Sortering - och se’n då? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

09 maj

Sortering - och se’n då?


Datum: 2022-05-09 11:00
Fyra papplådor i olika storlekar staplade på varandra. En är orange, en brun, en vit och en blå.

Vi hade sam­lats till uppföljn­ing efter en struk­turkurs häromveck­an och pré­cis när vi hade satt oss, sade Daniel:

Du, tänk dig att du står fram­för ett rull­band och bakom dig har du fyra lådor i oli­ka färg­er. På rull­ban­det kom­mer det pap­per huller om buller i de oli­ka färg­er­na och vi har då att ploc­ka pap­pren från ban­det och läg­ga i rätt låda. Då har vi ju ska­p­at en struk­tur. Men, om inflödet ökar och går fort­are, då kvit­tar det väl att vi har en struk­tur? Då blir det väl ändå för myck­et och vi klarar inte att göra job­bet?

En intres­sant metafor. Om jag förstod Daniel rätt var hans farhå­ga att god struk­tur bara hjälper oss i begrän­sad omfat­tning att under­lät­ta vår vardag och när det väl kom­mer till kri­tan är vi hän­visade till att bara bita ihop och öka ansträngningen.

Är struk­tur mer än att sortera?

Frå­gan är allt­så, kan struk­turen hjäl­pa oss med annat än att sortera i map­par och ska­pa ordning?

Svaret, åtmin­stone mitt, lyder: Javisst.”

För, visst finns det myck­et vi kan för­fi­na struk­turellt för att tack­la ett ökat inflöde, även om sor­ter­ingskat­e­gori­er­na för länge sedan är sat­ta. Låt oss låna Daniels metafor ett slag. Här är några idéer på vad vi kan göra.

  1. Vi kan min­s­ka inflödet genom att styra över de blå pap­pren till grannens rull­band (t ex delegera ans­varet för en viss sorts mail).
  2. Vi kan slå ihop de fyra lådor­na till en och kop­pla på en sök­mo­tor som letar efter ett unikt ord för var och en av de fyra kat­e­gori­er­na (till exem­pel inte dela upp doku­menten i mån­ga map­par, utan läg­ga allt i färre map­par (eller en enda) och söka fram det vi behöver). Då slip­per vi läg­ga tid på att sortera.
  3. Vi kan ge de fyra lådor­na en bät­tre fysisk plac­er­ing så själ­va momentet att ta ett pap­per och läg­ga det i rätt låda” går ett uns snab­bare (till exem­pel läg­ga lät­tåtkom­li­ga gen­vä­gar till den plats där du vill spara en viss sorts dokument).
  4. Vi kan låta rull­ban­det gå hela vägen fram till de fyra lådor­na och låta en sen­sor avgöra vilken färg respek­tive pap­per har och sedan skic­ka det till rätt låda (vilket förslagsvis motsvaras av en automa­tis­er­ing där det lil­la hjäl­predapro­gram­met Hazel (OS X) tit­tar på vad för slags doku­ment det rör sig om och sedan skickar det automa­tiskt dit vi vill att det ska hamna).
  5. Vi kan bestäm­ma oss för obrut­na, inten­si­va arbetspass då vi gör oss otill­gäng­li­ga för våra kol­le­gor och bara fly­t­tar pap­pren till de fyra lådor­na, istäl­let för att bli avbrut­na för frå­gor och sam­tal ideli­gen och riskera ska­pa stock­n­ing i processen. Mel­lan passen är vi helt till­gäng­li­ga och låter pap­pren buf­fras upp för en stund.
  6. och säk­ert mån­ga sak­er till.

Struk­tur hand­lar näm­li­gen inte bara om att hit­ta rätt kat­e­gori­er att sortera i, utan om hur vi genom att organ­is­era, fokusera och automa­tis­era kan fören­kla göran­det av det vi vill få gjort om dagar­na på jobbet.

Gör så här

  1. Ta en min­ut eller en halv och fun­dera på om du har något område i ditt arbete där det är mer inten­sivt, stres­sigt, krång­ligt eller kao­tiskt än vad du skulle önska.

  2. Kom­mer du på något, frå­ga dig hur du skulle kun­na under­lät­ta det­ta, om än lite:
    • Kan du fly­t­ta på något?
    • Hit­ta en bät­tre plats för något?
    • Få hjälp av någon med något?
    • Slå ihop flera till en?
    • Dela upp få i många?
    • Mark­era något tydligare?
    • Göra min­dre av något — eller mer?
    • Ska­pa en mall för något?
    • Få något att gå automa­tiskt med ett makro, ett script, ett snabb­steg, ett pro­gram, en webtjänst, en regel i ditt mailprogram?
    • Göra något större, så mer får plats och du slip­per ren­sa så ofta?
    • Ta ner något som sit­ter uppe, så du inte blir så distraherad?
    • Sätt upp något som du ofta plockar fram, så du istäl­let snabbt kan snegla på det?

  3. Om du kan genom­föra den för­bät­tring du kom på direkt, gör det nu.

  4. Är det något du bara kan göra senare, for­mulera det förs­ta steget som en att göra-uppgift och lägg till den på din att göra-lista, så det hela inte rin­ner ut i sanden.

Struk­tur är en helhet

Om du använ­der god struk­tur till mer än att hjäl­pa dig sortera, kom­mer du finna flera sätt att under­lät­ta din vardag på job­bet. Det du har att göra går fort­are och smidi­gare, efter­som du effek­tivis­er­ar de mikro­process­er” som är alla de små moment vi gör hela tiden på dagar­na och som hop­slagna i mängd och tid kort sagt blir vårt yrke. Genom att fokusera min­skar du dis­trak­tion­er, avbrott och spilltid. Om du automa­tis­er­ar får du mer gjort med min­dre ansträngn­ing och får mer tid över till det som verk­li­gen är vik­tigt. Vill du ha idéer på vad du kan göra, finner du det i struk­tur­bo­ken eller ful­lkom­ligt gratis i de oli­ka kanaler jag delar med mig av struk­tur­tips helt fritt och ymnigt.

Vad kan vi mer göra?

Kom­mer du på något mer vi kan för­bät­tra när det gäller rull­ban­det och de fyra lådor­na i metaforen? Berät­ta för mig.

Du kan ock­så få gå kurs

Vill du gå en sådan struk­turkurs som Daniel gick? Du kan anti­n­gen gå en öppen struk­turkurs eller jag kan kom­ma till ditt jobb och hål­la en kurs för dig och dina kollegor.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.