Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Hur kan du läg­ga upp det?

Men, det blir en hel del mejl om dagar­na och veck­o­r­na, så hur ska du hål­la koll på vil­ka mejl du ännu inte fått svar på? Här är tre idéer på sätt jag har stött på:

1. Du sät­ter en röd uppföljn­ings­flag­ga på mejlet du skick­at i Out­look. I sam­band med att du sät­ter flag­gan kan du ock­så ange när du ska föl­ja upp att du fått svar. Du kan väl­ja den­na vec­ka, näs­ta vec­ka eller ett speci­fikt datum. I sökmap­pen ​”För uppföljn­ing” ser du sedan alla mejl du flag­gat för uppföljn­ing som du ännu inte fått svar på.
    
2. Du vill inte använ­da flag­gan, efter­som du använ­der flag­g­funk­tio­nen för att automa­tiskt ska­pa att göra-uppgifter i Microsoft To-Do av mejl som innebär att du ska göra något du inte gör direkt. Istäl­let läg­ger du mejlen du vill hål­la koll på i en särskild mapp som du tit­tar igenom var­je dag eller någon gång i veck­an, varefter du föl­jer upp dem du skulle velat ha fått svar på vid det här laget. (Under en peri­od lät jag en mejl­regel fly­t­ta alla mejl jag skick­ade som innehöll ett frågeteck­en till en särskild uppföljn­ingsmapp. Frå­gade jag något, ville jag ha svar, tänk­te jag.)
    
3. Du ska­par en att göra-uppgift baser­ad på mejlet som innebär att du, om du inte ännu fått svar, ska kon­tak­ta mot­ta­garen igen. Det är så jag gör, för på så vis kan jag i att göra-lis­tan få en hel­hets­bild av allt som ska göras i ett pro­jekt — dels sådant jag ska göra, dels sådant jag vän­tar på från andra (till exem­pel svar på mejl jag skick­at). Att göra-uppgiften kan du sät­ta för­fal­lo­da­tum på, så att du i pré­cis rätt läge blir varse att du bor­de ha fått det svar du vän­tar på.

Gör så här

Har du ännu inte gjort det, bestäm dig för ett sätt att lätt hål­la koll på att du får svar på de vik­ti­ga mejl du skick­at. Det kan vara något av de sätt jag föres­lag­it här eller ett helt annat.

Tes­ta det nya sät­tet ett par veck­or och utvärdera sedan. Du kan frå­ga dig:

• Gjorde det här att du lättare kan hål­la koll på att du får svar än förut?
• Är sät­tet enkelt nog att använ­da, så att det inte tar onödigt med tid från dina vik­ti­gaste uppgifter?
• Om du skulle för­bät­tra sät­tet ett snäpp, vad skulle du ändra på då?

Mer koll med min­dre ansträngning

Om du har ett sätt att hål­la koll på att du får svar på de vik­ti­gaste mejlen slip­per du ha i bakhu­vudet fun­deringar på om du fått svar eller inte. Även om du skickar mängder av mejl kan du lita på att du har koll — utan särskilt myck­et ansträngn­ing. Är det inte mod­ellen, så säg?

Hur gör du?

Har du något helt annat sätt att hål­la koll på att du får svar på mejl du skick­at? Skriv gär­na och berät­ta!

(Får du mån­ga mejl i inko­r­gen att hantera var­je dag? Regler och fil­ter gör mail­bör­dan lättare!)