Strukturbloggen

När vi vill pri­or­it­era med­vetet och mer sys­tem­a­tiskt än efter god­ty­cke, har vi nyt­ta av att veta vil­ka mål just vi ans­varar för i verksamheten.

De att göra-uppgifter som bidrar till målen väger tyn­gre i pri­or­i­terin­gen än de som inte bidrar. Ju mer vi arbe­tar med uppgifter som bidrar till målen, desto lättare når vi dem.

Är målen SMART (Speci­fikt, Mät­bart, Attrak­tivt, Real­is­tiskt, Tidssatt) for­muler­ade är det lättare att se vil­ka uppgifter som bidrar till dem än om målen är otydliga.

Mån­ga är vi som ofta arbe­tar mot en dead­line eller en för­fal­lodag. Är dead­line ett SMART for­muler­at mål som är full­gott vid pri­or­i­ter­ing? Det är ju speci­fikt i det att något ska vara klart, det är mät­bart i det att anti­n­gen är något klart eller inte, det är tidssatt i det att vi vet under vilken dag något ska slut­föras. Hur attrak­tivt och real­is­tiskt det är lig­ger i betrak­tarens öga.

I tun­naste laget
Du som är bekant med den klas­siska pri­or­i­ter­ingsme­to­den Bråt­tom/Vik­tigt-matrisen vet att pri­or­iteten är en kom­bi­na­tion av hur bråd­skande en uppgift är och hur vik­tig (det vill säga i vilken grad den bidrar till målen) den är. Om vi betrak­tar dead­line som ett tydligt och bra mål, skulle alla uppgifter som bidrar till att vi hin­ner till dead­line vara vik­ti­ga — oavsett vad dead­li­nen hand­lar om.

Där­för duger inte dead­line eller för­fal­lodag som ett mål vid pri­or­i­ter­ing utan att vi kom­plet­ter­ar det med en värder­ing av hur vik­tigt det är som ska vara klart till dead­line. Dead­line i sig är bara hälften av vad vi behöver veta för att se om något är bråt­tom, där det andra är upp­skat­tad nöd­vändig arbet­stid för att slut­föra uppgiften.

Så, föräd­la dina deadlines.

Gör så här
Om du har mål i form av dead­lines, ta en titt på dem och bedöm vilken vikt de har. Stäm till exem­pel av mot dina verk­samhetsmål som inte hand­lar om dead­lines (utan kanske istäl­let kundtill­fredsstäl­lelse, lön­samhet, kvalitet, omsät­tning eller annat) och gradera dem och de uppgifter som ska vara klara innan dead­line på en tre­gr­a­dig skala hur vik­ti­ga de är, det vill säga hur myck­et de bidrar till målen.

Om du vill kan du mark­era eller tag:a vik­ten på uppgifter­na, så du lättare gör rätt pri­or­i­ter­ings­bedömn­ing om uppgifter­na senare skulle bli bråttom.

Har du inga andra sorters mål, stäm av mot verk­samhetens eller din avdel­nings över­gri­pande mål. Vet du inte vil­ka de är, frå­ga din chef, i syn­ner­het om du ibland råkar ut för att du har mån­ga uppgifter som är bråt­tom sam­tidigt och du får svårt att pri­or­it­era. Du mår ju bäst av att kun­na säga ​“nej” eller ​“ja, fast senare” till vis­sa bråd­skande uppgifter med bibehål­let gott samvete.

Snab­bare beslut när det vin­er kring öronen
Om du kry­d­dar dina dead­lines med hur vik­ti­ga de är, pri­or­it­er­ar du lättare i stun­dens het­ta. Du vet snab­bare vad du gör rätt i att skju­ta åt sidan så länge och utan att gru­va dig arbe­tar du hel­hjär­tat med att slut­föra den högst pri­or­it­er­ade uppgiften innan deadline.

Hur gör du?
Hur gör du för att pri­or­it­era rätt när mån­ga uppgifter ska vara klara sam­tidigt? Kom­mentera gärna.