Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Häck, väck, men vad?

Det mest lät­till­gäng­li­ga är troli­gen att göra dig av med uppgifter, så att du får färre sak­er att göra och tiden räck­er mer till. Det tiden ska räc­ka till är i förs­ta hand de vik­ti­ga uppgifter­na, som är de som bidrar till de mål du har att nå.
För, mål har du giss­ningsvis satt på det som är angeläget för att verk­samheten ska bli så som ni vill (hur ska vi annars veta om vi lyckas eller inte — om vi inte sät­ter mål?).

Allt annat än trösklöst

Att få en rim­lig och håll­bar arbets­be­last­ning är något av det jag hjälper män­niskor med. Då brukar min klient och jag använ­da ren­odlingsverk­tyget jag bland annat skriv­er om i struk­tur­bo­ken. Det guidar oss fram till de uppgifter som säk­ert inte bidrar till målen, men som vi hit­tills ändå gjort om dagar­na och där­för är det dem vi ska göra oss av med först (genom att slu­ta göra direkt, out­sour­ca externt eller delegera internt).

Men, här går en del i fäl­lan. Gör det inte du. Vad gör de för mis­stag? Jo, när de går igenom vad de gör om dagar­na för att skil­ja agnar­na (det som säk­ert inte bidrar till målen) från vetet (det som defin­i­tivt bidrar) beskriv­er de vad de gör i väldigt svepande ter­mer. De tänker till exempel :

“Per­son­al­frå­gor — det bidrar defin­i­tivt, för utan per­son­al är vi ju ingent­ing. Försäljn­ing — det bidrar såk­lart. Och, admin­is­tra­tion, det är ett måste som helt enkelt hör till. Nej, det finns ingent­ing jag kan min­s­ka på.
Det är hopplöst.”

Lös­nin­gen lig­ger i detaljerna

Var istäl­let mer speci­fik och petig, rent av petimetrig, när du väl­jer bort uppgifter. Det som tar tid om dagar­na är konkre­ta verb. Du ringer, mailar, skriv­er, skissar, letar, sam­mankallar, sam­manställer, rap­porter­ar, attesterar.

Inom ​“försäljn­ing”, ​“admin­is­tra­tion” och ​“per­son­al­frå­gor” döljs en mängd detaljuppgifter uttryck­ta som konkre­ta verb. Det är inte säk­ert att alla uppgifter du gör inom ​“per­son­al­frå­gor” bidrar till målen. De som inte gör det är de du ska söka göra dig av med i förs­ta hand.

Gör så här

Om du nu har för myck­et att göra och du vill få en rim­li­gare arbets­be­last­ning, gör något av två sak­er idag:

• fun­dera en stund på vad du har att göra i veck­an som inte bidrar till de mål du har att upp­nå just nu, eller,
• log­ga under veck­an allt du gör så detal­jer­at du kan och tit­ta på fredag igenom lis­tan efter uppgifter du gjort som inte bidragit

De uppgifter du hit­tar, försök göra dig av med åtmin­stone någon genom att helt slu­ta göra den, anli­ta någon externt som gör den eller delegera den till någon annan internt.

Kan du inte bli helt av med den i ett nafs, ta i alla fall det förs­ta steget, som till exem­pel kan vara att upp­märk­sam­ma din chef på att du fått sak­er att göra som tar tid ifrån det du egentli­gen bör arbe­ta med så att ni lättare når verksamhetsmålen.

Mer effekt direkt

Om du är speci­fik och detal­jer­ad när du letar uppgifter att göra dig av med, kom­mer du att lättare hit­ta vad du sök­er. Du får snab­bare effekt av din opti­mer­ingsin­sats och slip­per den tun­ga känslan av van­makt inför en allde­les för slit­sam situation.

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta knep för att få tiden att räc­ka till när tim­mar­na try­ter? Dela gär­na med dig av tankar och tips i ett mejl till mig!

(Vet du, jag har fak­tiskt skriv­it en hel bok om att pri­or­it­era, när jag tänker på det.)