Så gör du för att komma förberedd till mötet | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

03 maj

Så gör du för att komma förberedd till mötet


Datum: 2022-05-03 11:00

Att anlän­da till ett möte, med andan i halsen, och vara smärt­samt med­veten om att man inte hun­nit läsa in sig på beslut­sun­der­la­gen är inget vidare.

Vi försök­er tit­ta igenom mate­ri­alet snabbt under det att alla sät­ter sig, men det blir inte direkt någon kvalitet i infor­ma­tion­sin­hämt­nin­gen. Under mötet försök­er vi hål­la masken och vi hop­pas att vi inte får en frå­ga som skulle avs­lö­ja vår knap­pa förberedelse.


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:


Att det är att före­dra att kom­ma för­beredd till möten vet vi alla, men hur gör man? Hur ska vi hin­na med ock­så det­ta i konkur­rens med allt annat vi har att göra just nu?

Och, det är ju så mån­ga möten, dessutom.

Min­dre skärp­n­ing, mera handling

Det är så dags att vid utvärderin­gen av mötet säga att till näs­ta tillfälle ska vi vara bät­tre för­bered­da” och det räck­er säl­lan att vi är överens om att skär­pa oss”. Lös­nin­gen är att skaf­fa oss en och annan ny vana, som ska­par bät­tre förut­sät­tningar för oss att hin­na läsa på i mer god tid innan mötet.

Tre vanor vär­da att anamma

Här är tre prak­tiska och enkla vanor att bör­ja med, om du inte redan gjort det:

  1. Log­ga att göra-uppgifter snabbt — I slutet av var­je möte, skriv tydligt i dina noteringar vad som blir dina näs­ta steg. For­mulera dem lika tydligt och konkret som du for­muler­ar dina att göra-uppgifter. Så fort som möjligt, helst innan du kilar vidare till näs­ta möte, lägg in dessa uppgifter i din att göra-lista så de beak­tas i din dagli­ga pri­or­i­ter­ing istäl­let för att du på näs­ta möte kom­mer på att du bor­de ha gjort dem innan nu”.

    Var upp­märk­sam på om något näs­ta steg innebär att du ska läsa in något mate­r­i­al, även om det är ett mate­r­i­al som du ännu inte fått, utan ett som mötesledaren återkom­mer med när det bör­jar när­ma sig. Lägg ock­så till dessa läsuppgifter till din att göra-lista, efter­som läsa” är ett verb pré­cis som skri­va”, ringa” och maila” och där­för tar­var ock­så läs­ning en att göra-uppgift.

  2. Boka in för­bere­delsetid — När du får en mötes­för­frå­gan och det i den framgår att det finns sak­er att för­bere­da eller mate­r­i­al att läsa in, boka in i kalen­dern ock­så den för­bere­delsetid du behöver. Det du tackar ja till när du accepter­ar mötes­för­frå­gan är ju i själ­va ver­ket inte bara den reda mötesti­den utan dessu­tom den tid du behöver läg­ga på för­bere­delser. Då är det inte mer än rätt (och klokt) att hela åta­gan­det i tid räk­nat ock­så åter­spe­glas i vad som är bokat i din kalen­der. Har du inte gjort så här innan, ta i i överkant när du upp­skat­tar hur myck­et för­bere­delsetid du behöver så du hellre får tid över om du skulle miss­bedö­ma tidsåtgången. 

    När du väl­jer tid­punkt för till exem­pel inläs­nin­gen, se efter om du den när­maste tiden kom­mer att befinna dig i ett sam­man­hang där du inte kan göra så myck­et annat än att sit­ta och vän­ta. Kom­mer du att vara i tran­sit? Åka tåg? Sit­ta på flyg utan WiFi? Då konkur­rerar läsandet med så få andra uppgifter på din att göra-lista som möjligt. Just läsande behand­las något styv­mod­erligt av mån­ga jag träf­far och det är en aktivitet som ofta pri­or­it­eras ned.

  3. Ta för vana att en gång i veck­an skum­ma en månad framåt i din kalen­der (vilket du kanske läst om i kapi­tel tio i struk­tur­bo­ken). Se vil­ka möten som bör­jar när­ma sig med rask takt. Om du kom­mer på att du behöver för­bere­da något särskilt innan något av möte­na, for­mulera för­bere­delsear­betet som en att göra-uppgift i din att göra-lista. Om du vill försäkra dig om att uppgiften blir gjord i tid, boka in den i kalen­dern eller for­mulera tydligt för dig själv när och i exakt vilken sit­u­a­tion du ämnar göra den (en s k imple­men­ta­tion inten­tion, som jag berörde i för­ra veck­ans strukturtips).

Hellre för­berett än förbisett

Om du bestäm­mer dig för att ändra något konkret i ditt dagli­ga arbetssätt (som till exem­pel de tre vanor­na ovan) i stäl­let för att bara lova dig själv att vara bät­tre för­beredd näs­ta gång, kom­mer du att lättare lyckas just vara bät­tre för­beredd näs­ta gång. Dina möten kom­mer att bli ett snäpp effek­ti­vare till följd av att du för­bät­trat ditt för­beredande och har du tur tar dina mötes­delt­a­garkol­le­gor efter dig, med ännu högre effek­tivitet som följd. Min­dre stress, bät­tre möten och snab­bare beslut torde bli resultatet.

Hur gör du?

Det­ta var tre enkla sak­er att för­bät­tra. Gör du på något helt annat sätt för att se till att du kom­mer för­beredd till dina möten? Skriv till mig och berätta.

(Men, hur ska du notera struk­tur­erat under mötet, så att inget du lovar att göra fall­er mel­lan sto­lar­na? Mötes­block­et Som smort!” hjälper dig.)


För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.