Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Hur ska man tänka?

Det gäller ock­så mejlen. En läsare frå­gade mig hur man ska gå tillvä­ga för att byg­ga en mapp­struk­tur i mejlen när man har chansen att göra det från bör­jan. Jag har tit­tat in i mängder av mina klien­ters mejl­boxar under alla dessa år som struk­tör, så låt mig här dela med mig av några goda råd, baser­ade på vad jag sett.

Mapp­struk­turen kan stäl­la till det

När jag hör ​”byg­ga en mapp­struk­tur i mejlen” drar jag öro­nen åt mig, efter­som för mån­ga jag hjälpt är just mapp­struk­turen en avsevärd del av prob­lemet. Oly­ck­ligt ofta är den lång, detal­jer­ad och har flera nivåer. Det gör den snårig att hit­ta i och krång­lig att hantera.

När map­par­na är så mån­ga tar det onödigt myck­et tid att leta upp den mapp som mejlet man vill spara ska läg­gas i. Det krävs bläd­dring och klick­n­ing i överkant.

En del lös­er det genom att ska­pa regler som automa­tiskt läg­ger mejlet i rätt mapp så fort som det har kom­mit, men mån­ga vit­tnar om att de glömt att läsa mejl som stu­vats undan långt ner i mapp­struk­turen under inten­si­va peri­oder (för de har inte tag­it för vana att läsa via sökmap­pen (ock­så kallad ​”smar­ta brevlå­dan” för den som använ­der Mail för MacOS) istäl­let för direkt i inkorgen.

När rätt mapp är två mappar

När map­par­na är mån­ga för att de är snävt definier­ade är risken större att ett mejl hör hem­ma i två map­par, för avsän­daren har skriv­it om flera sak­er i sam­ma mejl. Efter­som det inte går att dela mejlet eller läg­ga gen­vä­gar från ett mejl i en mapp till en annan ham­nar mejlet i lim­bo, vilket ofta är att det lig­ger kvar i inkorgen.

Kort sagt, var för­sik­tig med att byg­ga en mapp­struk­tur i mejlen.

Gör så här

Om du får den gyl­lene chansen att mötas av ett tomt mejlkon­to på din förs­ta arbets­dag i det nya job­bet och du frå­gar dig hur din mejlmapp­struk­tur ska se ut,

1. Fun­dera ett varv extra på om du alls ska ha några under­map­par i mejlen. Du behöver spara mejlen någon annanstans än direkt i inko­r­gen, så du kan anti­n­gen använ­da arkiv­funk­tio­nen eller själv ska­pa en ​”Sparat”-mapp. Mån­ga klarar sig bra med att söka — jag är en av dem.
2. Om du tänker att du ändå vill sam­la alla mejl för ett visst pro­jekt, från en viss per­son eller lik­nande, grun­na ett ögonblick på om sökmap­par skulle kun­na fyl­la behovet istäl­let. Då sparar du alla mejl på sam­ma ställe, men via sökmap­par­na får du se de mejl som fyller de kri­terier du definier­at. Jag har till exem­pel oli­ka sökmap­par för alla dig­i­ta­la kvit­ton från oli­ka webbtjän­ster jag använ­der. Då går de snabbt att hit­ta om jag behöver när jag ska redovisa dem.
3. Det finns såk­lart sit­u­a­tion­er när du gör helt rätt i att ska­pa ​”rik­ti­ga” map­par i mejlen. Då, håll dem få och väldefinier­ade så att det är självk­lart vad som ska lig­ga där. Ha ock­så få nivåer i mapp­struk­turen så att du inte behöver klic­ka och öpp­na och stän­ga så mycket.

Min­dre tid går åt till mejlen

Om du är restrik­tiv med att byg­ga en mapp­struk­tur i mejlen kom­mer din hanter­ing av var­je mejl du får att bli enklare och gå fort­are. Med tanke på hur mån­ga mejl du får har du här myck­et värde­full tid att spara (eller spilla). Blir du flink på att söka efter mejlen du behöver kom­mer du att hit­ta dem fort­are än om du klickar fram dem i en mapp­struk­tur. Det finns fak­tiskt forskn­ing som pekar på det!

Hur gör du?

Hur tänker du när det gäller din mapp­struk­tur i mejlen? Skriv till mig och berät­ta. Jag är nyfiken!

(Vill du ock­så ha tips på smartare hanter­ing av inkom­mande mail? Läs gär­na mitt inlägg om god struk­tur för att ta emot mejl!)