Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ja, nog är det så för mån­ga jag möter om dagar­na. Möte­na blir allt fler och allt min­dre tid finns över för att göra andra uppgifter — till exem­pel de uppgifter vi på möte­na säger att vi ska göra till näs­ta möte.

Högs­ta pri­or­itet just då

En egen­het möten har är att de ten­der­ar få högs­ta pri­or­itet, efter­som de är helt och hål­let bund­na till en speci­fik tid­srymd mel­lan två klock­slag. Tackar vi ja till ett möte, bestäm­mer vi långt i förväg att just den tim­men kom­mer mötet att vara det högst pri­or­it­er­ade att göra — näs­tan oavsett vad som dyk­er upp strax före det bör­jar. Visst, ibland läm­nar vi åter­bud till mötet pré­cis när det ska dra igång för att något högre pri­or­it­er­at inträf­fat, men det är ändå i undantagsfall.

”Att mötas” är ett verb bland andra

Låt mig under­stry­ka att jag inte tyck­er att det är något fel med möten som sådana. Att arbe­ta till­sam­mans med andra sam­tidigt i sam­ma rum är såk­lart det abso­lut mest effek­ti­va sät­tet att få vis­sa sak­er gjor­da. Men, om vi har fler möten än vi egentli­gen mäk­tar med, behöver vi få färre. Vi vill då göra oss av med några och behål­la några, vilket låter som klas­sisk pri­or­i­ter­ing. Och, det är just vad det är.

Allt det vi gör om dagar­na, alla verb vi ​“utför”, kan vi betrak­ta som att göra-uppgifter som vi anti­n­gen gör direkt när vi kom­mer på dem eller som vi gör senare, efter att de har stått på vår lista ett tag. Vi ringer, vi mailar, vi skickar, vi rap­porter­ar, vi fak­tur­erar — och vi möts. För ​“att mötas” är ock­så ett verb.

Vi pri­or­it­er­ar i förs­ta hand de att göra-uppgifter som är vik­ti­ga, det vill säga de som bidrar till de mål vi ans­varar för. På sam­ma sätt kan vi pri­or­it­era de möten som är vik­ti­ga för att de bidrar till våra mål.

Återi­gen är målen avgörande

När vi pri­or­it­er­ar bland andra uppgifter, andra verb, är en klas­sisk metod att i ena vågskålen läg­ga hur bråd­skande uppgiften är och i andra hur vik­tig den är och låta kom­bi­na­tio­nen av dessa vär­den avgöra pri­or­iteten. När det gäller möten behåller vi ​“vik­ten” i den ena skålen, men i den andra är det inte alltid att vi läg­ger bråd­skan. Där kan ock­så läg­gas hur angelä­gen vår med­verkan är för den som kallat till det, till exempel.

För att und­vi­ka att du fyller dagar­na med möten som du sedan önskar att du inte hade tack­at ja till, bedöm hur vik­tigt mötet är för de mål du ans­varar för och inte bara hur bråd­skande eller hur gär­na den sam­mankallande vill ha med dig.

Gör så här

Om du vill, ta nu en titt i din kalen­der på veck­o­r­na framöver. Vad har du för möten inbokade? I vilken mån bidrar de till verk­samhetsmålen du ans­varar för att uppfylla?

Är det något eller några möten du skulle kun­na avstå ifrån, efter­som de skulle ta tid i anspråk som du skulle kun­na läg­ga på andra uppgifter som mer tar dig när­mare målen?

När du näs­ta gång får en mötes­för­frå­gan, frå­ga dig om det­ta möte bidrar till dina mål och väg in det i ditt beslut att gå eller avstå. Bidrar det inte till dina mål, får du såk­lart ändå tac­ka ja till mötet, men då i vet­skap om att den arbet­sti­den är spilld i rela­tion till det du ans­varar för att fram­förallt åstad­kom­ma i ditt arbete just nu.

Mer gjort av rätt saker

Om du pri­or­it­er­ar dina möten inte bara efter bråd­s­ka och andras önskemål utan ock­så efter hur vik­ti­ga de är i rela­tion till dina mål, kom­mer du att få mer tid till att göra de uppgifter som du fram­förallt behöver få gjort — de vik­ti­gaste. Du slip­per att skju­ta de vik­ti­ga uppgifter­na till kvälls- och hel­gtider i sam­ma utsträck­n­ing som annars och behöver inte stres­sad sit­ta på möten som inte ger dig någonting alls.

Hur gör du?

Hur gör du för att bestäm­ma dig för vil­ka möten du tackar ja till, ur ström­men av mötes­för­frågningar? Har du andra kri­terier än de jag näm­nt här? Berät­ta för mig!

(Kän­ner du för­resten till att det finns ett botemedel mot ofokuser­ade möten?)