Strukturbloggen

Vi hade sam­lats till uppföljn­ing efter en struk­turkurs häromveck­an och pré­cis när vi hade satt oss, sade Daniel:

“Du, tänk dig att du står fram­för ett rull­band och bakom dig har du fyra lådor i oli­ka färg­er. På rull­ban­det kom­mer det pap­per huller om buller i de oli­ka färg­er­na och vi har då att ploc­ka pap­pren från ban­det och läg­ga i rätt låda. Då har vi ju ska­p­at en struk­tur. Men, om inflödet ökar och går fort­are, då kvit­tar det väl att vi har en struk­tur? Då blir det väl ändå för myck­et och vi klarar inte att göra job­bet?”

En intres­sant metafor. Om jag förstod Daniel rätt var hans farhå­ga att god struk­tur bara hjälper oss i begrän­sad omfat­tning att under­lät­ta vår vardag och när det väl kom­mer till kri­tan är vi hän­visade till att bara bita ihop och öka ansträngningen.

Är struk­tur mer än att sortera?

Frå­gan är allt­så, kan struk­turen hjäl­pa oss med annat än att sortera i map­par och ska­pa ordning?

Svaret, åtmin­stone mitt, lyder: ​“Javisst.”

För, visst finns det myck­et vi kan för­fi­na struk­turellt för att tack­la ett ökat inflöde, även om sor­ter­ingskat­e­gori­er­na för länge sedan är sat­ta. Låt oss låna Daniels metafor ett slag. Här är några idéer på vad vi kan göra.

1. Vi kan min­s­ka inflödet genom att styra över de blå pap­pren till grannens rull­band (t ex delegera ans­varet för en viss sorts mail).
2. Vi kan slå ihop de fyra lådor­na till en och kop­pla på en sök­mo­tor som letar efter ett unikt ord för var och en av de fyra kat­e­gori­er­na (till exem­pel inte dela upp doku­menten i mån­ga map­par, utan läg­ga allt i färre map­par (eller en enda) och söka fram det vi behöver). Då slip­per vi läg­ga tid på att sortera.
3. Vi kan ge de fyra lådor­na en bät­tre fysisk plac­er­ing så själ­va momentet att ​“ta ett pap­per och läg­ga det i rätt låda” går ett uns snab­bare (till exem­pel läg­ga lät­tåtkom­li­ga gen­vä­gar till den plats där du vill spara en viss sorts dokument).
4. Vi kan låta rull­ban­det gå hela vägen fram till de fyra lådor­na och låta en sen­sor avgöra vilken färg respek­tive pap­per har och sedan skic­ka det till rätt låda (vilket förslagsvis motsvaras av en automa­tis­er­ing där det lil­la hjäl­predapro­gram­met Hazel (OS X) tit­tar på vad för slags doku­ment det rör sig om och sedan skickar det automa­tiskt dit vi vill att det ska hamna).
5. Vi kan bestäm­ma oss för obrut­na, inten­si­va arbetspass då vi gör oss otill­gäng­li­ga för våra kol­le­gor och bara fly­t­tar pap­pren till de fyra lådor­na, istäl­let för att bli avbrut­na för frå­gor och sam­tal ideli­gen och riskera ska­pa stock­n­ing i processen. Mel­lan passen är vi helt till­gäng­li­ga och låter pap­pren buf­fras upp för en stund.
6. och säk­ert mån­ga sak­er till.

Struk­tur hand­lar näm­li­gen inte bara om att hit­ta rätt kat­e­gori­er att sortera i, utan om hur vi genom att organ­is­era, fokusera och automa­tis­era kan fören­kla göran­det av det vi vill få gjort om dagar­na på jobbet.

Gör så här

1. Ta en min­ut eller en halv och fun­dera på om du har något område i ditt arbete där det är mer inten­sivt, stres­sigt, krång­ligt eller kao­tiskt än vad du skulle önska.


2. Kom­mer du på något, frå­ga dig hur du skulle kun­na under­lät­ta det­ta, om än lite:
   • Kan du fly­t­ta på något?
   • Hit­ta en bät­tre plats för något?
   • Få hjälp av någon med något?
   • Slå ihop flera till en?
   • Dela upp få i många?
   • Mark­era något tydligare?
   • Göra min­dre av något — eller mer?
   • Ska­pa en mall för något?
   • Få något att gå automa­tiskt med ett makro, ett script, ett snabb­steg, ett pro­gram, en webtjänst, en regel i ditt mailprogram?
   • Göra något större, så mer får plats och du slip­per ren­sa så ofta?
   • Ta ner något som sit­ter uppe, så du inte blir så distraherad?
   • Sätt upp något som du ofta plockar fram, så du istäl­let snabbt kan snegla på det?


3. Om du kan genom­föra den för­bät­tring du kom på direkt, gör det nu.


4. Är det något du bara kan göra senare, for­mulera det förs­ta steget som en att göra-uppgift och lägg till den på din att göra-lista, så det hela inte rin­ner ut i sanden.

Struk­tur är en helhet

Om du använ­der god struk­tur till mer än att hjäl­pa dig sortera, kom­mer du finna flera sätt att under­lät­ta din vardag på job­bet. Det du har att göra går fort­are och smidi­gare, efter­som du effek­tivis­er­ar de ​“mikro­process­er” som är alla de små moment vi gör hela tiden på dagar­na och som hop­slagna i mängd och tid kort sagt blir vårt yrke. Genom att fokusera min­skar du dis­trak­tion­er, avbrott och spilltid. Om du automa­tis­er­ar får du mer gjort med min­dre ansträngn­ing och får mer tid över till det som verk­li­gen är vik­tigt. Vill du ha idéer på vad du kan göra, finner du det i struk­tur­bo­ken eller ful­lkom­ligt gratis i de oli­ka kanaler jag delar med mig av struk­tur­tips helt fritt och ymnigt.

Vad kan vi mer göra?

Kom­mer du på något mer vi kan för­bät­tra när det gäller rull­ban­det och de fyra lådor­na i metaforen? Berät­ta för mig.