STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

19 Oct

Ansträngningslös koll ger färre onödiga avbrott


Datum: 2016-10-19 09:00 Kommentarer: 0 st

När det gäller påminnelser, push-notiser och notifieringar (kärt barn har många namn) förordar jag tumregeln att om påminnelsen gör att vi vill byta aktivitet ska vi behålla den, annars ta bort den. Notifieringar som hjälper oss är alltså de som gör att vi vill släppa det vi håller på med och istället göra något annat. Andra är att betrakta som distraktioner.

Byta aktivitet, men bara ibland
Men, när jag föreläste i Oslo häromdagen var det en av deltagarna som delade med sig av ett knivigt dilemma som tarvar några tankevarv till. Hon frågade:

“Min kollega ansvarar för en uppgift som hon ska göra varje arbetsdag vid en viss tidpunkt. När hon inte är på plats, är det jag som ska göra detta istället. Hon har lagt in en påminnelse som vi bägge delar och som dyker upp varje dag då uppgiften ska göras. Problemet är att de ungefär 50 dagarna hon inte är på plats infaller oregelbundet, så 200 dagar om året är påminnelsen bara en meningslös distraktion, medan den 50 dagar per år är ovärderlig. Hur ska jag göra?”

Situationen är för mig oerhört intressant. Skulle hon behålla påminnelsen, skulle hon vänja sig vid att den inte betyder något de flesta dagar och då är chansen stor att hon ignorerar den också de dagar då hon tagit över ansvaret för uppgiften. Skulle hon däremot ta bort påminnelsen, skulle hon riskera missa att göra uppgiften när hon har ansvaret, för att hon inte hade något som påminde henne om den.

Vad är triggern?
Eftersom påminnelsens värde är villkorad av att något är på ett visst sätt (i detta fallet att kollegan inte är på plats), behöver vi här göra tydligt för oss vad som är själva triggern, det vill säga vilket villkor som behöver vara uppfyllt för att något ska hända. Du som är slängd på programmering ser att detta är en slags underförstådd “if … then”-sats.

Ju mer vi kan automatisera avstämningen av villkoret, desto smidigare får vi det. Även om “automatisera” möjligen kan låta en smula tekniskt, behöver det inte prompt vara det. Som jag ser det är det fråga om att låta något annat göra avstämningen (detta något är då förvisso ofta något tekniskt, till exempel en mjukvara) eller att vi själva gör den samtidigt som vi gör någonting annat, utan extra ansträngning, som med automatik.

En lösning av förmodligen flera
Det vi i stunden kom fram till var den bästa lösningen på deltagarens dilemma var att ta bort påminnelsen och istället lägga till ett moment i hennes morgonrutin med den ungefärliga lydelsen “Om kollegan inte är på kontoret, sätt en påminnelse om att göra [uppgiften] kl 14.”.

Morgonrutinen gör hon ändå och detta extra moment tar nästan ingen extra kraft. Påminnelsen kommer bara att existera när den betyder något för henne, vilket gör att hon tar den på allvar när den kommer.

(Helst skulle jag vilja att kalendern själv kollar om kollegan är på plats och lägger till påminnelsen om det behövs. Kanske skulle det vara möjligt att få till med ett script som tittar efter om kollegan är inloggad eller dylikt. Hm.)

Gör så här
Har du någon liknande situation i din vardag där du bara ska göra något om något visst villkor gäller, gör tydligt för dig vad villkoret är.

Kan du skriva en formel, göra ett makro, ställa in en villkorsstyrd formatering, skapa ett recept i en extern tjänst (som IFTTT eller Zapier) som ger dig en trigger att agera bara i precis rätt läge?

Om inte, kan du baka in att stämma av om villkoret är uppfyllt när du ändå gör något annat, så du inte behöver komma ihåg en ytterligare sak att göra - utöver allt annat du har på ditt bord och din lista?

Mer tid, mer fokus
Om du identifierar under vilka villkor du ska göra saker och mer eller mindre automatiserar avstämningen av dessa villkor, kommer du att utsätta dig för ett uns färre onödiga distraktioner och slippa göra en smula färre oväsentliga aktiviteter. Allt som allt får du mer tid och mer fokus till de uppgifter som verkligen är viktiga - för dig och för den verksamhet du arbetar i.

Hur skulle du ha gjort?
Att använda morgonrutinen som verktyg var den lösning vi valde i Oslo, men kanske har du en smidigare lösning? Hur skulle du ha gjort? Berätta i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.