Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

12 juni

När mailflödet är så stort att listan inte hinns med


Datum: 2023-06-12 09:00
En man sitter vid ett skrivbord och läser mängder av mejl på sin telefon. Solen lyser in genom fönstret och bildar bokeh-mönster. Han bär vit skjorta och mörk slips.

Den som vill göra rätt sak i rätt tid behöver ha en enda, kom­plett att göra-lista så den får lätt överblick över allt som finns att göra. Det är en av struk­turens grundpremisser.

Och, så kom­mer det mail.


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:


Det är att rek­om­mendera att for­mulera att göra-uppgifter av det vi ska göra som vi inte gör direkt — även om det” kom­mit via mail. Mark­er­ar vi istäl­let mail som oläs­ta fastän vi läst dem, flag­gar dem med röda flag­gor, sät­ter gula stjärnor på dem, etiket­ter­ar dem med To do” eller läg­ger dem i en Att göra”-mapp, ska­par vi en par­al­lell att göra-lista utöver vår ordi­nar­ie lista.

Med ens behöver vi tit­ta på två ställen för att få överblick — dels ett ställe där uppgifter­na är tydligt for­muler­ade, dels ett där de lyder Re: re: re: re: Kris i pro­jek­tet” och liknande.

En allt­för strid ström

Men, om man får så myck­et mail att man inte hin­ner läsa alla, då hin­ner man ju inte heller göra att göra-uppgifter av dem? Eller?

Det är en frå­ga jag får då och då, för en del av oss får oer­hört mån­ga mail. Jag förstår verk­li­gen om det kan kän­nas som en över­mäk­tig utman­ing att göra så som jag föror­dar när mail­in­flödet är oer­hört stort. Hur vi än vän­der oss har vi dock ändan bak. Flag­gar vi mail eller mark­er­ar läs­ta mail som oläs­ta, blir de att göra-list-lik­nande stäl­lena vi har att väl­ja sak­er att göra från två (mail­in­box­en och att göra-lis­tan) och varda­gen blir mer arbet­sam än den skulle behö­va vara.

Mailen drar oss till sig

Risken är att vi väl­jer att arbe­ta med att beta av mailen, för där kom­mer det in en mas­sa nytt hela tiden, och glöm­mer av allt vi ock­så har i att göra-lis­tan. Senare än behagligt upp­täck­er vi att det stod något i att göra-lis­tan som vi mis­sat och som måste vara klart nu!” och med ens blir det ytterli­gare en kväll fram­för jobbdatorn.

Helt krasst får vi anti­n­gen för mån­ga mail, har för lite tid för mail­hanter­ing eller skriv­er uppgifter för långsamt. Ändå vill vi arbe­ta enklare, så vad kan vi göra?

Gör så här

Jo, får du så mån­ga mail att du inte hin­ner skri­va att göra-uppgifter av mail du inte åtgär­dar med en gång, kan du fören­kla från något av dessa tre håll — eller alla tre samtidigt:

  • Få färre mail: Det låter lättare sagt än gjort och jag har skriv­it om det tidi­gare, men min­s­ka antalet mail att hantera genom att:
    • ska­pa en mail­regel som automa­tiskt slänger sådana mail som aldrig har något värde för dig och som har det gemen­samt att de alla innehåller ett visst ord, som du låter regeln leta efter (till exem­pel ordet Avprenu­mer­era” eller Unsub­scribe”.
    • be dina kol­le­gor att få slip­pa bli cc:ad i en viss typ av mail­storm som blos­sar upp ibland
    • styra en viss sorts maild­iskus­sion­er till era återkom­mande möten istället
    • de när­maste veck­o­r­na läg­ga märke till om du ofta har spilltid då du står i kö, vän­tar på något (att plan­et ska lyf­ta, till exem­pel) eller på någon (som alltid är sen) och att du hit­tills inte nyt­t­jat det­ta tidsmellan­rum och att du då skulle kun­na ta hand om en packe mail.
    • skic­ka färre mail själv genom att i förs­ta hand försö­ka nå den andre per tele­fon eller internchat
  • Vik mer tid till mail: Om alla de mail du får är de mail du vill ha och de ändå är fler än du hin­ner, vik mer av din tid för att hantera mail. Stäm­mer du av mot de mål som lig­ger till grund för din pri­or­i­ter­ing och ser att det arbete som mai­lan­det består i bidrar till att nå målen, är det arbetet vik­tigt och ska pri­or­it­eras. Vill du göra den avstämnin­gen lättare, lad­dar du ned mitt ren­odlingsverk­tyg som jag skriv­er om i struk­tur­bo­ken. Men, som du säk­ert märkt är det lätt att annat fyller kalen­dern istäl­let, till exem­pel möten. Boka då in fler egen­tid-tim­mar” med dig själv i kalen­dern så du håller undan till­räck­ligt myck­et tid för att hin­na ta hand om alla mail. Jag har tidi­gare till exem­pel skriv­it om hur du genom att spela fem­ton­spel får till­räck­ligt med egen­tid om veckorna.
  • Ska­pa uppgifter fort­are: Kanske är det själ­va pro­ce­duren att göra en uppgift av ett mail som tar för lång tid. Se hur du ännu snab­bare kan skri­va uppgiften av mailet.
    • Använ­der du Out­look, gör ett snabb­steg som ska­par uppgiften med kortkommando.
    • Har du din att göra-lista i Todoist och mailar i Gmail, installera den plu­g­in som gör att du med en enda knapp­tryck­n­ing ska­par en uppgift av ett mail, istäl­let för att vidare­be­for­dra mailet till Todoist.
    • Den som kör Things (OS X) kan använ­da Quick entry with autofill”-funktionen och på så sätt automa­tiskt klis­tra in mailet i en ny uppgift.
    • Är din lista på pap­per, vad tror du om att skri­va akro­nymer för de van­li­gast förekom­mande uppgifter­na och ini­tialer istäl­let för personnamn?

Var­je fören­kling, om än liten, gör pro­ce­duren ett uns snab­bare och låter oss hin­na med fler mail.

Större tyd­lighet med färre listor

Om du gör någon eller flera fören­klin­gar vi här har talat om kom­mer du att mer än tidi­gare hin­na göra att göra-uppgifter av de mail som innebär att du ska göra något som du inte gör direkt. Istäl­let för att kän­na dig ständigt överväldigad över att du inte hin­ner med i mail­tem­pot, blir din arbetssi­t­u­a­tion något mer dräglig. 

Du slip­per ock­så tvety­digheten i att ha en par­al­lell, oty­dlig att göra-lista i form av flag­gade eller oläst-ommark­er­ade mail utöver din egentli­ga lista.

Hur gör du?

Hur gör du för att bemäs­tra ett mail­in­flöde som annars är i störs­ta laget? Dela med dig av dina knep till mig.

Du kan få mer

Ung, kostymklädd man läser på sin telefon under det att han köar för att boarda ett plan. Han bär mellanblå kavaj och mörkare blå slips (och en ryggsäck, vad det verkar).

Om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få det av mig - i poddar, videor, böcker, föreläsningar och annat.

Ge mig fler strukturtips!