Botemedlet för ofokuserade möten | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

13 juni

Botemedlet för ofokuserade möten


Datum: 2012-06-13 12:00

Har du lett ett möte där du haft svårt att hål­la delt­a­gar­na kvar vid agendan? 



Det som var tänkt att vara en kort upp­da­ter­ingspunkt drar plöt­sligt åt ett beslut från klar him­mel.

När det är dags för punk­ten då du tänkt att ni skulle fat­ta ett beslut, fast­nar ni i en lång diskus­sion om hur, när, vem, kanske var­för och rent av vi kan väl göra så här i stället?”.



För dig som är ans­varig för att ni kom­mer vidare, blir det svårt att få gjort det som ska åstad­kom­mas idag och det är lätt hänt att mötet tar två tim­mar istäl­let för den bokade timmen.

Tydli­gare agenda

Att mötet blir så ofokuser­at behöver inte bero på att du bris­ter som mötesledare, utan det kan helt enkelt hand­la om oty­d­lighet.

Om ni alla hade en gemen­sam bild av vad som är syftet med var­je punkt på agen­dan, skulle ni lättare diskutera rätt sak på rätt sätt i rätt omfat­tning genom hela mötet.



Så, tydlig­gör vad målet är med var­je punkt som ska behand­las på mötet.

Gör så här

Om du skickar ut agen­da i förväg:

  • Ange vid var­je punkt vad syftet är: infor­ma­tion, diskus­sion eller beslut. 
    Skriv ”(infor­ma­tion)” eller kom överens om att flag­ga syftet genom att hit­ta på en sym­bol för var och en av de tre typerna.
  • Vid besluts-punk­ter­na, ange var delt­a­gar­na kan hit­ta beslut­sun­der­la­gen till respek­tive beslut. Ref­er­era t ex till bila­ga A eller lägg en länk till var doku­menten lig­ger sparade.
  • Gör det än lättare för delt­a­gar­na att veta vad som förvän­tas genom att ock­så läg­ga in en teck­en­förk­lar­ing” längst ner i agen­dan.

    Skriv t ex Vid infor­ma­tion­spunk­ter­na kan du bara luta dig till­ba­ka och ta till dig infor­ma­tio­nen. Vid diskus­sion­spunk­ter­na, dela med dig av hur du ser på ären­det och vad vi behöver ta hän­syn till den dag då vi ska fat­ta beslut. Inför beslut­spunk­ter­na, läs in dig på beslut­sun­der­la­gen så att vi snabbt kan gå till beslut efter en kort inledande diskussion.”


Om ni har en mer informell agen­da, som ska­pas ad hoc på mötet:

  • Tydlig­gör muntli­gen vilken karak­tär punk­ten har. T ex OK, då går vi vidare med …, vilket är en diskus­sion­spunkt, så strax vill jag gär­na höra era reflektioner.”

Färre diskus­sion­er i fel läge

Om du tydli­gare anger vad syftet är med de oli­ka punk­ter­na på dina möte­sagen­dor, kom­mer det att bli färre diskus­sion­er i fel läge i beslut­sprocessen på dina möten och ni ägnar mer möte­na till det som verk­li­gen var avsik­ten.



Ni hin­ner ock­så fort­are igenom agen­dan och det kan till och med hän­da att ni får tid över till något av de där trän­gande ären­de­na som inte kom med ursprung­li­gen, men som dök upp strax före mötet.

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta knep för att få dina möten rik­tigt fokuser­ade? Skriv gär­na en kom­men­tar för att spri­da dina bäs­ta tips vidare.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.