Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:

Fören­klin­gen kan vara avancer­ad, som att vi skriv­er en rutin som automa­tiskt utför det vi annars skulle göra manuellt. Men, ock­så ett enda, enkelt under­lät­tande gör att vi behöver läg­ga min­dre kraft på dessa uppgifter, så de åtmin­stone känns som att de går mer med automatik.

Så här kan du göra för att under­lät­ta en uppgift du gör med jäm­na mellanrum.

Gör så här

1. För det förs­ta; när det gäller de återkom­mande uppgifter­na vin­ner du myck­et på att ha en dig­i­tal att göra-lista. Så, har du ännu inte det, skaf­fa dig en sådan. Det kan vara Microsoft To-Do eller någon av de andra listverk­tyg jag tyck­er är de all­ra bäs­ta just nu.
2. Tänk efter; vad har du för uppgift som du gör med jäm­na mel­lan­rum? Det räck­er att du kom­mer på en.
3. Lägg in uppgiften som återkom­mande uppgift i din dig­i­ta­la att göra-lista. Den funk­tio­nen har var­je dig­i­talt att göra-listverk­tyg med självaktning.
4. I uppgiften finns det för­mod­li­gen en ruta för alle­han­da noteringar. Här kan du läg­ga länkar till de doku­ment du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan ock­så hän­da att det i ditt verk­tyg finns en särskild knapp för att kop­pla en länk till uppgiften.
5. I noter­ingsru­tan kan du läg­ga check­lis­tan som beskriv­er hur du gör det du ska göra. Den kan vara så enkel som:
   
   1. Först, gör det här.
   2. Sedan det här.
   3. Klic­ka därefter här.
   4. Och skriv ut en sådan där.
   
   Läg­ger du här en enkel beskrivn­ing över hur det går till, kom­mer tröskeln att göra uppgiften vara lägre, efter­som du får hjälp att kom­ma igång och slip­per dra dig till minnes hur det var du gjorde.
   
   Det kan ock­så finnas en inbyg­gd check­lis­te­funk­tion i var­je att göra-uppgift i det listverk­tyg du valt. Microsoft To-Do har det, till exempel.
6. I noter­ingsru­tan (eller länkat in) kan du ock­så läg­ga tex­ter och for­mu­leringar du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan till exem­pel vara vad du skriv­er i ett mail till den som är berörd av det du ska göra eller hur du skriv­er fil­nam­net i den överen­skom­na, kor­rek­ta, formen.
7. Du kan där läg­ga en gen­väg till den mapp där du ska lagra slutre­sul­tatet av det du ska göra.
8. Eller, skriv­er du en lista på vil­ka som är mot­ta­gare av slutre­sul­tatet och ska få det här skick­at till sig?
9. Har du bara läst de senaste punk­ter­na utan att göra något med din val­da uppgift, frå­ga dig: vad av försla­gen ovan kan du genom­föra för den uppgiften? Det räck­er ock­så här med att du bestäm­mer dig för ett enda. Kan du inte bestäm­ma dig, ta det förs­ta du kom­mer på och tänk inte mer på det.
10. Gör det du behöver för att slut­föra inläg­gnin­gen av den återkom­mande uppgiften eller for­mulera en att göra-uppgift som innebär det du behöver göra för att gå i mål med den­na, enda förenkling.

Så en gång, skör­da många

För, om du for­muler­ar dina återkom­mande uppgifter klart, utförligt och kon­cist och fyller dem med så myck­et som möjligt av den infor­ma­tion du behöver för att slut­föra dem, kom­mer de att bli klara fort­are och lättare. Du min­skar risken att du skjuter upp dem för att de är krång­li­ga och du under­lät­tar för dig själv flera gånger om, genom en enda förenkling.

Hur gör du?

Hur gör du för att fören­kla uppgifter du gör ofta? Ju mer automa­tiskt sådana sak­er blir gjor­da, desto mer utrymme har vi till det som verk­li­gen engager­ar och intresser­ar oss. Skriv där­för gär­na till mig och berät­ta hur just du gör.

(Vill du fören­kla ännu mer? Här ger jag dig idéer på hur du gör för att automa­tis­era ytterli­gare.)