Gör en S.O.P. för ditt epostande

Varje gång jag föreläser och talar om hur vi kan hantera eposten på ett strukturerat sätt blir det tydligt av deltagarnas vittnesmål att döma att många upplever att just epostandet är ett gissel. Det kommer många mail ofta, de tar lång tid att svara på och de kan vara svåra att hitta i efterhand.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Så här vill du göra

Anne skrev till mig från Norge för ett tag sedan (i ett mail!) och berättade att
hon hade fått en mycket behagligare upplevelse av mailen sedan hon tagit fram en SOP för sitt epostande. SOP står för Standard Operating Procedure och är en beskrivning över hur vi har bestämt oss för att något ska gå till.

Istället för att epostandet ”blir som det blir” och då tar större utrymme i ditt arbete än du önskar, bestämmer du dig i lugn och ro för hur det blir smidigast för dig att hantera mail och du skriver ner det i en SOP som du sedan följer.

Gör så här

Gör dig ostörd för en stund genom att dra dig undan eller gör tydligt för kollegorna att du inte är tillgänglig just nu. Stäng av notiser och annat som låter och lägg undan sådant du kan råka se som får dig på andra tankar.
Gör en steg-för-steg-beskrivning — en SOP — av hur du bäst hanterar mail. Du kan till exempel ta upp:
- När du tittar efter nya mail.
- Vilka mail du tar dig an först av dem du fått.
- Vad du gör när ett mail innebär att du behöver göra något som tar längre tid än du har just nu (jag tycker att du då ska skapa en tydligt formulerad att göra-uppgift på basis av mailet).
- Var du lägger mail du behöver ha kvar.
- Om det är några regler du vill hålla dig till när du skriver ett nytt mail eller ett svar på ett mail du fått.
- Hur långt skriver du? Använder du rubriker? Var i mailet skriver du det du undrar eller vill att mottagaren ska göra?
- Hur länge du hanterar de mail du fått innan du stänger mailen och går över till annat du har på din att göra-lista.
Spara SOP:n där du har den lättillgänglig när du ska hantera epost. Det är smart om du kan påminna dig om hur du vill agera genom att snegla på steg-för-steg-beskrivningen åtminstone under de första veckorna.

Tiden ägnas åt det du önskar

Om du gör tydligt för dig själv hur du helst hanterar mail i en Standard Operating Procedure, sätter du ner foten och tar ett beslut om hur du gör istället för att det bara blir som det blir. Du blir herre över eposten istället för att känna dig ständigt överväldigad och ”efter” i relation till allt som strömmar in. Din tid nyttjas bättre genom att du mer än annars gör så som det passar dig bäst.