Strukturbloggen

For you who prefer listening to reading, this post is also available as an episode of the ""Done!"" podcast:

Bråt­tom eller vik­tigt eller båda

Ett pop­ulärt sätt att ta sig an pri­or­i­ter­ing­sprob­lemet är att bedö­ma om en
viss uppgift är bråt­tom eller inte respek­tive vik­tig eller inte och att plac­era in
den på rätt plats i en mod­ell — ibland i en fyr­fält­ma­tris. Jag gillar mod­ellen, för den är till­räck­ligt enkel för att ha i bakhu­vudet och till­räck­ligt sin­nrik för att täc­ka in de fles­ta uppgifter vi har att göra.

Där­för är en uppgift viktig

Det gäller bara att bestäm­ma sig för vad som ska avgöra om en uppgift är vik­tig. Allt­för mån­ga jag möter har inte gjort det, utan går för myck­et på magkänsla. Känns uppgiften vik­tig, betrak­tar de den som viktig.

I min bok där jag går till bot­ten med pri­or­i­ter­ing­sprob­lemet — ​”Målmed­veten — pri­or­it­era rätt och säg nej med gott samvete” — dri­ver jag tesen att det är de indi­vidu­el­la verk­samhetsmål du är ans­varig för som avgör om en uppgift är vik­tig. Du sät­ter mål för att se om (och att) du lyckas med det du vill åstad­kom­ma. Uppgifter som bidrar till att du når målen är de vik­ti­ga uppgifterna.

Mållös=grundlös?

Men, en del av mina klien­ter har inte några utta­lade mål. De är ovana vid att sät­ta mål, kol­le­gor­na sät­ter inte heller mål och för deras chefer är mål något man såk­lart ska sät­ta, men när allt kom­mer till kri­tan använ­der de dem inte i varda­gen, utan föl­jer bara plik­t­skyldigast upp hur det gått ett par gånger om året.

Måste mina klien­ter verk­li­gen ha mål för att kun­na pri­or­it­era rätt eller skulle de kun­na få en dräg­lig vardag och ha ryggen fri ändå? Visst kan de på kort sikt göra en rik­tigt pri­or­i­ter­ing trots mållösheten.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att du inte har några uppen­bara mål som skulle kun­na avgöra vad som är vik­tigt, men du ändå vill kun­na pri­or­it­era med något sta­bilt som grund, gör de här tre sakerna:

1. Tänk efter en stund och lista några sak­er som du upplever är de vik­ti­gaste just nu. Är det ett visst pro­jekt som självk­lart måste gå före allt annat? Är det utan tvekan frå­gor från kun­der­na du ans­varar för som du alltid bör sät­ta i förs­ta rum­met? Är det vis­sa arbet­suppgifter som är själ­va kär­nan i ditt ans­var­som­råde och som alltid bor­de ha högs­ta prio?
   
2. Stäm av med din chef att ni har sam­syn kring vil­ka ämnen/​teman (de ovan) som är vik­ti­ga i ditt arbete, så att du kan luta dig mot det när du prioriterar.
   
3. Bra. Du vet nu vad som är vik­tigt. Hur ska du nu veta om du lyckas med det vik­ti­ga? Du skulle kun­na hit­ta på något som du kan stäm­ma av om du når — en volym, en nivå, en hastighet, en kvalitet eller lik­nande. Gör du det, så har du satt ett mål — åtmin­stone ett spon­tant sådant att job­ba vidare på!
   

Bråttom/​viktigt på riktigt

Först om du tar reda på vad som är det vik­ti­ga eller vik­ti­gaste i ditt arbete, kan du ha nyt­ta av den pop­ulära bråt­tom/vik­tigt-meto­den för att avgöra vilken av alla uppgifter som ska stå först på tur just nu. Du kom­mer lättare att kun­na säga nej (eller ja, fast senare) till sådant som är min­dre vik­tigt än annat du har på din lista för ögonblick­et. Det blir mer du som styr din pri­or­i­ter­ing och planer­ing än att du blir drab­bad av omständigheter­na. Det är myck­et värt, om du frå­gar mig.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att ta reda på vad som är vik­tigt i ditt jobb? Skriv gär­na och berät­ta!

(Letar du fler sätt att effek­tivt få sak­er gjor­da? Läs gär­na även hur du kan avver­ka småsak­er­na på en för­mid­dag!)