Så underlättar du det du gör ofta | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

23 maj

Så underlättar du det du gör ofta


Datum: 2022-05-23 11:00
Närbild på verktyg i en verktygssats

Att göra sam­ma uppgift ofta ger oss en fan­tastisk möj­lighet till att effek­tivis­era. Var­je gång vi gör uppgiften, kan vi utvärdera, justera och för­fi­na, så ruti­nen går snab­bare och enklare allteftersom.

Ju min­dre tid vi behöver läg­ga på dessa återkom­mande uppgifter, desto mer tid har vi till vårt för­fo­gande. Vi kan väl­ja att göra mer av annat, att vara ledi­ga mer, att utveck­la det vi annars säl­lan får tid till, att göra ytterli­gare ett kundbesök, att mer när­varande utö­va vårt ledarskap.


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:


Fören­klin­gen kan vara avancer­ad, som att vi skriv­er en rutin som automa­tiskt utför det vi annars skulle göra manuellt. Men, ock­så ett enda, enkelt under­lät­tande gör att vi behöver läg­ga min­dre kraft på dessa uppgifter, så de åtmin­stone känns som att de går mer med automatik.

Så här kan du göra för att under­lät­ta en uppgift du gör med jäm­na mellanrum.

Gör så här

  1. För det förs­ta; när det gäller de återkom­mande uppgifter­na vin­ner du myck­et på att ha en dig­i­tal att göra-lista. Så, har du ännu inte det, skaf­fa dig en sådan. Det kan vara Out­looks uppgifter-funk­tion eller någon av de andra listverk­tyg jag tyck­er är de all­ra bäs­ta just nu.
  2. Tänk efter; vad har du för uppgift som du gör med jäm­na mel­lan­rum? Det räck­er att du kom­mer på en.
  3. Lägg in uppgiften som återkom­mande uppgift i din dig­i­ta­la att göra-lista. Den funk­tio­nen har var­je dig­i­talt att göra-listverk­tyg med självaktning.
  4. I uppgiften finns det för­mod­li­gen en ruta för alle­han­da noteringar. Här kan du läg­ga länkar till de doku­ment du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan ock­så hän­da att det i ditt verk­tyg finns en särskild knapp för att kop­pla en länk till uppgiften.
  5. I noter­ingsru­tan kan du läg­ga check­lis­tan som beskriv­er hur du gör det du ska göra. Den kan vara så enkel som:

    1. Först, gör det här.
    2. Sedan det här.
    3. Klic­ka därefter här.
    4. Och skriv ut en sådan där.

    Läg­ger du här en enkel beskrivn­ing över hur det går till, kom­mer tröskeln att göra uppgiften vara lägre, efter­som du får hjälp att kom­ma igång och slip­per dra dig till minnes hur det var du gjorde.

    Det kan ock­så finnas en inbyg­gd check­lis­te­funk­tion i var­je att göra-uppgift i det listverk­tyg du valt. Microsoft To-Do har det, till exempel.
  6. I noter­ingsru­tan (eller länkat in) kan du ock­så läg­ga tex­ter och for­mu­leringar du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan till exem­pel vara vad du skriv­er i ett mail till den som är berörd av det du ska göra eller hur du skriv­er fil­nam­net i den överen­skom­na, kor­rek­ta, formen.
  7. Du kan där läg­ga en gen­väg till den mapp där du ska lagra slutre­sul­tatet av det du ska göra.
  8. Eller, skriv­er du en lista på vil­ka som är mot­ta­gare av slutre­sul­tatet och ska få det här skick­at till sig?
  9. Har du bara läst de senaste punk­ter­na utan att göra något med din val­da uppgift, frå­ga dig: vad av försla­gen ovan kan du genom­föra för den uppgiften? Det räck­er ock­så här med att du bestäm­mer dig för ett enda. Kan du inte bestäm­ma dig, ta det förs­ta du kom­mer på och tänk inte mer på det.
  10. Gör det du behöver för att slut­föra inläg­gnin­gen av den återkom­mande uppgiften eller for­mulera en att göra-uppgift som innebär det du behöver göra för att gå i mål med den­na, enda förenkling.

Så en gång, skör­da många

För, om du for­muler­ar dina återkom­mande uppgifter klart, utförligt och kon­cist och fyller dem med så myck­et som möjligt av den infor­ma­tion du behöver för att slut­föra dem, kom­mer de att bli klara fort­are och lättare. Du min­skar risken att du skjuter upp dem för att de är krång­li­ga och du under­lät­tar för dig själv flera gånger om, genom en enda förenkling.

Hur gör du?

Hur gör du för att fören­kla uppgifter du gör ofta? Ju mer automa­tiskt sådana sak­er blir gjor­da, desto mer utrymme har vi till det som verk­li­gen engager­ar och intresser­ar oss. Skriv där­för gär­na till mig och berät­ta hur just du gör.

(Vill du fören­kla ännu mer? Här ger jag dig idéer på hur du gör för att automa­tis­era ytterli­gare.)

Laptopskärm visande Microsoft To-Do

Jag nämner Microsoft To-Do som ett att göra-list-verktyg ovan. Om du använder Microsoft 365 har du i regel tillgång till To-Do. Vill du ha hjälp att komma igång med det, har jag en online-kurs som hjälper dig.

Jag vill få smakprov på online-kursen om To-Do

Ung man lyssnar på något i hörlurar vid ett fönster med utsikt över havet i motljus

Jag har många fler tips om struktur på jobbet och jag delar med mig av dem så att du kan lyssna, titta eller läsa. 

Jag vill få fler strukturtips

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.