STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

07 Jun

Vad du kan skriva på skylten


Datum: 2016-06-07 10:53 Kommentarer: 4 st

Är du lyckligt lottad att ha en dörr att stänga om dig när du behöver arbeta ostört för en stund, har du säkert märkt att det ibland inte hjälper. Det knackar och någon sticker in huvudet och frågar om du har tid en stund. Har du ett fönster bredvid dörren, står kollegan där och vinkar för att få din uppmärksamhet.

Låser du och vänder ryggen till, låser de upp och tittar in för att höra om allt är bra.

Prata om också detta
Att döma av vad jag hör från de kurs- och föreläsningsdeltagare jag träffar varje vecka, är det avgörande att vi hittar ett sätt att tydligt kommunicera till dem som kan tänkas söka oss (troligen kollegorna) när vi vill vara ostörda att vi inte är tillgängliga just nu.

Ett lättvindigt sätt att välja hur vi ska kommunicera det tydligt är att på nästa grupp-, team-, avdelnings-, kontors- eller personalmöte ta upp till diskussion hur vi enkelt ska visa varandra när vi är tillgängliga för hjälp och frågor och när vi inte är det.

Eller, skylta med det
Kanske vill du inte ta upp det, av någon anledning. Då är ändå det troligen mest tydliga att sätta upp en skylt eller lapp på dörren. Klassiskt är att skriva “Stör ej.”, men kanske upplever inte kollegorna att de stör. De vill bara fråga en sak. En och annan tycker att en skylt är väl opersonligt och skriver man dessutom “Stör ej.” framstår man kanske inte som helt hjärtlig.

Men, en skylt är ju bara en skylt och den kan vara utformad på en mängd sätt. Framförallt kan vi välja att skriva något som är såväl relationsbevarande som tydligt. Vad? Så här har andra gjort:

  • En kvinna jag träffade tyckte att det låter så hårt med “Stör ej.”, så hon skrev istället: “Kära kollega; vad trevligt att du vill mig något. Jag behöver dessvärre arbeta ifred med en särskilt högprioriterad uppgift just nu. Klockan 11 är jag tillgänglig igen, så kom gärna tillbaka då.”

  • En annan skrev: “Behöver arbeta koncentrerat med en sak. Skicka mig ett mail - jag kollar varje timme.”

  • När jag var i Malmö häromveckan berättade en kursdeltagare att hennes skylt lyder: “Låtsas som att jag inte är här.”. Briljant i all enkelhet, i mitt tycke.ä

  • En man berättade att han sätter upp en skylt med en drake på och att kollegorna då (efter ett förtydligande, så klart) förstår att om draken är framme håller man sig undan. 

Gemensamt för alla de här exemplen är att de strävar efter ett tydligt och konkret besked till den som söker en. Någon meddelar när den är tillgänglig, någon pekar på ett alternativt sätt att då den (mail, i ovanstående fall), någon hjälper kollegan att veta hur den ska förhålla sig (“var som när jag inte är här”) och en refererar till vad vi har talat om tidigare - om draken som en meningsbärande symbol.

Gör så här
Om dina skyltar inte brukar hjälpa och om du inte vill ta upp tillgänglig/ostörd-frågan på nästa möte, gör så här:

  1. Fundera ett ögonblick på vad du skulle kunna skriva på din skylt nästa gång du behöver arbeta ostörd så det blir än lättare för kollegorna att dels veta vad de ska göra med den fråga el dyl de kommer med, dels låta dig arbeta oavbruten. 
Texten kan till exempel svara på:
    • Vilken slags fråga du ändå är tillgänglig för, trots att du helst vill arbeta ostört.
    • När du är tillgänglig igen.
    • Hur du vill få informationen eller frågan istället för ansikte mot ansikte.
    • Vad du vill arbeta fokuserat med, så de lättare får förståelse för att du behöver bli lämnad ifred.
    • Med vad de kan hjälpa dig (om de vill) så det går fortare för dig att bli klar (och därmed tillgänglig tidigare).

  2. Gör en allra första version av skylten digitalt i ditt favoritprogram så har du en mall att utgå ifrån nästa gång du vill vara ostörd. Dessutom är det lätt för dig att förbättra och förfina skylten successivt så du till slut är framme vid en lydelse som hjälper såväl dig som dina kollegor att få saker gjort.

Ibland är en stängd dörr med skylt inte en stängd dörr
Om du sätter upp en tydlig och trevlig skylt kommer du lättare att bli hörsammad i din önskan att arbeta ostörd. Den som söker dig får något slags besked som i sig är ett litet, litet steg i rätt riktning istället för bara en stängd dörr. Du får arbeta koncentrerat och kan hålla en högre kvalitet i det du behöver få gjort, vilket minskar risken för att du får lägga mer tid på att rätta till och göra om efteråt.

Vad har du skrivit?
Vad står det på din skylt? Jag vill ha fler exempel, så skriv gärna en kommentar nedan. 

Kommentera

Hannah

Hannah skriver:

#1 - 2016-06-16, 10:59

Då jag inte vill bli störd står det; Återkom senare! (eller skicka ett sms). När jag är tillgänglig igen står det; Stig in!

Enkelt och tydligt för mig och de som söker mig.

David

David skriver:

#2 - 2016-06-23, 13:48

Hannah: Finemang! Tydligt för den besökande, således. Jag gillar detta att hänvisa till en annan “kanal” för kontakt, t ex SMS (som du nämnde), mail el dyl. //David

Tony

Tony skriver:

#3 - 2016-08-08, 22:01

Tack för en bra artikel David på ett ämne som precis blev väldigt aktuellt för mig. Flyttade precis in i nya lokaler med helt öppen planlösning.

Blir att sätta ihop en snygg liten skylt imorgon smile

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2016-08-16, 19:01

Tony: Trevligt att höra! Kul att du gör slag i saken med skylt. //David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.