Skriv kortare mail

Mike Davidson blev till slut less på mail. Han fick många och hanterandet av dem tog mer arbetstid än han ville lägga. Han hade i och för sig inget emot mail som kommunikationsformat i sig, för det har sina förtjänster. Men, måste de äta så mycket tid?

Han gav sig själv en utmaning: från och med nu skulle han skriva kortare mail. Varje mail skulle innefatta fem meningar eller färre. Som stöd i detta tilltag skapade han den pyttelilla sajten five.sentenc.es, där han förklarar vad han bestämt sig för och som han kunde länka till i det fall att någon mailmottagare undrar varför han är så kort i tonen (“Var det nå’t jag sa’? På något sätt jag va’?”).

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Jag, kanske du?

Mikes idé lockar mig — dels för att jag ägnar mycket tid till att svara på mail, dels för att jag är medveten om att jag understundom skriver mer omfattande än jag skulle behöva. Därför är mina mail nu kortare än de varit förut — inte alltid prompt max fem meningar (för vem vill vara dogmatisk?), men jag siktar på ungefär den där längden.

Gör så här

Om du känner igen dig i att hanterandet av dina mail tar mer tid än du skulle önska, gör så här:

Bestäm dig också du för att hålla dina mail korta(re).
Sätt en maxgräns för deras längd. Mike siktade på fem meningar, men för de radikala skapade han också sajterna two.sentenc.es och three.sentenc.es.
Om du vill, lägg in länken till någon av sentenc.es-sajterna i din mailsignatur som en förklaring till det korta formulerandet (jag väljer att inte göra det, dock).
Testa att sikta på maxantalet meningar en vecka och utvärdera när du får nästa Klart-mail från mig, det vill säga om just en vecka.

För egen del kommer jag inte att för all framtid skriva korta mail, för ibland njuter jag verkligen av att lägga ut texten. Till exempel svarar jag ofta långt på de mail jag får från lyssnare och läsare, för att vara utförlig då, när jag delar med mig av knep och tips, tycker jag är viktigt.

Men, just nu och i stunder som denna, då jag har ett extra intensivt rese- och föreläsandeschema, är detta en utmaning jag tar till för mig själv, för att göra min tillvaro ett snäpp lättare.

Mindre mailande, mer möjligheter

Om du skriver kortare mail tar ditt mailande mindre tid än annars. Du får iväg mailen fortare och du får mer tid till de uppgifter som inte handlar om att maila.

Hur gör du?

Hur gör du för att förenkla och effektivisera ditt mailande? Har du något trick, något knep eller någon tumregel? Då får du gärna dela med dig till mig.

(Förresten, det är väldigt förenklande att skriva utförliga ärenderader när du mejlar!)