STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

13 Mar

Nio sätt att minska inflödet av mail


Datum: 2014-03-13 10:07 Kommentarer: 0 st

Visst blir det en hel del mail om dagarna? För somliga av oss flödar de in i stridare ström än vi med lätthet står emot.

Mailen drar till sig vår uppmärksamhet, tenderar att stressa oss och konkurrerar med att göra-listan om vårt fokus (och ofta vinner just mailen den kampen).

Det är lätt att känna att vi inte kan påverka detta inflöde, utan att vi bara har att träna på att hantera alla mail snabbare.

Men, vi kan faktiskt göra en hel del själva för att minska inflödet.

Det här kan vi göra
Här kommer nio idéer på vad vi kan göra för att minska antalet mail som kommer till oss:

  1. Formulera dig konkret
    • Undvik verb som "fixa", "ordna", "lösa", "ta hand om [ett visst problem]".
    • Var så specifik du kan när du skriver om tider och datum. Föreslå såväl datum som klockslag så tidigt som möjligt i en mailväxling om att äta lunch, till exempel.

  2. Lägg med så få mottagare i samma mail som möjligt och cc:a bara i nödfall. Ju färre som är mottagare, desto färre kan komma att svara på ditt mail. Färre kommer också att delta i den eventuella mailkarusell som kan dra igång till följd av det du skickat.

  3. Skicka inte så många mail själv. När du är på väg att maila, fråga dig: "Kan jag ta det här i ett annat sammanhang då vi ändå träffas, istället för att maila nu?".

  4. Sätt upp en regel för dig själv att ringa i första hand och maila i andra hand (såvida du inte ska bifoga ett dokument eller en länk).

  5. Avanmäl dig från e-postlistor vars mail du ändå inte läser.

  6. Hälsa inte "Trevlig helg", eftersom du då får du ett mail tillbaka med "Du också!" som ett "brev på posten". (Jovisst, det är trevligt, men strävar vi efter färre mail är detta ändå ett mail till.)

  7. Implementera ett "intern-Twitter"-verktyg som Yammer i verksamheten. Låt intern-Twittern ersätta alla dessa infomail som inte är kritiska, utan bara innehåller information som "kan vara bra att känna till". Ha förhållningssättet att ni inte behöver bevaka intern-Twittern hela tiden. Man kan ha den öppen i ett hörn av skärmen om man vill och när det passar.

  8. Använd frågetecken så lite som möjligt i dina mail. Är du nära på att skriva ett frågetecken, fundera på om du kan formulera om så att det inte blir en fråga utan mer som ett påstående. Ju färre frågor du ställer, desto färre svar får du.

  9. Använd tjänster som Doodle.com då du ska hitta en mötestid med personer utanför din verksamhet. Var och en som ska vara med på mötet kan lätt ange när de kan, varpå tjänsten hittar möjliga mötestider själv. Du slipper långa mailkonversationer i stil med "Kan du på tisdag eftermiddag?" "Nej, men på onsdag. Hur har du det då?" "Då är jag upptagen på annat håll. Hur ser nästa vecka ut, då?" "Rätt så bra." "Ok, kan du på torsdag efter lunch?" "Nej, vi har ledningsgrupp då, men jag skulle kunna hinna på förmiddagen." "Då har jag telefonkonferens med Frankrike. Fredag?" et c.

Mindre flöde genom mailen ger mer ”flow” i annat
Drar du ned på mailinflödet får du mer tid över till annat än mail. Risken minskar att du fastnar i mailboxen och börjar behandla den som en att göra-lista, varpå du glömmer allt det som står på den egentliga listan. Dessutom får du än oftare njuta av en ljuvligt tom mailinbox.

Hur gör du?
Kan du komma på något annat sätt att minska e-postströmmen? Lämna gärna en kommentar och dela med dig av dina tankar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.