Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Byta aktivitet, men bara ibland

Men, när jag föreläste i Oslo häromda­gen var det en av delt­a­gar­na som delade med sig av ett knivigt dilem­ma som tar­var några tanke­varv till. Hon frågade:

“Min kol­le­ga ans­varar för en uppgift som hon ska göra var­je arbets­dag vid en viss tid­punkt. När hon inte är på plats, är det jag som ska göra det­ta istäl­let. Hon har lagt in en påmin­nelse som vi bägge delar och som dyk­er upp var­je dag då uppgiften ska göras. Prob­lemet är att de unge­fär 50 dagar­na hon inte är på plats infall­er oregel­bun­det, så 200 dagar om året är påmin­nelsen bara en meningslös dis­trak­tion, medan den 50 dagar per år är ovärderlig. Hur ska jag göra?”

Sit­u­a­tio­nen är för mig oer­hört intres­sant. Skulle hon behål­la påmin­nelsen, skulle hon vän­ja sig vid att den inte bety­der något de fles­ta dagar och då är chansen stor att hon ignor­erar den ock­så de dagar då hon tag­it över ans­varet för uppgiften. Skulle hon däre­mot ta bort påmin­nelsen, skulle hon riskera mis­sa att göra uppgiften när hon har ans­varet, för att hon inte hade något som påminde henne om den.

Vad är triggern?

Efter­som påmin­nelsens värde är vil­lko­rad av att något är på ett visst sätt (i det­ta fal­l­et att kol­le­gan inte är på plats), behöver vi här göra tydligt för oss vad som är själ­va trig­gern, det vill säga vilket vil­lkor som behöver vara upp­fyllt för att något ska hän­da. Du som är slängd på pro­gram­mer­ing ser att det­ta är en slags under­förstådd ​“if … then”-sats.

Ju mer vi kan automa­tis­era avstämnin­gen av vil­lko­ret, desto smidi­gare får vi det. Även om ​“automa­tis­era” möjli­gen kan låta en smu­la tekniskt, behöver det inte prompt vara det. Som jag ser det är det frå­ga om att låta något annat göra avstämnin­gen (det­ta något är då förvis­so ofta något tekniskt, till exem­pel en mjuk­vara) eller att vi själ­va gör den sam­tidigt som vi gör någonting annat, utan extra ansträngn­ing, som med automatik.

En lös­ning av för­mod­li­gen flera

Det vi i stun­den kom fram till var den bäs­ta lös­nin­gen på delt­a­garens dilem­ma var att ta bort påmin­nelsen och istäl­let läg­ga till ett moment i hennes mor­gonrutin med den unge­färli­ga lydelsen ​“Om kol­le­gan inte är på kon­toret, sätt en påmin­nelse om att göra [uppgiften] kl 14.”.

Mor­gonruti­nen gör hon ändå och det­ta extra moment tar näs­tan ingen extra kraft. Påmin­nelsen kom­mer bara att exis­tera när den bety­der något för henne, vilket gör att hon tar den på all­var när den kommer.

(Helst skulle jag vil­ja att kalen­dern själv kol­lar om kol­le­gan är på plats och läg­ger till påmin­nelsen om det behövs. Kanske skulle det vara möjligt att få till med ett script som tit­tar efter om kol­le­gan är inlog­gad eller dylikt. Hm.)

Gör så här

Har du någon lik­nande sit­u­a­tion i din vardag där du bara ska göra något om något visst vil­lkor gäller, gör tydligt för dig vad vil­lko­ret är.

Kan du skri­va en formel, göra ett makro, stäl­la in en vil­lko­rsstyrd for­ma­ter­ing, ska­pa ett recept i en extern tjänst (som IFTTT eller Zapi­er) som ger dig en trig­ger att agera bara i pré­cis rätt läge?

Om inte, kan du baka in att stäm­ma av om vil­lko­ret är upp­fyllt när du ändå gör något annat, så du inte behöver kom­ma ihåg en ytterli­gare sak att göra — utöver allt annat du har på ditt bord och din lista?

Mer tid, mer fokus

Om du iden­ti­fier­ar under vil­ka vil­lkor du ska göra sak­er och mer eller min­dre automa­tis­er­ar avstämnin­gen av dessa vil­lkor, kom­mer du att utsät­ta dig för ett uns färre onödi­ga dis­trak­tion­er och slip­pa göra en smu­la färre oväsentli­ga aktiviteter. Allt som allt får du mer tid och mer fokus till de uppgifter som verk­li­gen är vik­ti­ga — för dig och för den verk­samhet du arbe­tar i.

Hur skulle du ha gjort?

Att använ­da mor­gonruti­nen som verk­tyg var den lös­ning vi valde i Oslo, men kanske har du en smidi­gare lös­ning? Hur skulle du ha gjort? Berät­ta!

(Men, vil­ka påmin­nelser behöver du?)