Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Det är att rek­om­mendera att for­mulera att göra-uppgifter av det vi ska göra som vi inte gör direkt — även om ​“det” kom­mit via mail. Mark­er­ar vi istäl­let mail som oläs­ta fastän vi läst dem, flag­gar dem med röda flag­gor, sät­ter gula stjärnor på dem, etiket­ter­ar dem med ​“To do” eller läg­ger dem i en ​“Att göra”-mapp, ska­par vi en par­al­lell att göra-lista utöver vår ordi­nar­ie lista.

Med ens behöver vi tit­ta på två ställen för att få överblick — dels ett ställe där uppgifter­na är tydligt for­muler­ade, dels ett där de lyder ​“Re: re: re: re: Kris i pro­jek­tet” och liknande.

En allt­för strid ström

Men, om man får så myck­et mail att man inte hin­ner läsa alla, då hin­ner man ju inte heller göra att göra-uppgifter av dem? Eller?

Det är en frå­ga jag får då och då, för en del av oss får oer­hört mån­ga mail. Jag förstår verk­li­gen om det kan kän­nas som en över­mäk­tig utman­ing att göra så som jag föror­dar när mail­in­flödet är oer­hört stort. Hur vi än vän­der oss har vi dock ändan bak. Flag­gar vi mail eller mark­er­ar läs­ta mail som oläs­ta, blir de att göra-list-lik­nande stäl­lena vi har att väl­ja sak­er att göra från två (mail­in­box­en och att göra-lis­tan) och varda­gen blir mer arbet­sam än den skulle behö­va vara.

Mailen drar oss till sig

Risken är att vi väl­jer att arbe­ta med att beta av mailen, för där kom­mer det in en mas­sa nytt hela tiden, och glöm­mer av allt vi ock­så har i att göra-lis­tan. Senare än behagligt upp­täck­er vi att det stod något i att göra-lis­tan som vi mis­sat och som måste vara klart ​“nu!” och med ens blir det ytterli­gare en kväll fram­för jobbdatorn.

Helt krasst får vi anti­n­gen för mån­ga mail, har för lite tid för mail­hanter­ing eller skriv­er uppgifter för långsamt. Ändå vill vi arbe­ta enklare, så vad kan vi göra?

Gör så här

Jo, får du så mån­ga mail att du inte hin­ner skri­va att göra-uppgifter av mail du inte åtgär­dar med en gång, kan du fören­kla från något av dessa tre håll — eller alla tre samtidigt:

• Få färre mail: Det låter lättare sagt än gjort och jag har skriv­it om det tidi­gare, men min­s­ka antalet mail att hantera genom att:
  • ska­pa en mail­regel som automa­tiskt slänger sådana mail som aldrig har något värde för dig och som har det gemen­samt att de alla innehåller ett visst ord, som du låter regeln leta efter (till exem­pel ordet ​“Avprenu­mer­era” eller ​“Unsub­scribe”.
  • be dina kol­le­gor att få slip­pa bli cc:ad i en viss typ av mail­storm som blos­sar upp ibland
  • styra en viss sorts maild­iskus­sion­er till era återkom­mande möten istället
  • de när­maste veck­o­r­na läg­ga märke till om du ofta har spilltid då du står i kö, vän­tar på något (att plan­et ska lyf­ta, till exem­pel) eller på någon (som alltid är sen) och att du hit­tills inte nyt­t­jat det­ta tidsmellan­rum och att du då skulle kun­na ta hand om en packe mail.
  • skic­ka färre mail själv genom att i förs­ta hand försö­ka nå den andre per tele­fon eller internchat
• Vik mer tid till mail: Om alla de mail du får är de mail du vill ha och de ändå är fler än du hin­ner, vik mer av din tid för att hantera mail. Stäm­mer du av mot de mål som lig­ger till grund för din pri­or­i­ter­ing och ser att det arbete som mai­lan­det består i bidrar till att nå målen, är det arbetet vik­tigt och ska pri­or­it­eras. Vill du göra den avstämnin­gen lättare, lad­dar du ned mitt ren­odlingsverk­tyg som jag skriv­er om i struk­tur­bo­ken. Men, som du säk­ert märkt är det lätt att annat fyller kalen­dern istäl­let, till exem­pel möten. Boka då in fler ​“egen­tid-tim­mar” med dig själv i kalen­dern så du håller undan till­räck­ligt myck­et tid för att hin­na ta hand om alla mail. Jag har tidi­gare till exem­pel skriv­it om hur du genom att spela fem­ton­spel får till­räck­ligt med egen­tid om veckorna.
  
• Ska­pa uppgifter fort­are: Kanske är det själ­va pro­ce­duren att göra en uppgift av ett mail som tar för lång tid. Se hur du ännu snab­bare kan skri­va uppgiften av mailet.
  • Använ­der du Out­look, gör ett snabb­steg som ska­par uppgiften med kortkommando.
  • Har du din att göra-lista i Todoist och mailar i Gmail, installera den plu­g­in som gör att du med en enda knapp­tryck­n­ing ska­par en uppgift av ett mail, istäl­let för att vidare­be­for­dra mailet till Todoist.
  • Den som kör Things (OS X) kan använ­da ​“Quick entry with autofill”-funktionen och på så sätt automa­tiskt klis­tra in mailet i en ny uppgift.
  • Är din lista på pap­per, vad tror du om att skri­va akro­nymer för de van­li­gast förekom­mande uppgifter­na och ini­tialer istäl­let för personnamn?

Var­je fören­kling, om än liten, gör pro­ce­duren ett uns snab­bare och låter oss hin­na med fler mail.

Större tyd­lighet med färre listor

Om du gör någon eller flera fören­klin­gar vi här har talat om kom­mer du att mer än tidi­gare hin­na göra att göra-uppgifter av de mail som innebär att du ska göra något som du inte gör direkt. Istäl­let för att kän­na dig ständigt överväldigad över att du inte hin­ner med i mail­tem­pot, blir din arbetssi­t­u­a­tion något mer dräglig. 

Du slip­per ock­så tvety­digheten i att ha en par­al­lell, oty­dlig att göra-lista i form av flag­gade eller oläst-ommark­er­ade mail utöver din egentli­ga lista.

Hur gör du?

Hur gör du för att bemäs­tra ett mail­in­flöde som annars är i störs­ta laget? Dela med dig av dina knep till mig.