Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En fil att finna

Det vi ofta behöver hit­ta är dig­i­ta­la doku­ment och fil­er. Vi har tidi­gare sparat dem enligt alla kon­stens regler så att de ska vara lät­ta att finna — av oss och av våra nuti­da och framti­da kol­le­gor. Vi har ska­p­at en särskild plats för allt mate­r­i­al som väx­er fram kring den där kun­den, det där pro­jek­tet, den där arbets­grup­pen. På ett dedik­er­at ställe läg­ger vi alla doku­ment av en viss sort som hand­lar om sam­ma tema.

En plats med allt möjligt

All­tefter­som tiden går, blir det fler fil­er och mer doku­ment. Vi utförde uppgiften på ett sätt förut och spa­rade doku­mentet som hör till där det ska lig­ga, men nu har vi ändrat rutin och gör på ett annat sätt och det nya doku­mentet som nu gäller läg­ger vi på sam­ma ställe, bred­vid det gam­la. Gan­s­ka snart har vi på sam­ma ställe dels det som gäller nu, dels inak­tuel­la fil­er som bara bliv­it kvar.

När vi då i full arbets­fart ska ploc­ka upp doku­mentet vi behöver, har vi plöt­sligt mån­ga att väl­ja bland och vi tvekar. Vilket var det senaste? Visst kan vi flit­igt ange ver­sion­snum­mer i doku­ment­nam­net — men, han­den på hjär­tat, hur ofta hit­tar vi i stun­den inte bara på något kreativt alter­na­tivt namn (“_AKTUELL”, ​“DEN_HÄR_GÄLLER”) som ska dra vår upp­märk­samhet till det doku­ment som just då är exakt rätt?

Vi gis­sar fel, öpp­nar ett gam­malt, stänger ner, letar igen och tap­par tid. Vi ser en gam­mal ver­sion och kom­mer att tän­ka på något som hände för länge sedan, tap­par trå­den, dis­tra­heras och tap­par mer tid. Vi mis­star vi oss helt och och öpp­nar och redi­g­er­ar fel ver­sion. När vi senare öpp­nar den ver­sion som vi då är säkra på är den senaste, är ändrin­gen vi gjorde (i fel doku­ment) märk­ligt försvun­nen. Vi tap­par tid och ork på att behö­va göra om och vi undrar om det inte är något fel på den nya datorn ändå?

En käpp färre

Varken livet eller arbet­slivet ska så klart vara en jakt på minut­er och sekun­der, men visst finns det nog med käp­par som kan ham­na i våra hjul att vi inte behöver skaf­fa oss ytterli­gare? Låt oss ta bort det som är inak­tuellt så att det går snabbt och lätt att hit­ta det som är aktuellt. Det som är his­to­ria och som vi ändå vill ha kvar, ska såk­lart vara kvar (nam­n­givet på ett sätt så att det är tydligt vilken sta­tus det har), men det som inte län­gre har mening kan vi ta bort.

Gör så här

Om det­ta resone­mang slår an en ton i dig, har du säk­ert redan kom­mit att tän­ka på ett ställe där du ofta väl­jer mel­lan ver­sion­er och där det känns som att det är ​“rörigt” och om vilket du ofta tänker ​“jag måste ren­sa upp där”. Nu är ett bra tillfälle att göra det.

Ta en kvart, bara. Tit­ta igenom stäl­let ifrå­ga och fly­t­ta eller ta bort åtmin­stone de nu inak­tuel­la dokumenten.

Du behöver inte ren­sa allt och ska­pa en bät­tre struk­tur i stort på stäl­let, utan tar du bara bort det inak­tuel­la (eller läg­ger i en under­mapp för de inak­tuel­la ver­sion­er­na), har du gjort doku­mentsökn­ingsmo­mentet åtmin­stone ett snäpp lättare.

Vill du, kan du härutöver bestäm­ma dig för att göra en snabbedömn­ing om något kan tas bort var­je gång när du är inne på ett ställe (en mapp någon­stans, till exem­pel) för att hit­ta något. Finns där något inak­tuellt som inte län­gre behövs, ta bort i ett nafs, så slip­per du avsät­ta särskild tid till enkom städning.

Fart och fokus

Tar du bort sådant som inte län­gre är aktuellt och som inte har ett värde för framti­den, har du färre doku­ment och fil­er att väl­ja bland när du snabbt ska öpp­na det du behöver för stunden.

Du blir min­dre dis­tra­her­ad av att se oväsent­ligheter och kan hål­la farten uppe såväl som fokus på den uppgift som du nu vill få gjort fort.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la ord­ning på de ställen där du lagrar doku­ment? Berät­ta för mig!

(För­resten, har du gjort en dig­i­ta­la-doku­ment-kar­ta för att hit­ta ännu lättare?)