Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ner med högarna

På dagar­na gör vi insatser här och där om var­tan­nat för att arbe­ta ned de oli­ka slags högar­na. Vi ringer, for­muler­ar, skickar, bokar, sam­mankallar och mer så att vi blir av med en del sak­er från att göra-uppgift-högen. Vi stä­dar undan några doku­ment vi inte län­gre behöver ha framme på datorskrivbor­det. Vi plockar fram lap­par­na, kvit­tona och noteringar­na från för­ra veck­ans tjän­stere­sa och skan­nar in dem så att de aldrig någon­sin mer har fysisk form. Vi svarar på några mail och så bör­jar vi på nytt med att ringa, for­mulera, skic­ka och så vidare.

Ej klar, men under kontroll

Det kan ver­ka tröstlöst, för det är väl högst otroligt att alla dessa högar någon­sin kom­mer att försvin­na? Blir vi någon­sin klara? För­mod­li­gen inte. Men, vi kan med täm­li­gen enkla medel ändå ofta få kän­na att vi är ikapp här och var, då och då. Det är en känsla värd besväret.

Låt oss tala om mailen, för mån­ga jag möter tyck­er att den är ett gis­sel. Sparar vi inte mail i inko­r­gen där vi tit­tar efter nya mail, kom­mer vi att kom­ma ikapp regel­bun­det. Vi ​”kom­mer ner” i högen. Ryggen är fri.

En av tre

Det har du hört förut, men det kan ändå hän­da att där lig­ger mail — länge. Orsak­en är troli­gen någon av dessa tre:

• Mailet är oläst.
• Mailet, eller det det hand­lar om, är olöst.
• Mailet är läst och löst, men du finner ingen anled­ning att fly­t­ta på det. Låt oss, för sym­metrins skull, säga att du har olust att spara det någon annanstans.

I alla tre fall­en kan vi göra något åt saken.

Gör så här

1. Ta en titt i din inko­rg pré­cis just nu.
2. Om där lig­ger mail som är läs­ta och lös­ta, fly­t­ta undan dem någon annanstans — till exem­pel i en enda mapp kallad ​”Arkiv” (om du ens behöver ha dem kvar).
3. Om där lig­ger mail som är läs­ta, men ännu olös­ta, for­mulera vad det är du behöver göra för att lösa dem och notera det där du har annat du ännu inte har löst. Det kan vara på det ställe där du har dina att göra-uppgifter eller där du har en över­sikt över stort som behöver lösas och som tar län­gre tid än en arbets­dag att få klart. Fly­t­ta sedan undan de olös­ta mailen eller släng dem. Det är inte i mailen du håller koll på att du får löst det­ta, utan där du ser allt du har att göra på ett bräde — till exem­pel i din att göra-lista.
4. Om där lig­ger mail som inte är läs­ta, läs dem näs­ta gång det är dags att gå igenom mail du fått (för det gör vi med fördel på eget ini­tia­tiv då och då än hela tiden). Lös dem direkt eller skriv vad du behöver göra för att lösa dem och fly­t­ta sedan undan dem någon annanstans än i inko­r­gen (som ovan, alltså).

Det är inte mer kom­plicer­at än så.

Ikapp igen

Gör du något åt att mail lig­ger kvar i inko­r­gen fastän du läst dem, kom­mer du att oftare kun­na kän­na att du har kom­mit ikapp. Istäl­let för att ha just den här högen hän­gande över dig, är det du som bemäs­trar den — igen och igen.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt och lätt kom­ma ikapp med de andra högar­na vi lätt har, trots att vi inte har pap­per kvar? Skriv till mig!

(För­resten, har du tänkt på hur avgörande det är att mejlens ären­der­ad är tydlig?)