Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Stres­sande strul

Men, ibland funkar det inte som du tänkt. Av någon anled­ning synkas inte det du har på datorn med lagringsplat­sen på nätet. Tidi­gare har du kun­nat kom­ma åt doku­menten ​“på job­bet” hemifrån, men nu har något hänt och du når dem inte.

Du har bett sup­port­en om hjälp, men än har ingen hjälp kom­mit. Du ska iväg på något — en job­bre­sa, ett externt möte, en inten­siv över­tid­skväll i lugn och ro hem­ma eller något lik­nande — och då bara måste du kom­ma åt de där doku­menten som du är helt beroende av.

Bara för nu?

Det är då du läg­ger dem på en lät­till­gäng­lig plats så länge, så att du säk­ert vet att du kom­mer att kun­na göra det du plan­er­at. Det kan vara på datorskrivbor­det, i ett mail till dig själv, på ett USB-minne eller i den mol­ntjänst du använ­der pri­vat (för den kom­mer du åt, av någon anledning).

Det vis­ar sig vara räddnin­gen. Allt går fint och snart är det en van­lig måndag igen. Efter några dagars ytterli­gare arbete kom­mer du på att fil­er­na du lade på det där stäl­let så länge lig­ger kvar där och sedan du lade dem där har du job­bat en del med sam­ma ärende, men du är inte säk­er på vil­ka doku­ment du ändrat i och inte. Det gick ock­så lite fort när du skulle säkra upp allt inför mötet, så det kan hän­da att du lade doku­menten på flera oli­ka ställen för att lik­som både ha hängslen och livrem. Och, visst gjorde du en hel del ändringar i dem när du var iväg?

Kap­i­talt krångel

Rätt som det är blir det som var en smart nödlös­ning en fall­grop som ger dig krån­gel. Du får läg­ga tid på att reda ut vad som är vad och vad som är rätt — tid du helst skulle velat ha ägnat åt något annat.

Sätt där­för en tydlig slut­punkt för när ​”så länge” ska bli ​”tills nu.”.

Gör så här

Vill du und­vi­ka att ​”så länge”-nödlösningar ställer till det för dig, gör så här:

1. Direkt när du läg­ger något doku­ment på ett tillfäl­ligt ställe som ett tem­porärt undan­tag, bestäm dig ock­så för när allt ska återgå till det nor­mala och doku­mentet läg­gas till­ba­ka på sin van­li­ga plats eller raderas på den tillfäl­li­ga plat­sen (så att du inte råkar upp­dat­era nödlösningskopian).


2. Gör något för att påmin­na dig att stäl­la allt till rät­ta när undan­tagstill­stån­det är slut. Du kan till exempel:
   • Sät­ta ett alarm på tele­fo­nen som påmin­ner dig
   • Läg­ga en kalen­der­bokn­ing med påmin­nelse den dag (och det klock­slag) du är till­ba­ka ​”i varda­gen” igen
   • Stäl­la in IFTTT-appen i din tele­fon att den ska påmin­na dig när du kliv­er in på kon­toret igen, även om du inte vet exakt vilken dag eller tid du kom­mer att göra det
   • Skri­va ett mail till dig själv i vilket du påmin­ner dig om att läg­ga till­ba­ka doku­menten och stäl­la in mailet för förse­nad lever­ans till det klock­slag då du gis­sar att du är tillbaka
   • Skic­ka ett mail med det upp­dat­er­ade doku­mentet till dig själv direkt efter mötet som du behövde det till, så att du snabbt kan läg­ga det till­ba­ka på sin rät­ta plats
   • Eller något helt annat sätt som pas­sar dig ännu bättre

Snab­bare vidare med det väsentliga

Om du är tydlig mot dig själv med när den tillfäl­li­ga lös­nin­gen har löpt ut, kom­mer du att min­dre drab­bas av infor­ma­tions­bort­fall, dubbe­lar­bete och ver­sion­stvekan. Såk­lart är det abso­lut önskvär­da att synkningar och upp­kop­plin­gar funger­ar smärt­fritt, men ibland är det som det är och då får vi göra vad vi kan för att få vår job­b­vardagstil­l­varo så smidig som möjligt.

Hur gör du?

Vad har du för knep för att se till att tem­porära lös­ningar blir just tillfäl­li­ga och inte prob­lema­tiskt per­ma­nen­ta? Alla goda råd är dyr­bara och du får mer än gär­na dela dina i en kommentar.

(För­resten, kän­ner du till de här fem sät­ten att hål­la koll på dina dead­lines?)