Avverka småsakerna på en förmiddag

Prioriterar vi medvetet och metodiskt får vi gjort de viktiga uppgifterna — en del med god framförhållning, andra strax före deadline fast ändå i tid. Men, så har vi de där småsakerna som också ska bli gjorda.

De är förvisso viktiga i så motto att de skulle bidra till målen vi ansvarar för, men de har en så diffus deadline att de sällan eller aldrig blir brådskande. De vill vi göra “så snart som möjligt”, men det får inte några större konsekvenser om det dröjer ett tag.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Halmstrået som knäckte kamelens rygg

Samtidigt är de inte så oviktiga att vi kan tänka oss att helt stryka dem, så vi vill verkligen göra dem. Snart. Bara inte nu, för nu är andra viktiga uppgifter brådskande.

Och, där står de på listan — vecka ut och vecka in. Vi ser dem skymta förbi när vi väljer vad som är rätt sak att göra härnäst. Trots att vi väljer andra uppgifter att göra, retar det oss att vi inte får dessa små gjorda. Det kan hända att de blir fler och fler över tid och alltmer tynger de oss.

Är vi strängt lagda kan det hända att vi uppmanar oss att skärpa oss, men låt mig istället föreslå att vi tar den lätta vägen.

Dela i delar é ingen idé

Hade de varit stora uppgifter, hade en strategi varit att dela upp dem i mindre steg för att bli av med dem, men då de är så små är det närmare till hands att ta till den andra universalmetoden för att bli av med saker vi skjuter upp, nämligen att reservera tid då vi gör dem.

Låt oss ta en fixförmiddag, det vill säga en förmiddag då vi bara gör de småsaker som skymmer sikten för allt annat på att göra-listan.

Gör så här

Om du nu, eller åtminstone väldigt snart, vill bli av med de irriterande småsaker du skjuter upp,

Skumma igenom din att göra-lista och markera de små, segdragna uppgifterna. Sätt en särskild färg på dem, en etikett, en tag, en symbol eller något annat så du ser vilka de är.
Bläddra framåt i din kalender och välj en förmiddag då du förmodar att “det är lite lugnare”. För mig ligger detta just nu några veckor framåt. Skulle det dröja — må så vara. Det är bättre att fixförmiddagen blir av än att vi har högre ambitioner än vi mäktar med och skjuter upp också den.
När förmiddagen är inne, välj de småsaksmarkerade uppgifterna eller, om din att göra-lista är digital, filtrera listan så att du bara ser just dem och slutför så många du hinner på de avsatta timmarna.
Skulle du få blodad tand och tiden tar slut före småuppgifterna är det, leta upp en ytterligare framtida förmiddag då du fortsätter i samma anda.

Bock efter bock efter bock

Om du viker en fixförmiddag för att till slut få gjort det småttiga som retat dig, kommer du att få en härlig stund, för då får du bocka av många saker. Det kommer att kännas så mycket lättare efteråt, för att göra-listan blir “renare”. Då ser du lättare det viktiga och brådskande, eftersom viktiga, ej brådskande småsaker inte skymmer sikten. Resultatet blir mindre frustration och mer fokuserat arbete.