Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Går det lätt att säga mer nej?

Så du bestäm­mer dig för att bli bät­tre på att säga nej. Det går ​”sådär”. Det är svårt. När du får inbju­dan är det så lätt att tac­ka ja. Har du inget annat inbokat den tiden, var­för skulle du tac­ka nej? Och full blir kalendern.

Du behöver göra något mer konkret.

Gör så här

Min­s­ka antalet möten i tre steg och få istäl­let tid till det du inte hinner.

1. Först, tydlig­gör vad som är kän­neteck­nen för möten som du med självk­larhet ska tac­ka ja till. Vad ska de hand­la om? Vilket av dina ans­var­som­rå­den rör de? Vad karak­täris­eras de av? Vil­ka kri­terier ska vara upp­fyll­da för att du ska tac­ka ja? För att kun­na säga nej till andra mötesin­bjud­ningar behöver du ha klart för dig var­för du abso­lut ska säga ja till de här. För, det är de andra möte­na du ska få färre av.
2. När du får en inbju­dan till ett möte som du anar är ett av dem du ska få färre av, frå­ga den som bjöd in dig ​”vad förvän­tar du dig av min med­verkan?”. Om du vill kan du mju­ka till det genom att tac­ka för att per­so­n­en tänk­te på dig, för­ty­dli­ga med att du såk­lart vill göra ett bra jobb under mötet, så vad vill den som bju­dit in att du bidrar med?
3. Försök nu att hit­ta ett sätt att till­go­dose det behovet per­so­n­en gav uttryck för utan att du är med på mötet.
   • kan du dela med dig av den kun­skap de ville ha med dig för redan innan mötet?
   • kan du få ett till­räck­ligt bra under­lag för att fat­ta beslut efteråt utan att behö­va delta i själ­va mötet där under­laget togs fram?
   • kan de läg­ga din punkt först så att du kan läm­na sedan?
   • räck­er det att du är stand­by och nåbar om de skulle behö­va frå­ga dig något, utan att du måste vara med i hela mötet?
   • kan du anslu­ta till fikat efteråt så att gäster­na får träf­fa ock­så dig, om än inte hela tiden?
     På så sätt kan de i mötet ändå få vad de behöver, vilket gör det lättare för dig att avbö­ja medverkan.

Effek­ti­vare för verksamheten

Om du tar till ett mer sys­tem­a­tiskt sätt att få färre möten kom­mer du att lyckas bät­tre än om du försök­er öva upp din för­må­ga att säga nej i störs­ta allmän­het. Om du sök­er till­go­dose anled­nin­gen till att du bjöds in utan att du behöver läg­ga tid på att vara med gyn­nar det verk­samheten. För mötet kan hål­las med bibehål­let resul­tat sam­tidigt som du kan ägna din tid åt fler vik­ti­ga uppgifter. Är inte det ett mer effek­tivt nyt­t­jande av tiden, så säg?

Hur gör du?

Har du ett annat sätt att få färre möten än det här? Berät­ta om det för mig, jag vill höra!

(Känns ibland dina möten inef­fek­ti­va? Kika in hur du kan få mer gjort på möten med ​“agen­da-meto­den”!)