Strukturbloggen

Att sät­ta för­fal­lo­da­tum på alla att göra- uppgifter i vår lista är en struk­tur­fäl­la som är lätt att fal­la i. Jag rek­om­mender­ar var och en att bara sät­ta datum på uppgiften om den har ett skarpt förfallodatum.

Sätt inte datum om det bara rep­re­sen­ter­ar en ambi­tion (eller rent av en förhopp­n­ing) att vi ska arbe­ta med och slut­föra uppgiften den där dagen. 

Risken är att vi gis­sar fel och då blir uppgiften ​“röd” och till synes förse­nad och är inte län­gre behaglig att se i lis­tan. Innan vi kom­mer till dagen ifrå­ga, kan det dyka upp nya uppgifter som har skarpt för­fal­lo­da­tum på just den dagen och då hin­ner vi inte det vi hop­pats och åter blir uppgiften ​“förse­nad”.

Klart om ett slag
​“Men,”, sade en av delt­a­gar­na på en av mina föreläs­ningar nyli­gen, ​“jag har inga att göra- uppgifter som inte har ett för­fal­lo­da­tum. Allt ska göras och avbockas förr eller senare.”.

Det är i och för sig sant, men det är inte för alla uppgifter den där dagen då den ska vara klar fram­står så skarp och speci­fik som en strikt för­fal­lodag. Ofta har vi en aning om att uppgiften ska vara klar ​“innan årsskiftet” eller ​“under novem­ber”. Skulle vi då höf­ta till med ett speci­fikt datum bara för att vi har en ruta för det, är risken att vi höf­tar några dagar snett (för uppgiften behövde bara vara klar unge­fär då) och anti­n­gen får vi läg­ga tid på att ändra datum eller fram­l­e­va våra arbets­da­gar använ­dande en lista som lyser strängt mer röd än den skulle behöva.

Istäl­let klartext
Bät­tre är då att istäl­let skri­va den unge­färli­ga tid­san­givelsen i uppgiftens benämn­ing, såsom ​“Innan årsskiftet, återkop­pla till San­dra.” eller ​“Under novem­ber, skic­ka inbju­dan till Jörgen.”

Den rät­ta dagen uppen­barar sig
Tar vi för vana att tit­ta igenom att göra-lis­tans alla uppgifter någon gång i veck­an, kom­mer tids nog en lämplig (och för oss skarp) för­fal­lodag bli uppen­bar. Då, och först då, sät­ter vi det skarpa för­fal­lo­da­tumet, för då är ock­så chansen större att vi pri­or­it­er­ar uppgiften den dagen och vårt beslut om när den ska vara klar står fast.

Gör så här
Vill du ha en att göra-lista med färre onödigt röda uppgifter, gör så här:

1. Gå igenom din lista och leta efter uppgifter där för­fal­lo­da­tumet är mer en förhopp­n­ing än en strikt deadline.


2. Ta på dessa uppgifter bort datumet och skriv istäl­let den unge­färli­ga tid­san­givelsen i benämningen.


3. När du i veck­an går igenom alla uppgifter, sätt det strik­ta för­fal­lo­da­tumet som nu är uppen­bart på bara just de dif­fust tidssat­ta uppgifter­na vars reel­la dead­line bliv­it tydlig.

Min­dre trött av allt rött
Om du bara sät­ter för­fal­lo­da­tum när det finns ett strikt sådant, kom­mer du att ha färre röda och till synes förse­nade uppgifter. De är skö­na att slip­pa! Din lista blir mer lät­tar­be­tad och chansen är att du fort­sät­ter att arbe­ta med den (och har nyt­ta av den) län­gre än annars.

Hur gör du?
Sät­ter du tid­san­givelser på dina att göra-uppgifter på ett annat sätt än jag här har beskriv­it? Har du goda idéer inom det­ta struk­tur-område får du mer än gär­na dela med dig i en kommentar.