Strukturbloggen

Att anlän­da till ett möte, med andan i halsen, och vara smärt­samt med­veten om att man inte hun­nit läsa in sig på beslut­sun­der­la­gen är inget vidare.

Vi försök­er tit­ta igenom mate­ri­alet snabbt under det att alla sät­ter sig, men det blir inte direkt någon kvalitet i infor­ma­tion­sin­hämt­nin­gen. Under mötet försök­er vi hål­la masken och vi hop­pas att vi inte får en frå­ga som skulle avs­lö­ja vår knap­pa förberedelse.

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:

Att det är att före­dra att kom­ma för­beredd till möten vet vi alla, men hur gör man? Hur ska vi hin­na med ock­så det­ta i konkur­rens med allt annat vi har att göra just nu?

Och, det är ju så mån­ga möten, dessutom.

Min­dre skärp­n­ing, mera handling

Det är så dags att vid utvärderin­gen av mötet säga att ​”till näs­ta tillfälle ska vi vara bät­tre för­bered­da” och det räck­er säl­lan att vi är överens om att ​”skär­pa oss”. Lös­nin­gen är att skaf­fa oss en och annan ny vana, som ska­par bät­tre förut­sät­tningar för oss att hin­na läsa på i mer god tid innan mötet.

Tre vanor vär­da att anamma

Här är tre prak­tiska och enkla vanor att bör­ja med, om du inte redan gjort det:

1. Log­ga att göra-uppgifter snabbt — I slutet av var­je möte, skriv tydligt i dina noteringar vad som blir dina näs­ta steg. For­mulera dem lika tydligt och konkret som du for­muler­ar dina att göra-uppgifter. Så fort som möjligt, helst innan du kilar vidare till näs­ta möte, lägg in dessa uppgifter i din att göra-lista så de beak­tas i din dagli­ga pri­or­i­ter­ing istäl­let för att du på näs­ta möte kom­mer på att du bor­de ha gjort dem innan ​”nu”.
   
   Var upp­märk­sam på om något näs­ta steg innebär att du ska läsa in något mate­r­i­al, även om det är ett mate­r­i­al som du ännu inte fått, utan ett som mötesledaren återkom­mer med när det bör­jar när­ma sig. Lägg ock­så till dessa läsuppgifter till din att göra-lista, efter­som ​”läsa” är ett verb pré­cis som ​”skri­va”, ​”ringa” och ​”maila” och där­för tar­var ock­så läs­ning en att göra-uppgift.


2. Boka in för­bere­delsetid — När du får en mötes­för­frå­gan och det i den framgår att det finns sak­er att för­bere­da eller mate­r­i­al att läsa in, boka in i kalen­dern ock­så den för­bere­delsetid du behöver. Det du tackar ja till när du accepter­ar mötes­för­frå­gan är ju i själ­va ver­ket inte bara den reda mötesti­den utan dessu­tom den tid du behöver läg­ga på för­bere­delser. Då är det inte mer än rätt (och klokt) att hela åta­gan­det i tid räk­nat ock­så åter­spe­glas i vad som är bokat i din kalen­der. Har du inte gjort så här innan, ta i i överkant när du upp­skat­tar hur myck­et för­bere­delsetid du behöver så du hellre får tid över om du skulle miss­bedö­ma tidsåtgången. 
   
   När du väl­jer tid­punkt för till exem­pel inläs­nin­gen, se efter om du den när­maste tiden kom­mer att befinna dig i ett sam­man­hang där du inte kan göra så myck­et annat än att sit­ta och vän­ta. Kom­mer du att vara i tran­sit? Åka tåg? Sit­ta på flyg utan WiFi? Då konkur­rerar läsandet med så få andra uppgifter på din att göra-lista som möjligt. Just läsande behand­las något styv­mod­erligt av mån­ga jag träf­far och det är en aktivitet som ofta pri­or­it­eras ned.


3. Ta för vana att en gång i veck­an skum­ma en månad framåt i din kalen­der (vilket du kanske läst om i kapi­tel tio i struk­tur­bo­ken). Se vil­ka möten som bör­jar när­ma sig med rask takt. Om du kom­mer på att du behöver för­bere­da något särskilt innan något av möte­na, for­mulera för­bere­delsear­betet som en att göra-uppgift i din att göra-lista. Om du vill försäkra dig om att uppgiften blir gjord i tid, boka in den i kalen­dern eller for­mulera tydligt för dig själv när och i exakt vilken sit­u­a­tion du ämnar göra den (en s k imple­men­ta­tion inten­tion, som jag berörde i för­ra veck­ans strukturtips).

Hellre för­berett än förbisett

Om du bestäm­mer dig för att ändra något konkret i ditt dagli­ga arbetssätt (som till exem­pel de tre vanor­na ovan) i stäl­let för att bara lova dig själv att vara bät­tre för­beredd näs­ta gång, kom­mer du att lättare lyckas just vara bät­tre för­beredd näs­ta gång. Dina möten kom­mer att bli ett snäpp effek­ti­vare till följd av att du för­bät­trat ditt för­beredande och har du tur tar dina mötes­delt­a­garkol­le­gor efter dig, med ännu högre effek­tivitet som följd. Min­dre stress, bät­tre möten och snab­bare beslut torde bli resultatet.

Hur gör du?

Det­ta var tre enkla sak­er att för­bät­tra. Gör du på något helt annat sätt för att se till att du kom­mer för­beredd till dina möten? Skriv till mig och berätta.

(Men, hur ska du notera struk­tur­erat under mötet, så att inget du lovar att göra fall­er mel­lan sto­lar­na? Mötes­block­et ​“Som smort!” hjälper dig.)