STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 Sep

Hjälp mottagaren välja ditt mail först


Datum: 2016-09-09 23:00 Kommentarer: 0 st

Du vet hur det kan vara. Du har en uppgift du vill komma vidare med och i den är du beroende av att en handfull andra gör något. Det är bara ett kort svar från var och en du behöver och eftersom de är några stycken, mailar du. Någon svarar direkt, men på flera får du vänta. Du får ingen respons.

Du lägger tid på att maila igen och söka dem per telefon - inte en, utan flera gånger - och eftersom du också har mycket annat att göra, känner du dig irriterad över att behöva lägga så mycket tid på jagandet.

Överfullt i andra änden
Frustrationen är förståelig men samtidigt har vi inte den ringaste inblick i hur de som inte svarar (eller dröjer länge med att svara) har det. Deras arbetsbelastning och mailinflöde kanske är alldeles överväldigande. Likväl behöver du svar.

Finns det månne något sätt för dig att öka chansen att få svar snabbt redan på det första mailet - trots att det bara är ett i en oändlig radda mail i mottagarens inkorg?

En mer informativ ämnesrad
Hanna hörde av sig till mig för ett tag sedan och berättade om hur hon gör i dessa situationer så att chansen ökar att mailet får hög prioritet hos mottagaren. Det är inte fråga om hot, om att “hög prioritet”-markera mailet eller om att skriva med bara versaler, utan om att genom att vara tydlig tidigt hjälpa mottagaren att prioritera just vårt mail högt.

När hon behöver svar från flera olika personer, skriver hon redan i ämnesraden:

  • hur lång tid uppgiften tar

  • vad i korthet uppgiften är

  • när hon behöver få svar senast

Det skulle kunna se ut så här:

Enkel 10-minutersuppgift: återkom med estimat för nov. Svar fredag före 12.

eller, i Hannas tappning:

10 minute easy task - XX subject XX - due date Friday before noon

Enkelt och smart, om du frågar mig. Eftersom den som har mycket att göra vill “bli av med saker”, lockar det att ur inkorglistan först plocka det mail som vi vet kommer att gå fort att klara av. Vi deklarerar hur mycket tid mailet kommer att ta i anspråk för mottagaren och hjälper på så sätt till med prioriterandet.

Sällan en sekund
Av förmodligen samma anledning uppkom en gång frasen “Har du en sekund?”, som det är vanligt att vi frågar när vi tittar in till någon. Det enda problemet med den frågan är dock att den innebär en slags falsk varudeklaration, eftersom det aldrig tar så kort tid som en sekund. Så, för att detta ska fungera mer än en gång, gör vi såklart rätt i att ange tidsåtgången så realistiskt som möjligt.

Genom att uppgiftens deadline också är tydligt angiven, ser mottagaren också direkt i listan av ämnesrader hur brådskande det är, istället för att avsändarens förväntan ligger dold långt inne i själva mailet och mottagaren ser det först när den läst igenom allt.

Gör så här
Om du vill, testa om detta är en teknik som skulle hjälpa också dig:

  1. Fundera på i vilken situation och för vilket sorts mail som du skickar ibland det här knepet skulle vara en hjälp att få svar snabbare. Jag gissar att du redan kommit att tänka på en mottagare som det alltid är svårt att få svar ifrån eller ett återkommande mail till flera personer som du ofta har ett sjå att få respons på.

  2. När det är dags att skicka mailet, formulera din variant på en mer informativ ärenderad. Har du redan nu en idé, kan du skapa ett mail direkt och spara det som utkast i väntan på att det är dags att skicka det "på riktigt". Då nyttjar du att du har den här metoden i färskt minne.

  3. Se om responsen från mottagarna skiljer sig från tidigare, det vill säga om det "blir bättre" av det här. Kanske finns det något sätt du kan finslipa vad du skriver som ämnesrad nästa gång?

Tydlighet ger lätthet
Om du lägger med mer information i ämnesraden i mail du vill säkerställa att du får svar på, hjälper du mottagaren att prioritera bland mängden av inkomna mail. Om det bara är ett kort svar du behöver (och om du deklarerar att det är just det), ökar chansen att du får svar snabbare än hittills.

Hur gör du?
Har du något annat trick för att lättare få svar på mail som du tidigare fått tjata om? Lämna en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.