Strukturbloggen

Visst blir det en hel del mail om dagar­na? För som­li­ga av oss flö­dar de in i stri­dare ström än vi med lät­thet står emot.

Mailen drar till sig vår upp­märk­samhet, ten­der­ar att stres­sa oss och konkur­rerar med att göra-lis­tan om vårt fokus (och ofta vin­ner just mailen den kampen).

Det är lätt att kän­na att vi inte kan påver­ka det­ta inflöde, utan att vi bara har att trä­na på att hantera alla mail snabbare.

Men, vi kan fak­tiskt göra en hel del själ­va för att min­s­ka inflödet.

Det här kan vi göra
Här kom­mer nio idéer på vad vi kan göra för att min­s­ka antalet mail som kom­mer till oss:

1. For­mulera dig konkret
   • Und­vik verb som ​“fixa”, ​“ord­na”, ​“lösa”, ​“ta hand om [ett visst problem]”.
   • Var så speci­fik du kan när du skriv­er om tider och datum. Föres­lå såväl datum som klock­slag så tidigt som möjligt i en mail­växling om att äta lunch, till exempel.


2. Lägg med så få mot­ta­gare i sam­ma mail som möjligt och cc:a bara i nöd­fall. Ju färre som är mot­ta­gare, desto färre kan kom­ma att svara på ditt mail. Färre kom­mer ock­så att delta i den eventuel­la mailka­rusell som kan dra igång till följd av det du skickat.


3. Skic­ka inte så mån­ga mail själv. När du är på väg att maila, frå­ga dig: ​“Kan jag ta det här i ett annat sam­man­hang då vi ändå träf­fas, istäl­let för att maila nu?”.


4. Sätt upp en regel för dig själv att ringa i förs­ta hand och maila i andra hand (såvi­da du inte ska bifo­ga ett doku­ment eller en länk).


5. Avan­mäl dig från e‑postlistor vars mail du ändå inte läser.


6. Häl­sa inte ​“Trevlig helg”, efter­som du då får du ett mail till­ba­ka med ​“Du ock­så!” som ett ​“brev på posten”. (Jovisst, det är trevligt, men strä­var vi efter färre mail är det­ta ändå ett mail till.)


7. Imple­mentera ett ​“intern-Twitter”-verktyg som Yam­mer i verk­samheten. Låt intern-Twit­tern ersät­ta alla dessa info­mail som inte är kri­tiska, utan bara innehåller infor­ma­tion som ​“kan vara bra att kän­na till”. Ha förhåll­ningssät­tet att ni inte behöver beva­ka intern-Twit­tern hela tiden. Man kan ha den öppen i ett hörn av skär­men om man vill och när det passar.


8. Använd frågeteck­en så lite som möjligt i dina mail. Är du nära på att skri­va ett frågeteck­en, fun­dera på om du kan for­mulera om så att det inte blir en frå­ga utan mer som ett påstående. Ju färre frå­gor du ställer, desto färre svar får du.


9. Använd tjän­ster som Doo​dle​.com då du ska hit­ta en mötestid med per­son­er utan­för din verk­samhet. Var och en som ska vara med på mötet kan lätt ange när de kan, varpå tjän­sten hit­tar möjli­ga mötestider själv. Du slip­per lån­ga mailkon­ver­sa­tion­er i stil med ​“Kan du på tis­dag efter­mid­dag?” ​“Nej, men på ons­dag. Hur har du det då?” ​“Då är jag upp­ta­gen på annat håll. Hur ser näs­ta vec­ka ut, då?” ​“Rätt så bra.” ​“Ok, kan du på tors­dag efter lunch?” ​“Nej, vi har led­nings­grupp då, men jag skulle kun­na hin­na på för­mid­da­gen.” ​“Då har jag tele­fonkon­fer­ens med Frankrike. Fredag?” et c.

Min­dre flöde genom mailen ger mer ​”flow” i annat
Drar du ned på mail­in­flödet får du mer tid över till annat än mail. Risken min­skar att du fast­nar i mail­box­en och bör­jar behand­la den som en att göra-lista, varpå du glöm­mer allt det som står på den egentli­ga lis­tan. Dessu­tom får du än oftare nju­ta av en lju­vligt tom mailinbox.

Hur gör du?
Kan du kom­ma på något annat sätt att min­s­ka e‑postströmmen? Läm­na gär­na en kom­men­tar och dela med dig av dina tankar.