Därför bör du inte prioritera efter deadline | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

19 apr.

Därför bör du inte prioritera efter deadline


Datum: 2016-04-19 18:57

När vi vill pri­or­it­era med­vetet och mer sys­tem­a­tiskt än efter god­ty­cke, har vi nyt­ta av att veta vil­ka mål just vi ans­varar för i verksamheten.

De att göra-uppgifter som bidrar till målen väger tyn­gre i pri­or­i­terin­gen än de som inte bidrar. Ju mer vi arbe­tar med uppgifter som bidrar till målen, desto lättare når vi dem.

Är målen SMART (Speci­fikt, Mät­bart, Attrak­tivt, Real­is­tiskt, Tidssatt) for­muler­ade är det lättare att se vil­ka uppgifter som bidrar till dem än om målen är otydliga.

Mån­ga är vi som ofta arbe­tar mot en dead­line eller en för­fal­lodag. Är dead­line ett SMART for­muler­at mål som är full­gott vid pri­or­i­ter­ing? Det är ju speci­fikt i det att något ska vara klart, det är mät­bart i det att anti­n­gen är något klart eller inte, det är tidssatt i det att vi vet under vilken dag något ska slut­föras. Hur attrak­tivt och real­is­tiskt det är lig­ger i betrak­tarens öga.

I tun­naste laget
Du som är bekant med den klas­siska pri­or­i­ter­ingsme­to­den Bråt­tom/Vik­tigt-matrisen vet att pri­or­iteten är en kom­bi­na­tion av hur bråd­skande en uppgift är och hur vik­tig (det vill säga i vilken grad den bidrar till målen) den är. Om vi betrak­tar dead­line som ett tydligt och bra mål, skulle alla uppgifter som bidrar till att vi hin­ner till dead­line vara vik­ti­ga — oavsett vad dead­li­nen hand­lar om.

Där­för duger inte dead­line eller för­fal­lodag som ett mål vid pri­or­i­ter­ing utan att vi kom­plet­ter­ar det med en värder­ing av hur vik­tigt det är som ska vara klart till dead­line. Dead­line i sig är bara hälften av vad vi behöver veta för att se om något är bråt­tom, där det andra är upp­skat­tad nöd­vändig arbet­stid för att slut­föra uppgiften.

Så, föräd­la dina deadlines.

Gör så här
Om du har mål i form av dead­lines, ta en titt på dem och bedöm vilken vikt de har. Stäm till exem­pel av mot dina verk­samhetsmål som inte hand­lar om dead­lines (utan kanske istäl­let kundtill­fredsstäl­lelse, lön­samhet, kvalitet, omsät­tning eller annat) och gradera dem och de uppgifter som ska vara klara innan dead­line på en tre­gr­a­dig skala hur vik­ti­ga de är, det vill säga hur myck­et de bidrar till målen.

Om du vill kan du mark­era eller tag:a vik­ten på uppgifter­na, så du lättare gör rätt pri­or­i­ter­ings­bedömn­ing om uppgifter­na senare skulle bli bråttom.

Har du inga andra sorters mål, stäm av mot verk­samhetens eller din avdel­nings över­gri­pande mål. Vet du inte vil­ka de är, frå­ga din chef, i syn­ner­het om du ibland råkar ut för att du har mån­ga uppgifter som är bråt­tom sam­tidigt och du får svårt att pri­or­it­era. Du mår ju bäst av att kun­na säga nej” eller ja, fast senare” till vis­sa bråd­skande uppgifter med bibehål­let gott samvete.

Snab­bare beslut när det vin­er kring öronen
Om du kry­d­dar dina dead­lines med hur vik­ti­ga de är, pri­or­it­er­ar du lättare i stun­dens het­ta. Du vet snab­bare vad du gör rätt i att skju­ta åt sidan så länge och utan att gru­va dig arbe­tar du hel­hjär­tat med att slut­föra den högst pri­or­it­er­ade uppgiften innan deadline.

Hur gör du?
Hur gör du för att pri­or­it­era rätt när mån­ga uppgifter ska vara klara sam­tidigt? Kom­mentera gärna. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.