Botemedlet för ofokuserade möten

Har du lett ett möte där du haft svårt att hålla deltagarna kvar vid agendan?

Det som var tänkt att vara en kort uppdateringspunkt drar plötsligt åt ett beslut från klar himmel.

När det är dags för punkten då du tänkt att ni skulle fatta ett beslut, fastnar ni i en lång diskussion om hur, när, vem, kanske varför och rent av “vi kan väl göra så här i stället?”.

För dig som är ansvarig för att ni kommer vidare, blir det svårt att få gjort det som ska åstadkommas idag och det är lätt hänt att mötet tar två timmar istället för den bokade timmen.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Tydligare agenda

Att mötet blir så ofokuserat behöver inte bero på att du brister som mötesledare, utan det kan helt enkelt handla om otydlighet.

Om ni alla hade en gemensam bild av vad som är syftet med varje punkt på agendan, skulle ni lättare diskutera rätt sak på rätt sätt i rätt omfattning genom hela mötet.

Så, tydliggör vad målet är med varje punkt som ska behandlas på mötet.

Gör så här

Om du skickar ut agenda i förväg:

Ange vid varje punkt vad syftet är: information, diskussion eller beslut.
Skriv ”(information)” eller kom överens om att flagga syftet genom att hitta på en symbol för var och en av de tre typerna.
Vid besluts-punkterna, ange var deltagarna kan hitta beslutsunderlagen till respektive beslut. Referera t ex till bilaga A eller lägg en länk till var dokumenten ligger sparade.
Gör det än lättare för deltagarna att veta vad som förväntas genom att också lägga in en “teckenförklaring” längst ner i agendan.

Skriv t ex “Vid informationspunkterna kan du bara luta dig tillbaka och ta till dig informationen. Vid diskussionspunkterna, dela med dig av hur du ser på ärendet och vad vi behöver ta hänsyn till den dag då vi ska fatta beslut. Inför beslutspunkterna, läs in dig på beslutsunderlagen så att vi snabbt kan gå till beslut efter en kort inledande diskussion.”

Om ni har en mer informell agenda, som skapas ad hoc på mötet:

Tydliggör muntligen vilken karaktär punkten har. T ex “OK, då går vi vidare med …, vilket är en diskussionspunkt, så strax vill jag gärna höra era reflektioner.”

Färre diskussioner i fel läge

Om du tydligare anger vad syftet är med de olika punkterna på dina mötesagendor, kommer det att bli färre diskussioner i fel läge i beslutsprocessen på dina möten och ni ägnar mer mötena till det som verkligen var avsikten.

Ni hinner också fortare igenom agendan och det kan till och med hända att ni får tid över till något av de där trängande ärendena som inte kom med ursprungligen, men som dök upp strax före mötet.