Strukturbloggen

När snoozade du en påmin­nelse senast? Var det i morse eller rent av allde­les nyss? Eller, använ­der du dig inte alls av påminnelsefunktionen?

En kund frå­gade mig häromda­gen hur man slip­per påmin­nelserutan som kom­mer upp när han star­tar Out­look. Det fick mig att reflektera.

För, jag förstår verk­li­gen att han vill bli av med den, efter­som han inte vill bli påmind när den visas. Ändå är det vi själ­va som bett om att bli påmin­da — allt­så när vi sat­te påminnelsen.

Just in time?
Hur mån­ga av all världens dator- och tele­fon-påmin­nelser kom­mer egentli­gen pré­cis när vi vill ha dem? En del gör det, men om jag ska dra en slut­sats av vad jag ser hos mina adepter, gör mer­parten det inte. Därav det­ta snoozande, då vi inte ville bli påmin­da just nu.

Påmin­nelser och notis­er och annat ​”pling” som kom­mer när vi inte vill, är rena dis­trak­tion­er. De stör oss i det vi gör och vi tap­par tråden.

Några rik­tigt värdefulla
Men, påmin­nelser av oli­ka slag är inte i sig något ont. De kan, rätt använ­da, vara vår räd­dare i nöden.

Det är när de tjä­nar som trig­gers och får oss att direkt byta uppgift som de hjälper oss som mest. De påmin­nelser vi verk­li­gen har nyt­ta av och som vi gör helt rätt i att använ­da påmin­nelse­funk­tio­nen till är till exem­pel av typerna:

• ”Res dig och gå nu, för annars hin­ner du inte.”
• ”Om 30 minut­er har du ett vik­tigt möte, så det är dags att bör­ja för­bere­da det nu.”
• ”Du har lovat att ringa kun­den pré­cis nu.”
• ”Nu kom det bråd­skande mailet du vän­tat på, så nu kan du kom­ma vidare.”
• ”Nu är du rent geografiskt i närheten av det där stäl­let där du ska pas­sa på att göra något/​köpa något när du är i krokarna.”
• och, naturligtvis: ​”Vak­na! Det är dags att gå upp.”

Några du kan slippa
Däre­mot, istäl­let för att ha påmin­nelser som säger ​”idag har de här att göra-uppgifter­na dead­line”, öva på att bör­ja var­je dag med att tit­ta igenom din att göra-lista på eget ini­tia­tiv när det pas­sar dig just den här morgonen.

Istäl­let för att påmin­nelser om att [pling!] ​”idag var det en vec­ka sedan du mailade N och du har fort­farande inte fått svar”, ta för vana att snabbt skum­ma igenom vän­tar på-lis­tan, på ditt eget ini­tia­tiv pré­cis det pas­sar dig just idag.

Gör dig av med alla ​”pling” du inte behöver. Du har nog av påmin­nelser och noti­fieringar i vardagen.

Gör så här
Den här veck­an, när du blir påmind genom ett pling eller en uppop­pande ruta, tänk efter om du verk­li­gen vill ha den där påminnelsen.

Kom den i pré­cis rätt tid?

• Ja? Grat­tis!
• Nej? Ska du verk­li­gen ha den kvar? Ta bort den om du frestas att snooza. Hur stor är chansen att den pop­par upp i pré­cis rätt tid näs­ta gång — efter snoozandet?

Skönt att slip­pa avbrotten
Om du från och med idag omvärder­ar dina påmin­nelser, får du allt färre av den varan och du snoozar allt­mer säl­lan. Mer än tidi­gare är det du som bestäm­mer när du tit­tar i att göra-lis­tan och när du kol­lar mail.

De påmin­nelser du behåller har du kvar av en god anled­ning och du njuter av hur de hjälper dig slip­pa hål­la koll på sånt du inte får missa.

Du får färre pling, färre avbrott, färre dis­trak­tion­er och mer fokus i din arbetsvardag. Skönt, så.

Vad vill du bli påmind om?
Glömde jag någon värde­full sorts påmin­nelse tidi­gare? Skriv gär­na en kom­men­tar och påminn mig!