Ansträngningslös koll ger färre onödiga avbrott | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

19 okt.

Ansträngningslös koll ger färre onödiga avbrott


Datum: 2016-10-19 09:00

När det gäller påmin­nelser, push-notis­er och noti­fieringar (kärt barn har mån­ga namn) föror­dar jag tum­regeln att om påmin­nelsen gör att vi vill byta aktivitet ska vi behål­la den, annars ta bort den. Noti­fieringar som hjälper oss är allt­så de som gör att vi vill släp­pa det vi håller på med och istäl­let göra något annat. Andra är att betrak­ta som distraktioner.

Byta aktivitet, men bara ibland
Men, när jag föreläste i Oslo häromda­gen var det en av delt­a­gar­na som delade med sig av ett knivigt dilem­ma som tar­var några tanke­varv till. Hon frågade:

Min kol­le­ga ans­varar för en uppgift som hon ska göra var­je arbets­dag vid en viss tid­punkt. När hon inte är på plats, är det jag som ska göra det­ta istäl­let. Hon har lagt in en påmin­nelse som vi bägge delar och som dyk­er upp var­je dag då uppgiften ska göras. Prob­lemet är att de unge­fär 50 dagar­na hon inte är på plats infall­er oregel­bun­det, så 200 dagar om året är påmin­nelsen bara en meningslös dis­trak­tion, medan den 50 dagar per år är ovärderlig. Hur ska jag göra?”

Sit­u­a­tio­nen är för mig oer­hört intres­sant. Skulle hon behål­la påmin­nelsen, skulle hon vän­ja sig vid att den inte bety­der något de fles­ta dagar och då är chansen stor att hon ignor­erar den ock­så de dagar då hon tag­it över ans­varet för uppgiften. Skulle hon däre­mot ta bort påmin­nelsen, skulle hon riskera mis­sa att göra uppgiften när hon har ans­varet, för att hon inte hade något som påminde henne om den.

Vad är triggern?
Efter­som påmin­nelsens värde är vil­lko­rad av att något är på ett visst sätt (i det­ta fal­l­et att kol­le­gan inte är på plats), behöver vi här göra tydligt för oss vad som är själ­va trig­gern, det vill säga vilket vil­lkor som behöver vara upp­fyllt för att något ska hän­da. Du som är slängd på pro­gram­mer­ing ser att det­ta är en slags under­förstådd if … then”-sats.

Ju mer vi kan automa­tis­era avstämnin­gen av vil­lko­ret, desto smidi­gare får vi det. Även om automa­tis­era” möjli­gen kan låta en smu­la tekniskt, behöver det inte prompt vara det. Som jag ser det är det frå­ga om att låta något annat göra avstämnin­gen (det­ta något är då förvis­so ofta något tekniskt, till exem­pel en mjuk­vara) eller att vi själ­va gör den sam­tidigt som vi gör någonting annat, utan extra ansträngn­ing, som med automatik.

En lös­ning av för­mod­li­gen flera
Det vi i stun­den kom fram till var den bäs­ta lös­nin­gen på delt­a­garens dilem­ma var att ta bort påmin­nelsen och istäl­let läg­ga till ett moment i hennes mor­gonrutin med den unge­färli­ga lydelsen Om kol­le­gan inte är på kon­toret, sätt en påmin­nelse om att göra [uppgiften] kl 14.”.

Mor­gonruti­nen gör hon ändå och det­ta extra moment tar näs­tan ingen extra kraft. Påmin­nelsen kom­mer bara att exis­tera när den bety­der något för henne, vilket gör att hon tar den på all­var när den kommer.

(Helst skulle jag vil­ja att kalen­dern själv kol­lar om kol­le­gan är på plats och läg­ger till påmin­nelsen om det behövs. Kanske skulle det vara möjligt att få till med ett script som tit­tar efter om kol­le­gan är inlog­gad eller dylikt. Hm.)

Gör så här
Har du någon lik­nande sit­u­a­tion i din vardag där du bara ska göra något om något visst vil­lkor gäller, gör tydligt för dig vad vil­lko­ret är.

Kan du skri­va en formel, göra ett makro, stäl­la in en vil­lko­rsstyrd for­ma­ter­ing, ska­pa ett recept i en extern tjänst (som IFTTT eller Zapi­er) som ger dig en trig­ger att agera bara i pré­cis rätt läge?

Om inte, kan du baka in att stäm­ma av om vil­lko­ret är upp­fyllt när du ändå gör något annat, så du inte behöver kom­ma ihåg en ytterli­gare sak att göra — utöver allt annat du har på ditt bord och din lista?

Mer tid, mer fokus
Om du iden­ti­fier­ar under vil­ka vil­lkor du ska göra sak­er och mer eller min­dre automa­tis­er­ar avstämnin­gen av dessa vil­lkor, kom­mer du att utsät­ta dig för ett uns färre onödi­ga dis­trak­tion­er och slip­pa göra en smu­la färre oväsentli­ga aktiviteter. Allt som allt får du mer tid och mer fokus till de uppgifter som verk­li­gen är vik­ti­ga — för dig och för den verk­samhet du arbe­tar i.

Hur skulle du ha gjort?
Att använ­da mor­gonruti­nen som verk­tyg var den lös­ning vi valde i Oslo, men kanske har du en smidi­gare lös­ning? Hur skulle du ha gjort? Berät­ta i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.