Skriv tydliga ärenderader i mail | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 feb.

Skriv tydliga ärenderader i mail


Datum: 2017-02-20 15:51

Det är inte mån­ga mail jag svarat på under mina som­marledigheter. Efter­som jag är före­ta­gare och mår bra av att ha koll”, har jag naturligtvis bevakat mail­box­en, men bara i några få fall har mailären­de­na var­it så trän­gande och bråd­skande att jag behövt svara under semestern.

För ett par veck­or sedan kom det till exem­pel ett mail där ären­der­aden inled­des med Behöver svar:”, följt av vad mailet hand­lade om. Jag läste mailet direkt och for­muler­ade ett svar en stund senare. Naturligtvis. För, ären­der­aden stack ut från mäng­den. Dels blev jag nyfiken på vad det var för bråd­skande frå­ga, dels befa­rade jag att det hade upp­stått någon kris som måste lösas direkt.

Vis­sa mail är vik­ti­gare än andra
Ibland drar vi iväg ett mail på en höft och förvän­tar oss näs­tan inte ett svar. Andra tillfällen mailar vi för att upp­märk­sam­ma mot­ta­garen på något eller få ett bråd­skande besked till­ba­ka. Då är det av avgörande bety­delse att den vi skickar till ser mailet, läs­er det och agerar.
Ären­der­aden är det verk­tyg vi har till för­fo­gande för att få just vårt mail att stic­ka ut i mot­ta­garens inkom­mande mailström.

Lät­tast först
I mail­flo­den de fles­ta av oss möter om dagar­na är det lätt att vi först hug­ger tag i de mail som vi kan hantera snabbt. Det kan vara skräp eller uppen­bart kor­ta ären­den. Ett mail går fort­are att hantera om vi redan innan vi läst det har en upp­fat­tning om vad vi ska göra med mailet. En tydligt for­muler­ad ären­der­ad får där in oss på rätt spår”. Ett mail tar däre­mot län­gre tid att hantera och har en högre tröskel om ären­der­aden är lud­dig eller rent av gam­mal (från en tidi­gare kon­ver­sa­tion) och oväsentlig. Vi tänker då puh!”, pus­tar och går sedan vidare till nästa.

Det avk­la­rade skänker lättnad
En orsak till att vi väl­jer de snab­ba” mailen först kan vara att den lät­tande känsla vi får när vi bockar av” ett mail är en slags belön­ing för ansträngnin­gen att läsa och agera. I artikeln Pre-Cras­ti­na­tion: Has­ten­ing Sub­goal Com­ple­tion at the Expense of Extra Phys­i­cal Effort” (Psy­cho­log­i­cal Sci­ence 2014, Vol. 25(7) 1487 – 1496) påvis­ar forskar­na Rosen­baum, Gong och Potts hur stark vår drift att först väl­ja det som ger snabb belön­ing är — ock­så då det­ta val innebär en större ansträngn­ing för hela arbetsin­sat­sen. Det är för övrigt en intres­sant artikel om en lite lustig studie.
Så, när det är vik­tigt för dig att mot­ta­garen läs­er mailet du skick­at och ager­ar på det sätt som du önskar, for­mulera ären­der­aden tydligt.

Gör så här
Här är tre exem­pel på hur du kan göra ären­der­aden tydlig.

  • Låt ären­der­aden vara som en rubrik för en tid­ningsar­tikel. Lik­som tid­nin­gens rubrik­er ska loc­ka läsaren att läsa artik­lar­na — for­mulera dina ären­der­ad­er så intres­seväckande att mot­ta­garens nyfiken­het väcks och den inte kan låta bli att läsa mailet.

  • Lägg in ett rik­tande pre­fix före själ­va ären­der­aden, till exem­pel som i mailet jag fick Behöver få svar: ….” eller de klas­siska FYI” (for your infor­ma­tion) och FYA” (for your action).

  • Om och när du mailar någon på nytt genom att leta upp ett gam­malt mail du fått från denne och svara på det, ändra ären­der­aden från det mailkon­ver­sa­tio­nen hand­lade om då till vad som skulle beskri­va konkret ditt ämne nu. Behåller du den tre månad­er gam­la ären­der­aden (med ett extra Re:” fram­för), kan mot­ta­garen helt mis­supp­fat­ta ditt ärende (som av ären­der­aden felak­tigt tycks vara det vi redan pratat klart om för tre månad­er sedan) och kanske läs­er mailet långt senare än den annars skulle gjort.

Snab­bare läst oftare
For­muler­ar du ären­der­aden konkret och tydligt har ditt mail större chans att bli läst — tidigt. Du får det svar du behöver snab­bare, efter­som det blir tydli­gare för mot­ta­garen vad han eller hon ska göra. Mailet blir lättare att hantera för mot­ta­garen och er dis­tan­skon­ver­sa­tion fly­ter smidigare.

Hur gör du?
Vad har du för gott exem­pel på en föredöm­ligt konkret for­muler­ad ären­der­ad? Skriv en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.