Strukturbloggen

Du vet hur det kan vara. Du har en uppgift du vill kom­ma vidare med och i den är du beroende av att en hand­full andra gör något. Det är bara ett kort svar från var och en du behöver och efter­som de är några sty­ck­en, mailar du. Någon svarar direkt, men på flera får du vän­ta. Du får ingen respons.

Du läg­ger tid på att maila igen och söka dem per tele­fon — inte en, utan flera gånger — och efter­som du ock­så har myck­et annat att göra, kän­ner du dig irrit­er­ad över att behö­va läg­ga så myck­et tid på jagandet.

Över­fullt i andra änden
Frus­tra­tio­nen är förståelig men sam­tidigt har vi inte den ringaste inblick i hur de som inte svarar (eller drö­jer länge med att svara) har det. Deras arbets­be­last­ning och mail­in­flöde kanske är allde­les överväldigande. Likväl behöver du svar.

Finns det månne något sätt för dig att öka chansen att få svar snabbt redan på det förs­ta mailet — trots att det bara är ett i en oändlig rad­da mail i mot­ta­garens inkorg?

En mer infor­ma­tiv ämnesrad
Han­na hörde av sig till mig för ett tag sedan och berät­tade om hur hon gör i dessa sit­u­a­tion­er så att chansen ökar att mailet får hög pri­or­itet hos mot­ta­garen. Det är inte frå­ga om hot, om att ​“hög prioritet”-markera mailet eller om att skri­va med bara ver­saler, utan om att genom att vara tydlig tidigt hjäl­pa mot­ta­garen att pri­or­it­era just vårt mail högt.

När hon behöver svar från flera oli­ka per­son­er, skriv­er hon redan i ämnesraden:

• hur lång tid uppgiften tar


• vad i kor­thet uppgiften är


• när hon behöver få svar senast

Det skulle kun­na se ut så här:

Enkel 10-minut­er­suppgift: återkom med esti­mat för nov. Svar fredag före 12.

eller, i Han­nas tappning:

10 minute easy task — XX sub­ject XX — due date Fri­day before noon

Enkelt och smart, om du frå­gar mig. Efter­som den som har myck­et att göra vill ​“bli av med sak­er”, lockar det att ur inko­r­glis­tan först ploc­ka det mail som vi vet kom­mer att gå fort att klara av. Vi deklar­erar hur myck­et tid mailet kom­mer att ta i anspråk för mot­ta­garen och hjälper på så sätt till med prioriterandet.

Säl­lan en sekund
Av för­mod­li­gen sam­ma anled­ning upp­kom en gång frasen ​“Har du en sekund?”, som det är van­ligt att vi frå­gar när vi tit­tar in till någon. Det enda prob­lemet med den frå­gan är dock att den innebär en slags fal­sk varudekla­ra­tion, efter­som det aldrig tar så kort tid som en sekund. Så, för att det­ta ska fungera mer än en gång, gör vi såk­lart rätt i att ange tid­såt­gån­gen så real­is­tiskt som möjligt.

Genom att uppgiftens dead­line ock­så är tydligt angiv­en, ser mot­ta­garen ock­så direkt i lis­tan av ämnes­rad­er hur bråd­skande det är, istäl­let för att avsän­darens förvän­tan lig­ger dold långt inne i själ­va mailet och mot­ta­garen ser det först när den läst igenom allt.

Gör så här
Om du vill, tes­ta om det­ta är en teknik som skulle hjäl­pa ock­så dig:

1. Fun­dera på i vilken sit­u­a­tion och för vilket sorts mail som du skickar ibland det här knepet skulle vara en hjälp att få svar snab­bare. Jag gis­sar att du redan kom­mit att tän­ka på en mot­ta­gare som det alltid är svårt att få svar ifrån eller ett återkom­mande mail till flera per­son­er som du ofta har ett sjå att få respons på.


2. När det är dags att skic­ka mailet, for­mulera din vari­ant på en mer infor­ma­tiv ären­der­ad. Har du redan nu en idé, kan du ska­pa ett mail direkt och spara det som utkast i vän­tan på att det är dags att skic­ka det ​“på rik­tigt”. Då nyt­t­jar du att du har den här meto­den i färskt minne.


3. Se om respon­sen från mot­ta­gar­na skil­jer sig från tidi­gare, det vill säga om det ​“blir bät­tre” av det här. Kanske finns det något sätt du kan finsli­pa vad du skriv­er som ämnes­rad näs­ta gång?

Tyd­lighet ger lätthet
Om du läg­ger med mer infor­ma­tion i ämnes­raden i mail du vill säk­er­stäl­la att du får svar på, hjälper du mot­ta­garen att pri­or­it­era bland mäng­den av inkom­na mail. Om det bara är ett kort svar du behöver (och om du deklar­erar att det är just det), ökar chansen att du får svar snab­bare än hittills.

Hur gör du?
Har du något annat trick för att lättare få svar på mail som du tidi­gare fått tja­ta om? Läm­na en kom­men­tar och berätta.