Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Halvvägs igenom en av mina öpp­na kurs­er i Stock­holm kom Annette fram till mig och sade:

“Jag måste dela med mig av en sak. För några år sedan hade jag ett jobb där jag skulle utföra uppgifter för en hand­full oli­ka chefer. De bad mig alla om att hjäl­pa dem med sak­er och de tyck­te alla att deras sak hade högs­ta pri­or­itet. Vad jag än gjorde, tyck­te någon (eller några) att jag bor­de gjort något annat istäl­let. Det var ett ständigt jagande och tjatande — fast jag job­bade inten­sivt för att lev­er­era allt jag ombetts göra.”

Kän­ner du igen dig?

Det här kän­ner jag verk­li­gen igen från en hel del av de män­niskor jag möter och hjälper. Mån­ga är det som har mån­ga som vill att de gör mån­ga sak­er sam­tidigt först.

Lyft beslutet en nivå

Annette fort­sat­te: ​“Så, då sade jag till dem: ​‘Ni får göra upp om det­ta i Fight Club!’. Fight Club var ett Excel-doku­ment jag hade gjort, där jag lade alla uppgifter jag ombads göra, i en lång lista. När jag skulle göra något, tog jag alltid den uppgift som låg överst i lis­tan. Jag lät chefer­na sinsemel­lan bestäm­ma vilken uppgift som skulle lig­ga överst.”

Om det blev handgemäng förtäl­jer inte his­to­rien, men visst var det här en smart lös­ning? När det inte fanns ett överen­skom­met, uppen­bart kri­teri­um för vilken uppgift som skulle göras först, skick­ade Annette upp beslutet om det­ta en vån­ing ​“upp” i hier­arkin, för nog är det en del i ledarskapet att bistå de under­ställ­da medar­be­tar­na med pri­or­i­ter­ingsstöd i knivi­ga sit­u­a­tion­er. Dessu­tom var det där ​“uppifrån” uppgifter­na kom från förs­ta början.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i Annettes sit­u­a­tion och du tyck­er som jag att hennes lös­ning var ele­gant, gör din egen Fight Club.

1. Välj först var klubben ska lig­ga. Det kan vara i ett kalkyl­blad, som Annette valde, eller i något annat sys­tem eller tjänst som dina upp­drags­gi­vare har till­gång till och där de kan rum­str­era om i ord­nin­gen. Kanske delar ni en lista i OneNote eller i ett lapp-på-tavla-lik­nande verk­tyg som Trel­lo eller Microsoft Planner?
2. Lägg in lis­tan så som du upp­fat­tar att den ser ut nu, med den tur­ord­ning som gäller idag.
3. Bjud in de överord­nade kol­le­gor som ger dig uppgifter och visa hur det är tänkt att gå till.
4. Tes­ta ett par veck­or och utvärdera sedan. Är det något som kan för­fi­nas för att allt ska fly­ta bättre?

Inte län­gre ikläm

Om du gör en Fight Club-lik­nande lös­ning behöver du inte kom­ma ikläm när dina överord­nade konkur­rerar om din tid i sam­ma utsträck­n­ing som tidi­gare. Du sit­ter inte med det svåra pri­or­i­ter­ings­beslutet i knät, utan du kan istäl­let kon­cen­tr­era dig på att utföra de uppgifter du får med rik­tigt hög kvalitet (för det är väl det som är det väsentliga?).

Hur gör du?

Har du gjort någon lik­nande lös­ning eller har du löst ett sådant här prob­lem på ett helt annat, lika snit­sigt, sätt? Alla bra lös­ningar och idéer är välkom­na i ett mejl till mig!

(Kän­ner du till orsak­en till att du inte bör pri­or­it­era efter dead­line?)