner mig ock­så fri om jag vet var jag kan hit­ta doku­ment, fil­er, pap­per jag behöver; om jag vet att jag inte behöver läg­ga någon tid på att leta upp det mate­r­i­al jag behöver sedan, när jag ska göra det som är rätt just då.

Den som i min­dre utsträck­n­ing behöver leta efter sak­er, som har ett smart sätt att snabbt beslu­ta att något ska göras, vin­ner tid. Hon har ett rent skrivbord, så hon blir inte dis­tra­her­ad av mate­r­i­al hon ändå inte behöver just nu. Han har en tom mail­box, efter­som han har behand­lat och fat­tat beslut om mailen direkt när de kom­mer in, så han läg­ger inte tid på att för femte gån­gen idag gå igenom mailen i inbox­en för att kol­la om det var något han förvän­tades göra i dem. Hon läg­ger min­i­malt med tid på ruti­n­mäs­si­ga arbet­suppgifter som bara ska bli gjor­da, efter­som hon har stan­dard­is­er­at ruti­n­er­na med hjälp av check­lis­tor, mal­lar och andra verktyg.

Struk­turen ger oss fri­het, ökar vår kreativitet och pro­duk­tivitet och ger oss tid över att göra det vi verk­li­gen vill göra.

God struk­tur i organisationen

Det­ta är mitt syn­sätt även när det gäller en organisation.

För att ta våra före­tag dit vi vill behöver vi göra sak­er utöver det van­li­ga, sak­er som gör att verk­samheten väx­er, sak­er som kräver vår kreativitet och ener­gi. Om vi job­bar ostruk­tur­erat i före­taget, kom­mer vi uppl­e­va att vi hela tiden släck­er brän­der och att vi aldrig egentli­gen har tid med det där pro­jek­tet vi vet skulle bety­da så myck­et på län­gre sikt. Vi har fullt upp med de dagli­ga, oper­a­ti­va frågorna.

Med väl­struk­tur­erade process­er som vi för­bät­trar ofta, fly­ter allt lättare och vi kom­mer att ha tid att lyf­ta blick­en och engagera vår kreativitet och ener­gi i de frå­gor som är vik­ti­gast för verksamheten.

Så, som jag ser det, god struk­tur är det som gör det möjligt att ska­pa det före­tag och den vardag vi vill ha.

Vad vill du fören­kla just nu?

Om du vill, frå­ga dig själv: Vilken rutin irrit­er­ar dig mest just nu? Vilken återkom­mande att-göra-uppgift tyck­er du är job­bi­gast att göra? Är det att kom­ma ihåg vad du ska hand­la för mat­varor? Är det att ta fram månadens försäljn­ingssta­tis­tik och läg­ga in siffror­na i alla Excel- arken? Är det att fyl­la i reseräkningar?

På vil­ka sätt, sto­ra eller små, kan du fören­kla det? Det finns alltid minst ett. Kan du göra en check­lista över de oli­ka ste­gen i uppgiften, så du inte behöver tän­ka efter var­je gång? Kan du göra en smart mall så du slip­per uppfinna hjulet igen och igen?

Hur gör du?

Vad innebär god struk­tur för dig och hur gör du för att ska­pa det? Maila mig gär­na på {encode=“david@stiernholm.com” title=“david@stiernholm.com”} eller kom­mentera nedan. Jag är alltid intresser­ad av att höra andras reflek­tion­er och knep. Kanske tar jag själv intryck, kanske sprid­er jag dina erfaren­heter till andra.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.