Strukturbloggen

Mån­ga jag möter under mina föreläs­ningar och som skriv­er till mig uttryck­er att de kän­ner sig stres­sade av all epost.

I en allde­les färsk studie under­sök­te forskare från Uni­ver­si­ty of Cal­i­for­nia, Microsoft och MIT hur vårt sätt att hantera den inkom­mande eposten påverkar dels vår stress­nivå, dels hur pro­duk­ti­va vi upplever att vi är.
Enligt uppgift är det­ta den förs­ta epost­stu­di­en som såväl mätt test­per­son­er­nas kropp­sli­ga stress­nivå och hur de använt datorn som låtit dem rap­portera hur effek­ti­va de upplevt sig vara under dagen.

Bestäm själv när
I stu­di­en fann forskar­na att de av oss som får myck­et epost blir min­dre stres­sade om vi läs­er (och hanter­ar) vår epost ​“i sjok” (“batchar”) då och då under dagen istäl­let för i ett ständigt flöde under hela arbets­da­gen. Likaså är det väl­görande för både stress­nivån och den upplev­da effek­tiviteten om vi själ­va bestäm­mer när vi tit­tar efter ny epost, jäm­fört med om vi låter epost­pro­gram­met bestäm­ma när vi hanter­ar epost (genom ​“pling”, noti­fieringar och skrivbordsaviseringar).

Så, om du idag läs­er epost så fort det kom­mer något och du ännu inte stängt av noti­fieringar och skrivbor­d­savis­eringar, är det ett utmärkt tillfälle att finsli­pa ditt epo­stande pré­cis just nu.

Gör så här

1. Stäng av noti­fierin­gen och andra sig­naler om att du fått ny epost, så att det är **du** som bestäm­mer när du tit­tar efter ny epost — inte epostprogrammet.


2. Välj ett inter­vall som du tror att det är lagom för dig att tit­ta efter epost. För en del pas­sar det bra med en gång i tim­men, för andra gle­sare och andra oftare.


3. När du tar hand om nyinkom­men epost,
   • Släng det som är skräp.
   • Svara direkt på dem som går fort att svara på, på en min­ut eller två.
   • För de som du behöver läg­ga mer tid på, ska­pa att göra-uppgifter som rep­re­sen­ter­ar det de innebär att du ska göra (som du inte gör direkt).


4. Ta hand om så mån­ga du hin­ner under den tid du har avsatt — helst alla som kom­mit, såklart.

Min­dre stres­sad, mer effektiv
Att döma av vad forskar­na fann i stu­di­en jag näm­nde blir du min­dre stres­sad om du hanter­ar epost i sjok när du själv bestämt. Du får mer obruten tid att göra annat än läsa (och svara på) epost och om du lik­nar test­per­son­er­na i stu­di­en, upplever du att du är mer effek­tiv än om du läs­er epost ideligen.

Hur gör du?
Med vilket inter­vall pas­sar det dig att läsa epost? Det skif­tar mel­lan oli­ka per­son­er, har jag märkt, och det vore intres­sant att höra vad som funger­ar för dig. Skriv en kom­men­tar och berätta.