Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Pra­ta om ock­så detta

Att döma av vad jag hör från de kurs- och föreläs­nings­delt­a­gare jag träf­far var­je vec­ka, är det avgörande att vi hit­tar ett sätt att tydligt kom­mu­nicera till dem som kan tänkas söka oss (troli­gen kol­le­gor­na) när vi vill vara ostör­da att vi inte är till­gäng­li­ga just nu.

Ett lättvin­digt sätt att väl­ja hur vi ska kom­mu­nicera det tydligt är att på näs­ta grupp‑, team‑, avdelnings‑, kon­tors- eller per­sonalmöte ta upp till diskus­sion hur vi enkelt ska visa varan­dra när vi är till­gäng­li­ga för hjälp och frå­gor och när vi inte är det.

Eller, skyl­ta med det

Kanske vill du inte ta upp det, av någon anled­ning. Då är ändå det troli­gen mest tydli­ga att sät­ta upp en skylt eller lapp på dör­ren. Klas­siskt är att skri­va ​“Stör ej.”, men kanske upplever inte kol­le­gor­na att de stör. De vill bara frå­ga en sak. En och annan tyck­er att en skylt är väl oper­son­ligt och skriv­er man dessu­tom ​“Stör ej.” fram­står man kanske inte som helt hjärtlig.

Men, en skylt är ju bara en skylt och den kan vara utfor­mad på en mängd sätt. Fram­förallt kan vi väl­ja att skri­va något som är såväl rela­tions­be­varande som tydligt. Vad? Så här har andra gjort:

• En kvin­na jag träf­fade tyck­te att det låter så hårt med ​“Stör ej.”, så hon skrev istäl­let: ​“Kära kol­le­ga; vad trevligt att du vill mig något. Jag behöver dessvärre arbe­ta ifred med en särskilt hög­pri­or­it­er­ad uppgift just nu. Klock­an 11 är jag till­gäng­lig igen, så kom gär­na till­ba­ka då.”
• En annan skrev: ​“Behöver arbe­ta kon­cen­tr­erat med en sak. Skic­ka mig ett mail — jag kol­lar var­je timme.”
• När jag var i Malmö häromveck­an berät­tade en kurs­delt­a­gare att hennes skylt lyder: ​“Låt­sas som att jag inte är här.”. Bril­jant i all enkel­het, i mitt tycke.
• En man berät­tade att han sät­ter upp en skylt med en drake på och att kol­le­gor­na då (efter ett för­ty­dli­gande, så klart) förstår att om drak­en är framme håller man sig undan. 

Gemen­samt för alla de här exem­plen är att de strä­var efter ett tydligt och konkret besked till den som sök­er en. Någon med­de­lar när den är till­gäng­lig, någon pekar på ett alter­na­tivt sätt att då den (mail, i ovanstående fall), någon hjälper kol­le­gan att veta hur den ska förhål­la sig (“var som när jag inte är här”) och en ref­er­erar till vad vi har talat om tidi­gare — om drak­en som en menings­bärande symbol.

Gör så här

Om dina skyl­tar inte brukar hjäl­pa och om du inte vill ta upp till­gäng­lig/ostörd-frå­gan på näs­ta möte, gör så här:

1. Fun­dera ett ögonblick på vad du skulle kun­na skri­va på din skylt näs­ta gång du behöver arbe­ta ostörd så det blir än lättare för kol­le­gor­na att dels veta vad de ska göra med den frå­ga el dyl de kom­mer med, dels låta dig arbe­ta oavbruten. Tex­ten kan till exem­pel svara på:
   • Vilken slags frå­ga du ändå är till­gäng­lig för, trots att du helst vill arbe­ta ostört.
     
   • När du är till­gäng­lig igen.
     
   • Hur du vill få infor­ma­tio­nen eller frå­gan istäl­let för ansik­te mot ansikte.
     
   • Vad du vill arbe­ta fokuser­at med, så de lättare får förståelse för att du behöver bli läm­nad ifred.
     
   • Med vad de kan hjäl­pa dig (om de vill) så det går fort­are för dig att bli klar (och därmed till­gäng­lig tidigare).
2. Gör en all­ra förs­ta ver­sion av skyl­ten dig­i­talt i ditt favorit­pro­gram så har du en mall att utgå ifrån näs­ta gång du vill vara ostörd. Dessu­tom är det lätt för dig att för­bät­tra och för­fi­na skyl­ten suc­ces­sivt så du till slut är framme vid en lydelse som hjälper såväl dig som dina kol­le­gor att få sak­er gjort.

Ibland är en stängd dörr med skylt inte en stängd dörr

Om du sät­ter upp en tydlig och trevlig skylt kom­mer du lättare att bli hör­sam­mad i din önskan att arbe­ta ostörd. Den som sök­er dig får något slags besked som i sig är ett litet, litet steg i rätt rik­t­ning istäl­let för bara en stängd dörr. Du får arbe­ta kon­cen­tr­erat och kan hål­la en högre kvalitet i det du behöver få gjort, vilket min­skar risken för att du får läg­ga mer tid på att rät­ta till och göra om efteråt.

Vad har du skrivit?

Vad står det på din skylt? Jag vill ha fler exem­pel, så skriv gär­na en kom­men­tar nedan. 

(Anna, som var delt­a­gare på en av mina föreläs­ningar, har ett rätt så radikalt — och roligt — sätt att sig­nalera att hon behöver fokusera.)