Hjälp mottagaren välja ditt mail först | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

09 sep.

Hjälp mottagaren välja ditt mail först


Datum: 2016-09-09 23:00

Du vet hur det kan vara. Du har en uppgift du vill kom­ma vidare med och i den är du beroende av att en hand­full andra gör något. Det är bara ett kort svar från var och en du behöver och efter­som de är några sty­ck­en, mailar du. Någon svarar direkt, men på flera får du vän­ta. Du får ingen respons.

Du läg­ger tid på att maila igen och söka dem per tele­fon — inte en, utan flera gånger — och efter­som du ock­så har myck­et annat att göra, kän­ner du dig irrit­er­ad över att behö­va läg­ga så myck­et tid på jagandet.

Över­fullt i andra änden
Frus­tra­tio­nen är förståelig men sam­tidigt har vi inte den ringaste inblick i hur de som inte svarar (eller drö­jer länge med att svara) har det. Deras arbets­be­last­ning och mail­in­flöde kanske är allde­les överväldigande. Likväl behöver du svar.

Finns det månne något sätt för dig att öka chansen att få svar snabbt redan på det förs­ta mailet — trots att det bara är ett i en oändlig rad­da mail i mot­ta­garens inkorg?

En mer infor­ma­tiv ämnesrad
Han­na hörde av sig till mig för ett tag sedan och berät­tade om hur hon gör i dessa sit­u­a­tion­er så att chansen ökar att mailet får hög pri­or­itet hos mot­ta­garen. Det är inte frå­ga om hot, om att hög prioritet”-markera mailet eller om att skri­va med bara ver­saler, utan om att genom att vara tydlig tidigt hjäl­pa mot­ta­garen att pri­or­it­era just vårt mail högt.

När hon behöver svar från flera oli­ka per­son­er, skriv­er hon redan i ämnesraden:

  • hur lång tid uppgiften tar

  • vad i kor­thet uppgiften är

  • när hon behöver få svar senast

Det skulle kun­na se ut så här:

Enkel 10-minut­er­suppgift: återkom med esti­mat för nov. Svar fredag före 12.

eller, i Han­nas tappning:

10 minute easy task — XX sub­ject XX — due date Fri­day before noon

Enkelt och smart, om du frå­gar mig. Efter­som den som har myck­et att göra vill bli av med sak­er”, lockar det att ur inko­r­glis­tan först ploc­ka det mail som vi vet kom­mer att gå fort att klara av. Vi deklar­erar hur myck­et tid mailet kom­mer att ta i anspråk för mot­ta­garen och hjälper på så sätt till med prioriterandet.

Säl­lan en sekund
Av för­mod­li­gen sam­ma anled­ning upp­kom en gång frasen Har du en sekund?”, som det är van­ligt att vi frå­gar när vi tit­tar in till någon. Det enda prob­lemet med den frå­gan är dock att den innebär en slags fal­sk varudekla­ra­tion, efter­som det aldrig tar så kort tid som en sekund. Så, för att det­ta ska fungera mer än en gång, gör vi såk­lart rätt i att ange tid­såt­gån­gen så real­is­tiskt som möjligt.

Genom att uppgiftens dead­line ock­så är tydligt angiv­en, ser mot­ta­garen ock­så direkt i lis­tan av ämnes­rad­er hur bråd­skande det är, istäl­let för att avsän­darens förvän­tan lig­ger dold långt inne i själ­va mailet och mot­ta­garen ser det först när den läst igenom allt.

Gör så här
Om du vill, tes­ta om det­ta är en teknik som skulle hjäl­pa ock­så dig:

  1. Fun­dera på i vilken sit­u­a­tion och för vilket sorts mail som du skickar ibland det här knepet skulle vara en hjälp att få svar snab­bare. Jag gis­sar att du redan kom­mit att tän­ka på en mot­ta­gare som det alltid är svårt att få svar ifrån eller ett återkom­mande mail till flera per­son­er som du ofta har ett sjå att få respons på.

  2. När det är dags att skic­ka mailet, for­mulera din vari­ant på en mer infor­ma­tiv ären­der­ad. Har du redan nu en idé, kan du ska­pa ett mail direkt och spara det som utkast i vän­tan på att det är dags att skic­ka det på rik­tigt”. Då nyt­t­jar du att du har den här meto­den i färskt minne.

  3. Se om respon­sen från mot­ta­gar­na skil­jer sig från tidi­gare, det vill säga om det blir bät­tre” av det här. Kanske finns det något sätt du kan finsli­pa vad du skriv­er som ämnes­rad näs­ta gång?

Tyd­lighet ger lätthet
Om du läg­ger med mer infor­ma­tion i ämnes­raden i mail du vill säk­er­stäl­la att du får svar på, hjälper du mot­ta­garen att pri­or­it­era bland mäng­den av inkom­na mail. Om det bara är ett kort svar du behöver (och om du deklar­erar att det är just det), ökar chansen att du får svar snab­bare än hittills.

Hur gör du?
Har du något annat trick för att lättare få svar på mail som du tidi­gare fått tja­ta om? Läm­na en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.