Nio sätt att minska inflödet av mail | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

13 mars

Nio sätt att minska inflödet av mail


Datum: 2014-03-13 10:07

Visst blir det en hel del mail om dagar­na? För som­li­ga av oss flö­dar de in i stri­dare ström än vi med lät­thet står emot.

Mailen drar till sig vår upp­märk­samhet, ten­der­ar att stres­sa oss och konkur­rerar med att göra-lis­tan om vårt fokus (och ofta vin­ner just mailen den kampen).

Det är lätt att kän­na att vi inte kan påver­ka det­ta inflöde, utan att vi bara har att trä­na på att hantera alla mail snabbare.

Men, vi kan fak­tiskt göra en hel del själ­va för att min­s­ka inflödet.

Det här kan vi göra
Här kom­mer nio idéer på vad vi kan göra för att min­s­ka antalet mail som kom­mer till oss:

  1. For­mulera dig konkret
    • Und­vik verb som fixa”, ord­na”, lösa”, ta hand om [ett visst problem]”.
    • Var så speci­fik du kan när du skriv­er om tider och datum. Föres­lå såväl datum som klock­slag så tidigt som möjligt i en mail­växling om att äta lunch, till exempel.

  2. Lägg med så få mot­ta­gare i sam­ma mail som möjligt och cc:a bara i nöd­fall. Ju färre som är mot­ta­gare, desto färre kan kom­ma att svara på ditt mail. Färre kom­mer ock­så att delta i den eventuel­la mailka­rusell som kan dra igång till följd av det du skickat.

  3. Skic­ka inte så mån­ga mail själv. När du är på väg att maila, frå­ga dig: Kan jag ta det här i ett annat sam­man­hang då vi ändå träf­fas, istäl­let för att maila nu?”.

  4. Sätt upp en regel för dig själv att ringa i förs­ta hand och maila i andra hand (såvi­da du inte ska bifo­ga ett doku­ment eller en länk).

  5. Avan­mäl dig från e‑postlistor vars mail du ändå inte läser.

  6. Häl­sa inte Trevlig helg”, efter­som du då får du ett mail till­ba­ka med Du ock­så!” som ett brev på posten”. (Jovisst, det är trevligt, men strä­var vi efter färre mail är det­ta ändå ett mail till.)

  7. Imple­mentera ett intern-Twitter”-verktyg som Yam­mer i verk­samheten. Låt intern-Twit­tern ersät­ta alla dessa info­mail som inte är kri­tiska, utan bara innehåller infor­ma­tion som kan vara bra att kän­na till”. Ha förhåll­ningssät­tet att ni inte behöver beva­ka intern-Twit­tern hela tiden. Man kan ha den öppen i ett hörn av skär­men om man vill och när det passar.

  8. Använd frågeteck­en så lite som möjligt i dina mail. Är du nära på att skri­va ett frågeteck­en, fun­dera på om du kan for­mulera om så att det inte blir en frå­ga utan mer som ett påstående. Ju färre frå­gor du ställer, desto färre svar får du.

  9. Använd tjän­ster som Doo​dle​.com då du ska hit­ta en mötestid med per­son­er utan­för din verk­samhet. Var och en som ska vara med på mötet kan lätt ange när de kan, varpå tjän­sten hit­tar möjli­ga mötestider själv. Du slip­per lån­ga mailkon­ver­sa­tion­er i stil med Kan du på tis­dag efter­mid­dag?” Nej, men på ons­dag. Hur har du det då?” Då är jag upp­ta­gen på annat håll. Hur ser näs­ta vec­ka ut, då?” Rätt så bra.” Ok, kan du på tors­dag efter lunch?” Nej, vi har led­nings­grupp då, men jag skulle kun­na hin­na på för­mid­da­gen.” Då har jag tele­fonkon­fer­ens med Frankrike. Fredag?” et c.

Min­dre flöde genom mailen ger mer flow” i annat
Drar du ned på mail­in­flödet får du mer tid över till annat än mail. Risken min­skar att du fast­nar i mail­box­en och bör­jar behand­la den som en att göra-lista, varpå du glöm­mer allt det som står på den egentli­ga lis­tan. Dessu­tom får du än oftare nju­ta av en lju­vligt tom mailinbox.

Hur gör du?
Kan du kom­ma på något annat sätt att min­s­ka e‑postströmmen? Läm­na gär­na en kom­men­tar och dela med dig av dina tankar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.