Strukturbloggen

Prak­tiskt taget alla jag möter får myck­et mail. Men, när jag under en föreläs­ning frå­gar ​“Hur mån­ga mail får ni i snitt var­je dag?” skil­jer sig svaren väldigt åt. Det brukar vara ett spann på från 20 om dagen till dry­ga 100, med en medi­an kring 60 sty­ck­en. Ändå upplever vi alla att det är ​“myck­et”.

Så kan det vara och det avgörande är väl ändå inte hur mån­ga mail det rör sig om rent fak­tiskt, utan hur vi upplever mängden?

Teorin är en sak, verk­ligheten en annan

I sam­band med att vi talar om mail brukar jag ock­så slå ett slag för att ha tom inko­rg då och då (eller, ​“zero inbox”, som en del kallar det). Med färre mail i inko­r­gen får vi färre syn­in­tryck-stim­uli för hjär­nan att proces­sa, vilket sparar ener­gi och vi blir min­dre tröt­ta. Och, så är det så skönt att få tomt ibland; att kän­na att vi på åtmin­stone något område är ikapp.

Men för de som får över 100 mail om dagen (och som har annat att göra än att hantera mail), förstår jag att den tom­ma inko­r­gen känns som en utopi. Jag kan lätt leva mig in i hur tröstlöst det skulle kän­nas om det rin­ner in nya mail hela tiden.

Låt oss tit­ta på hur det skulle vara möjligt att få tomt då och då, även om ström­men är så strid.

Hur gör man?

Grund­principen för att kun­na få tom mail­box är att:

• Vi slänger de mail vi inte behöver alls


• Vi direkt svarar på (eller gör det som ska göras av) de mail som tar min­dre än två minut­er att svara på


• Vi ska­par att göra-uppgifter (snarare än mark­er­ar mailet som oläst, röd­flag­gar det eller stjärn­mark­er­ar) av de mail som innebär att vi ska göra något som tar län­gre tid och som vi inte kan göra nu direkt


• Vi läg­ger till den sto­ra uppgiften (eller pro­jek­tet) på vår över­sikt över sto­ra uppgifter om mailet innebär starten av en sådan


• Vi sparar de mail vi behöver ha kvar någ­o­nan­nanstans än direkt i inko­r­gen där de nya mailen kom­mer in

Gör vi så går det, men knap­past annars.

Så här kan du göra

Om du har en överväldigande strid ström mail var­je dag och vill få tomt då och då, gör så här.

1. Avprenu­mer­era alla nyhets­mail du inte läs­er och egentli­gen inte vill få.


2. De oombed­da nyhets- och reklam­mail du får för att din mailadress ham­nat på någon lista, fil­tr­era bort dem med automatik genom att ska­pa en regel som skickar mail med tex­ten ​“Unsub­scribe” eller ​“Avan­mäl” (ev i kom­bi­na­tion med något annat nyck­elord för säk­er­hets skull) direkt till pap­per­sko­r­gen. Glöm inte läg­ga in undan­tag för de nyhets­mail du vill få, så de inte försvin­ner också.


3. Ska­pa regler som skickar så mån­ga sorters mail du kan kom­ma på som du behöver ha kvar, men som du inte måste hantera manuellt, in i någon under­mapp. Det kan vara automat­gener­erade mail från något sys­tem eller cc:ade mail i ett visst projekt.


4. Kom överens med dina kol­le­gor att ni sinsemel­lan inte behöver skic­ka ​“Tack ska du ha!”-mail när ni mot­tag­it ett doku­ment el dyl. Kom­pensera genom att vara extra hjärtli­ga när ni ses eller talar per tele­fon. Det är klart att det är trevligt att vara hövlig och upp­skat­tande, men får vi för myck­et mail är det­ta en sorts mail som vi skulle kun­na få färre av.


5. Resterande mail behöver du hantera vart och ett, d v s göra en manuell bedömn­ing av vad de innebär för dig. Rannsa­ka där­för dina strukturverktyg:
   • Går det till­räck­ligt snabbt och lätt att ska­pa en att göra-uppgift av ett mail? Om inte, ta reda på vad det finns för dig­i­ta­la möj­ligheter (eller frå­ga mig).
   
   
   • Är det självk­lart för dig hur du gör för att läg­ga till ett nytt pro­jekt på din över­sikt över dina sto­ra uppgifter och var du gör det?
   
   
   • Vet du utan att tve­ka var du läg­ger mail du inte vet när du behöver, men som du vill ha kvar? Kan du ren­od­la, så valet blir mer uppenbart?


6. Får du ändå fler mail än du hin­ner hantera, efter­som du har myck­et därutöver att göra dessu­tom? Du behöver ren­od­la bland dina uppgifter, så du får rim­ligt att göra. Ta avstamp i dina mål och använd till exem­pel ren­odlingsverk­tyget du finner i min bok.

Då och då är bät­tre än aldrig

Om du tar ett grepp om ditt mail­in­flöde på det­ta sätt, ska du se att du lättare kom­mer att få tom inko­rg då och då, frå­gan är bara hur ofta. Själv klarar jag inte att få det var­je dag, utan snarare var­je vec­ka. Skulle du lyckas med en gång i månaden eller en gång per halvår, skänker det dig ändå en skönare känsla än om du skulle behö­va vän­ta till dess du byter mailadress näs­ta gång. Tro mig, det är värt besväret.

Hur gör du?

Hur gör du för att min­imera ditt mail­in­flöde? Dela med dig av ditt bäs­ta tips till mig!

(Tid­nin­gen Kol­le­ga inter­vjuade mig härom­sis­tens om tio tips för ord­ning i inko­r­gen, om du vill få fler idéer på det området.)