Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

04 sep.

Så kan en AI hjälpa dig lära upp andra


Datum: 2025-09-04 09:59
Tre kollegor står framför en stor processtavla fylld med handskrivna anteckningar och diagram, där de diskuterar och analyserar innehållet.

Du får en ny medar­betare som ska lära sig hur ni gör här”. Ni har fått till rik­tigt smidi­ga ruti­n­er och process­er genom åren, men hur ska du förmed­la dem till den nytil­lkom­na så att per­so­n­en fort kom­mer in i verksamheten?


För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:


Kar­tor finns!

Ni är kvalitetscer­ti­fier­ade, så de vik­ti­gaste processer­na är doku­menter­ade i kvalitetssys­temet och en del andra ruti­n­er finns, han­den på hjär­tat, främst i huvudet på dig och de andra som job­bat här länge. 

Vad bety­der flödet?

Men, oli­ka män­niskor är bra på oli­ka sak­er. En del har inte lika lätt som andra att ta till sig processkar­tor och tol­ka vad alla dessa rek­tanglar, romber och pilar bety­der att man egentli­gen ska göra i prak­tiken — av högst förståeli­ga skäl. Och det räck­er säl­lan att få något berät­tat för sig en enda gång när man är ny på job­bet och allt (!) är nytt.

Ge mig ett recept!

Då skulle det vara skönt med en check­lista som steg för steg guidar den nyanställ­da genom ruti­nen förs­ta gån­gen – och som den kan snegla på närhelst min­net behöver friskas upp. Fast, det kräver både tid och ansträngn­ing att ta fram sådana checklistor!

Du kan låta en AI göra grovjobbet.

Gör så här

  1. Öpp­na den AI-chatt du före­drar. När jag tes­tade det här fick jag för­bluffande bra resul­tat från Chat­G­PT och ett något trub­bi­gare från Microsoft Copilot

  2. Lad­da upp en processkar­ta i chat­ten och skriv en prompt i stil med den jag använde: Här är en process­beskrivn­ing. Det finns de som tyck­er att det är svårt att läsa sådana. Kan du av den här göra en check­lista där du steg för steg berät­tar hur processen går till istället?”
  3. Häp­na över hur skick­ligt AI:n tolkar kar­tan och över­sät­ter den till en väl­struk­tur­erad checklista.
  4. Om processkar­tan är ett sim­bane­di­a­gram med flera aktör­er, be AI:n skri­va om check­lis­tan ur ditt per­spek­tiv om du är en av dem.
  5. Det är såk­lart inte säk­ert att AI:n tolkar kar­tan helt rätt, så kopiera lis­tan, gör de jus­teringar som behövs och spara den där era ruti­nbeskrivningar ska ligga.
  6. Sit­ter ruti­nen istäl­let i huvudet” på dig, spela in dig själv när du berät­tar hur det går till, steg för steg. Du måste inte beskri­va det helt kor­rekt struk­tur­erat, utan kan ta om, rät­ta dig, svä­va ut lite grand och så vidare.
  7. Tran­skrib­era din inspel­ning till text. Jag använde min egen Fån­ga fort”-lös­ning med Ope­nAIs Whis­per, men du kan ock­så tes­ta en tjänst som Sonix​.ai eller Descript.
  8. Klis­tra in den tran­skrib­er­ade tex­ten i AI-chat­ten och promp­ta likt jag gjorde: Här har jag beskriv­it kort hur en process går till. Kan du av den här göra en check­lista där du steg för steg berät­tar hur processen går till istället?”
  9. Kopiera, justera och spara check­lis­tan som förut.
  10. Nu har du fix­at två check­lis­tor utan särskilt stor ansträngning!

Lättare upplärt

Om du låter en AI göra grovjob­bet när det gäller att göra mer lät­till­gäng­li­ga check­lis­tor av processkar­tor och i huvudet-beskrivningar” gör du det lättare för den som är ny att lära sig hur job­bet ska gå till. Du drar nyt­ta av digert jobb ni redan lagt ned så att du slip­per dubbel-doku­menterin­gen av era process­er. Dessu­tom blir det du haft i ryg­graden doku­menter­at på ett sätt som är lättare att spri­da till andra.

Hur gör du?

Har du använt en AI för att doku­mentera process­er och ruti­n­er på ett annat sätt? Skriv till mig och berät­ta! Jag är fascin­er­ad av möj­ligheter­na till fören­kling som döljs här och jag vill gär­na höra om ditt bäs­ta tips.

(Vis­ste du att du även kan använ­da AI för att sam­man­fat­ta lån­ga mejl!)


Vill du ha mer?

Brunbränd kvinna i benvit skjorta över en något ljusare t-shirt tittar på sin iPhone som hon håller i vänsterhanden.

Om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få det av mig - i poddar, videor, böcker, föreläsningar och annat.

Ge mig fler strukturtips!