Så gör du för att komma förberedd till mötet
Datum: 2022-05-03 11:00
Att anlända till ett möte, med andan i halsen, och vara smärtsamt medveten om att man inte hunnit läsa in sig på beslutsunderlagen är inget vidare.
Vi försöker titta igenom materialet snabbt under det att alla sätter sig, men det blir inte direkt någon kvalitet i informationsinhämtningen. Under mötet försöker vi hålla masken och vi hoppas att vi inte får en fråga som skulle avslöja vår knappa förberedelse.
För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som poddavsnitt:
Att det är att föredra att komma förberedd till möten vet vi alla, men hur gör man? Hur ska vi hinna med också detta i konkurrens med allt annat vi har att göra just nu?
Och, det är ju så många möten, dessutom.
Mindre skärpning, mera handling
Det är så dags att vid utvärderingen av mötet säga att ”till nästa tillfälle ska vi vara bättre förberedda” och det räcker sällan att vi är överens om att ”skärpa oss”. Lösningen är att skaffa oss en och annan ny vana, som skapar bättre förutsättningar för oss att hinna läsa på i mer god tid innan mötet.
Tre vanor värda att anamma
Här är tre praktiska och enkla vanor att börja med, om du inte redan gjort det:
- Logga att göra-uppgifter snabbt — I slutet av varje möte, skriv tydligt i dina noteringar vad som blir dina nästa steg. Formulera dem lika tydligt och konkret som du formulerar dina att göra-uppgifter. Så fort som möjligt, helst innan du kilar vidare till nästa möte, lägg in dessa uppgifter i din att göra-lista så de beaktas i din dagliga prioritering istället för att du på nästa möte kommer på att du borde ha gjort dem innan ”nu”.
Var uppmärksam på om något nästa steg innebär att du ska läsa in något material, även om det är ett material som du ännu inte fått, utan ett som mötesledaren återkommer med när det börjar närma sig. Lägg också till dessa läsuppgifter till din att göra-lista, eftersom ”läsa” är ett verb précis som ”skriva”, ”ringa” och ”maila” och därför tarvar också läsning en att göra-uppgift. - Boka in förberedelsetid — När du får en mötesförfrågan och det i den framgår att det finns saker att förbereda eller material att läsa in, boka in i kalendern också den förberedelsetid du behöver. Det du tackar ja till när du accepterar mötesförfrågan är ju i själva verket inte bara den reda mötestiden utan dessutom den tid du behöver lägga på förberedelser. Då är det inte mer än rätt (och klokt) att hela åtagandet i tid räknat också återspeglas i vad som är bokat i din kalender. Har du inte gjort så här innan, ta i i överkant när du uppskattar hur mycket förberedelsetid du behöver så du hellre får tid över om du skulle missbedöma tidsåtgången.
När du väljer tidpunkt för till exempel inläsningen, se efter om du den närmaste tiden kommer att befinna dig i ett sammanhang där du inte kan göra så mycket annat än att sitta och vänta. Kommer du att vara i transit? Åka tåg? Sitta på flyg utan WiFi? Då konkurrerar läsandet med så få andra uppgifter på din att göra-lista som möjligt. Just läsande behandlas något styvmoderligt av många jag träffar och det är en aktivitet som ofta prioriteras ned. - Ta för vana att en gång i veckan skumma en månad framåt i din kalender (vilket du kanske läst om i kapitel tio i strukturboken). Se vilka möten som börjar närma sig med rask takt. Om du kommer på att du behöver förbereda något särskilt innan något av mötena, formulera förberedelsearbetet som en att göra-uppgift i din att göra-lista. Om du vill försäkra dig om att uppgiften blir gjord i tid, boka in den i kalendern eller formulera tydligt för dig själv när och i exakt vilken situation du ämnar göra den (en s k implementation intention, som jag berörde i förra veckans strukturtips).
Hellre förberett än förbisett
Om du bestämmer dig för att ändra något konkret i ditt dagliga arbetssätt (som till exempel de tre vanorna ovan) i stället för att bara lova dig själv att vara bättre förberedd nästa gång, kommer du att lättare lyckas just vara bättre förberedd nästa gång. Dina möten kommer att bli ett snäpp effektivare till följd av att du förbättrat ditt förberedande och har du tur tar dina mötesdeltagarkollegor efter dig, med ännu högre effektivitet som följd. Mindre stress, bättre möten och snabbare beslut torde bli resultatet.
Hur gör du?
Detta var tre enkla saker att förbättra. Gör du på något helt annat sätt för att se till att du kommer förberedd till dina möten? Skriv till mig och berätta.
(Men, hur ska du notera strukturerat under mötet, så att inget du lovar att göra faller mellan stolarna? Mötesblocket “Som smort!” hjälper dig.)
Förresten, om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få just det här.