STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

19 Apr

Därför bör du inte prioritera efter deadline


Datum: 2016-04-19 18:57 Kommentarer: 0 st

När vi vill prioritera medvetet och mer systematiskt än efter godtycke, har vi nytta av att veta vilka mål just vi ansvarar för i verksamheten.

De att göra-uppgifter som bidrar till målen väger tyngre i prioriteringen än de som inte bidrar. Ju mer vi arbetar med uppgifter som bidrar till målen, desto lättare når vi dem.

Är målen SMART (Specifikt, Mätbart, Attraktivt, Realistiskt, Tidssatt) formulerade är det lättare att se vilka uppgifter som bidrar till dem än om målen är otydliga.

Många är vi som ofta arbetar mot en deadline eller en förfallodag. Är deadline ett SMART formulerat mål som är fullgott vid prioritering? Det är ju specifikt i det att något ska vara klart, det är mätbart i det att antingen är något klart eller inte, det är tidssatt i det att vi vet under vilken dag något ska slutföras. Hur attraktivt och realistiskt det är ligger i betraktarens öga.

I tunnaste laget
Du som är bekant med den klassiska prioriteringsmetoden Bråttom/Viktigt-matrisen vet att prioriteten är en kombination av hur brådskande en uppgift är och hur viktig (det vill säga i vilken grad den bidrar till målen) den är. Om vi betraktar deadline som ett tydligt och bra mål, skulle alla uppgifter som bidrar till att vi hinner till deadline vara viktiga - oavsett vad deadlinen handlar om.

Därför duger inte deadline eller förfallodag som ett mål vid prioritering utan att vi kompletterar det med en värdering av hur viktigt det är som ska vara klart till deadline. Deadline i sig är bara hälften av vad vi behöver veta för att se om något är bråttom, där det andra är uppskattad nödvändig arbetstid för att slutföra uppgiften.

Så, förädla dina deadlines.

Gör så här
Om du har mål i form av deadlines, ta en titt på dem och bedöm vilken vikt de har. Stäm till exempel av mot dina verksamhetsmål som inte handlar om deadlines (utan kanske istället kundtillfredsställelse, lönsamhet, kvalitet, omsättning eller annat) och gradera dem och de uppgifter som ska vara klara innan deadline på en tregradig skala hur viktiga de är, det vill säga hur mycket de bidrar till målen.

Om du vill kan du markera eller tag:a vikten på uppgifterna, så du lättare gör rätt prioriteringsbedömning om uppgifterna senare skulle bli bråttom.

Har du inga andra sorters mål, stäm av mot verksamhetens eller din avdelnings övergripande mål. Vet du inte vilka de är, fråga din chef, i synnerhet om du ibland råkar ut för att du har många uppgifter som är bråttom samtidigt och du får svårt att prioritera. Du mår ju bäst av att kunna säga “nej” eller “ja, fast senare” till vissa brådskande uppgifter med bibehållet gott samvete.

Snabbare beslut när det viner kring öronen
Om du kryddar dina deadlines med hur viktiga de är, prioriterar du lättare i stundens hetta. Du vet snabbare vad du gör rätt i att skjuta åt sidan så länge och utan att gruva dig arbetar du helhjärtat med att slutföra den högst prioriterade uppgiften innan deadline.

Hur gör du?
Hur gör du för att prioritera rätt när många uppgifter ska vara klara samtidigt? Kommentera gärna. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.