Tom inkorg - är det inte en utopi? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

22 feb.

Tom inkorg - är det inte en utopi?


Datum: 2022-02-22 14:45
Laptop med blank, vit skärm, på vitt bord

Prak­tiskt taget alla jag möter får myck­et mail. Men, när jag under en föreläs­ning frå­gar Hur mån­ga mail får ni i snitt var­je dag?” skil­jer sig svaren väldigt åt. Det brukar vara ett spann på från 20 om dagen till dry­ga 100, med en medi­an kring 60 sty­ck­en. Ändå upplever vi alla att det är myck­et”.

Så kan det vara och det avgörande är väl ändå inte hur mån­ga mail det rör sig om rent fak­tiskt, utan hur vi upplever mängden?

Teorin är en sak, verk­ligheten en annan

I sam­band med att vi talar om mail brukar jag ock­så slå ett slag för att ha tom inko­rg då och då (eller, zero inbox”, som en del kallar det). Med färre mail i inko­r­gen får vi färre syn­in­tryck-stim­uli för hjär­nan att proces­sa, vilket sparar ener­gi och vi blir min­dre tröt­ta. Och, så är det så skönt att få tomt ibland; att kän­na att vi på åtmin­stone något område är ikapp.

Men för de som får över 100 mail om dagen (och som har annat att göra än att hantera mail), förstår jag att den tom­ma inko­r­gen känns som en utopi. Jag kan lätt leva mig in i hur tröstlöst det skulle kän­nas om det rin­ner in nya mail hela tiden.

Låt oss tit­ta på hur det skulle vara möjligt att få tomt då och då, även om ström­men är så strid.

Hur gör man?

Grund­principen för att kun­na få tom mail­box är att:

  • Vi slänger de mail vi inte behöver alls

  • Vi direkt svarar på (eller gör det som ska göras av) de mail som tar min­dre än två minut­er att svara på

  • Vi ska­par att göra-uppgifter (snarare än mark­er­ar mailet som oläst, röd­flag­gar det eller stjärn­mark­er­ar) av de mail som innebär att vi ska göra något som tar län­gre tid och som vi inte kan göra nu direkt

  • Vi läg­ger till den sto­ra uppgiften (eller pro­jek­tet) på vår över­sikt över sto­ra uppgifter om mailet innebär starten av en sådan

  • Vi sparar de mail vi behöver ha kvar någ­o­nan­nanstans än direkt i inko­r­gen där de nya mailen kom­mer in

Gör vi så går det, men knap­past annars.

Så här kan du göra

Om du har en överväldigande strid ström mail var­je dag och vill få tomt då och då, gör så här.

  1. Avprenu­mer­era alla nyhets­mail du inte läs­er och egentli­gen inte vill få.

  2. De oombed­da nyhets- och reklam­mail du får för att din mailadress ham­nat på någon lista, fil­tr­era bort dem med automatik genom att ska­pa en regel som skickar mail med tex­ten Unsub­scribe” eller Avan­mäl” (ev i kom­bi­na­tion med något annat nyck­elord för säk­er­hets skull) direkt till pap­per­sko­r­gen. Glöm inte läg­ga in undan­tag för de nyhets­mail du vill få, så de inte försvin­ner också.

  3. Ska­pa regler som skickar så mån­ga sorters mail du kan kom­ma på som du behöver ha kvar, men som du inte måste hantera manuellt, in i någon under­mapp. Det kan vara automat­gener­erade mail från något sys­tem eller cc:ade mail i ett visst projekt.

  4. Kom överens med dina kol­le­gor att ni sinsemel­lan inte behöver skic­ka Tack ska du ha!”-mail när ni mot­tag­it ett doku­ment el dyl. Kom­pensera genom att vara extra hjärtli­ga när ni ses eller talar per tele­fon. Det är klart att det är trevligt att vara hövlig och upp­skat­tande, men får vi för myck­et mail är det­ta en sorts mail som vi skulle kun­na få färre av.

  5. Resterande mail behöver du hantera vart och ett, d v s göra en manuell bedömn­ing av vad de innebär för dig. Rannsa­ka där­för dina strukturverktyg:
    • Går det till­räck­ligt snabbt och lätt att ska­pa en att göra-uppgift av ett mail? Om inte, ta reda på vad det finns för dig­i­ta­la möj­ligheter (eller frå­ga mig).

    • Är det självk­lart för dig hur du gör för att läg­ga till ett nytt pro­jekt på din över­sikt över dina sto­ra uppgifter och var du gör det?

    • Vet du utan att tve­ka var du läg­ger mail du inte vet när du behöver, men som du vill ha kvar? Kan du ren­od­la, så valet blir mer uppenbart?

  6. Får du ändå fler mail än du hin­ner hantera, efter­som du har myck­et därutöver att göra dessu­tom? Du behöver ren­od­la bland dina uppgifter, så du får rim­ligt att göra. Ta avstamp i dina mål och använd till exem­pel ren­odlingsverk­tyget du finner i min bok.

Då och då är bät­tre än aldrig

Om du tar ett grepp om ditt mail­in­flöde på det­ta sätt, ska du se att du lättare kom­mer att få tom inko­rg då och då, frå­gan är bara hur ofta. Själv klarar jag inte att få det var­je dag, utan snarare var­je vec­ka. Skulle du lyckas med en gång i månaden eller en gång per halvår, skänker det dig ändå en skönare känsla än om du skulle behö­va vän­ta till dess du byter mailadress näs­ta gång. Tro mig, det är värt besväret.

Hur gör du?

Hur gör du för att min­imera ditt mail­in­flöde? Dela med dig av ditt bäs­ta tips till mig!

(Tid­nin­gen Kol­le­ga inter­vjuade mig härom­sis­tens om tio tips för ord­ning i inko­r­gen, om du vill få fler idéer på det området.)


För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.