Så kan en AI hjälpa dig lära upp andra
Datum: 2025-09-04 09:59

Du får en ny medarbetare som ska lära sig ”hur ni gör här”. Ni har fått till riktigt smidiga rutiner och processer genom åren, men hur ska du förmedla dem till den nytillkomna så att personen fort kommer in i verksamheten?
För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:
Kartor finns!
Ni är kvalitetscertifierade, så de viktigaste processerna är dokumenterade i kvalitetssystemet och en del andra rutiner finns, handen på hjärtat, främst i huvudet på dig och de andra som jobbat här länge.
Vad betyder flödet?
Men, olika människor är bra på olika saker. En del har inte lika lätt som andra att ta till sig processkartor och tolka vad alla dessa rektanglar, romber och pilar betyder att man egentligen ska göra i praktiken — av högst förståeliga skäl. Och det räcker sällan att få något berättat för sig en enda gång när man är ny på jobbet och allt (!) är nytt.
Ge mig ett recept!
Då skulle det vara skönt med en checklista som steg för steg guidar den nyanställda genom rutinen första gången – och som den kan snegla på närhelst minnet behöver friskas upp. Fast, det kräver både tid och ansträngning att ta fram sådana checklistor!
Du kan låta en AI göra grovjobbet.
Gör så här
- Öppna den AI-chatt du föredrar. När jag testade det här fick jag förbluffande bra resultat från ChatGPT och ett något trubbigare från Microsoft Copilot
- Ladda upp en processkarta i chatten och skriv en prompt i stil med den jag använde: ”Här är en processbeskrivning. Det finns de som tycker att det är svårt att läsa sådana. Kan du av den här göra en checklista där du steg för steg berättar hur processen går till istället?”
- Häpna över hur skickligt AI:n tolkar kartan och översätter den till en välstrukturerad checklista.
- Om processkartan är ett simbanediagram med flera aktörer, be AI:n skriva om checklistan ur ditt perspektiv om du är en av dem.
- Det är såklart inte säkert att AI:n tolkar kartan helt rätt, så kopiera listan, gör de justeringar som behövs och spara den där era rutinbeskrivningar ska ligga.
- Sitter rutinen istället ”i huvudet” på dig, spela in dig själv när du berättar hur det går till, steg för steg. Du måste inte beskriva det helt korrekt strukturerat, utan kan ta om, rätta dig, sväva ut lite grand och så vidare.
- Transkribera din inspelning till text. Jag använde min egen ”Fånga fort”-lösning med OpenAIs Whisper, men du kan också testa en tjänst som Sonix.ai eller Descript.
- Klistra in den transkriberade texten i AI-chatten och prompta likt jag gjorde: ”Här har jag beskrivit kort hur en process går till. Kan du av den här göra en checklista där du steg för steg berättar hur processen går till istället?”
- Kopiera, justera och spara checklistan som förut.
- Nu har du fixat två checklistor utan särskilt stor ansträngning!
Lättare upplärt
Om du låter en AI göra grovjobbet när det gäller att göra mer lättillgängliga checklistor av processkartor och ”i huvudet-beskrivningar” gör du det lättare för den som är ny att lära sig hur jobbet ska gå till. Du drar nytta av digert jobb ni redan lagt ned så att du slipper dubbel-dokumenteringen av era processer. Dessutom blir det du haft i ryggraden dokumenterat på ett sätt som är lättare att sprida till andra.
Hur gör du?
Har du använt en AI för att dokumentera processer och rutiner på ett annat sätt? Skriv till mig och berätta! Jag är fascinerad av möjligheterna till förenkling som döljs här och jag vill gärna höra om ditt bästa tips.
(Visste du att du även kan använda AI för att sammanfatta långa mejl!)
Vill du ha mer?
Om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få det av mig - i poddar, videor, böcker, föreläsningar och annat.