Strukturbloggen

Från gång till annan upplever vi våra struk­tur­prob­lem extra påtagligt. Varda­gen känns överväldigande, vi rusar från möte till möte mer än van­ligt, oron i mag­gropen om att vi mis­sat något maler inten­si­vare än någon­sin. En tanke väcks om att vi behöver ändra på något, på vår struk­tur, på hur vi arbe­tar, på hur vi brukar göra.

Vi frå­gar oss: — Men vad?

… och får svaret: — Något. Allt. Hela tillvaron.

- Så, vad är problemet?

- Det är ju bara för myck­et! Jag hin­ner aldrig, trots att jag jäktar!

- Hur skulle du öns­ka att det var?

- Enklare. Lugnare. Jag skulle vil­ja hin­na tänka.

Du ser. Inte så myck­et klokare blir vi och inte så myck­et bät­tre struk­tur och enklare, lugnare, mer eftertänkan­de­full vardag blir det.

“A prob­lem well stat­ed is a prob­lem half solved” lär uppfinnaren Charles Ket­ter­ing (1876 – 1958) ha sagt. Det skriv­er jag verk­li­gen under på, i syn­ner­het när det gäller struk­tur­för­bät­tringar. Beskriv­er vi våra vardagsar­bet­sprob­lem så lud­digt och oty­dligt som ovan, är det väldigt svårt att hit­ta på något konkret att göra för att för­fi­na ruti­n­er­na och därmed få det enklare och lugnare om dagarna.

Ringa in problemet

När du upplever att du behöver göra något åt din struk­tur, försök där­för ringa in prob­lemet så tydligt som möjligt. Försök inte fån­ga alla struk­turbekym­mer på en gång, utan välj ett enda frus­tra­tions­mo­ment, om än myck­et litet och därmed speci­fikt, bara för att bör­ja någon­stans. Ock­så här hjälper det oss att ta små steg.

Avgrän­sa

När det känns som att ​“det är för myck­et” har vi näm­li­gen ändå inte tids- eller orkutrymme att ta ett jät­te­grepp om våra arbetsvanor. Väl­jer vi att lösa ett avgrän­sat litet prob­lem, får vi istäl­let en snabb, god effekt som i sig lät­tar på bör­dan för oss och vi mäk­tar med att ta näs­ta för­bät­tringssteg och nästa.

Gör så här

1. Om du vill, tänk efter på vil­ka sak­er eller hän­delser i varda­gen på job­bet som gör dig frus­tr­erad, stres­sad och som du upplever hin­drar dig i onö­dan. Välj det fenomen som känns värst för ögonblicket.


2. Ringa in prob­lemet i en så tydlig for­mu­ler­ing som möjligt. Låt mig exem­pli­fiera. Den senaste tiden har jag haft lätt att skju­ta upp hanterin­gen av taxi‑, lunch‑, buss- och hotel­lkvit­ton som jag sam­lar på mig när jag är på resa. Just när jag tar emot ett kvit­to jag ska vidare­deb­it­era, scan­nar jag det med tele­fo­nen och skickar bilden till mig själv, varefter jag läg­ger det fysiska kvit­tot rätt ner i min portabla inko­rg (en håll­bar plas­t­fic­ka jag når utan att ta ur den ur väskan) för vidare hanter­ing när jag kom­mer till kon­toret. Men när jag kom­mit till­ba­ka till kon­toret har det känts så omständigt och rörigt att ta hand om kvit­tona att jag pri­or­it­er­at andra uppgifter först, vilket gjort att kvit­to­hanterin­gen hängt över mig och tyn­gt mig och att den dessu­tom bliv­it än job­bi­gare att göra när jag väl sät­ter mig med den. 
   
   Så, om jag skulle beskri­va det här lud­digt, skulle jag kun­na säga att ​“det är så him­la job­bigt med alla dessa kvit­ton och jag skulle vil­ja göra på ett bät­tre sätt”. Jaha. Mer konkret och speci­fikt skulle det kun­na beskri­vas så här: ​“När jag har en dag på kon­toret efter ett par dagars resa och jag tyck­er att det vore skönt med en lugn arbets­dag i avskild­het, känns det så överväldigande att se högen av skryn­kli­ga kvit­ton i den näs­tan ful­la inko­r­gen att jag bävar för att hug­ga tag i det och istäl­let job­bar med annat under det att jag sneglar på högen och försök­er ignor­era den, men ändå upp­tar den en högst ansen­lig del av mitt dåli­ga samvete.” 
   
   Bra. Nu har vi lite att job­ba med. Efter­som jag uppen­barli­gen helst vill ha en lugn, reflek­terande dag när jag har ett par dagars föreläs­ningar och resande i ryggen, är det bät­tre att jag tar hand om kvit­tona i en annan sit­u­a­tion, tidi­gare. Åsy­nen av mäng­den kvit­ton känns tung, så där­för kan jag hit­ta ett sätt att inte se alla sam­tidigt. Jag retar mig på att de är skryn­kli­ga, så om jag viker ihop dem snabbt och lätt när jag stop­par ned dem i den portabla inko­r­gen istäl­let för att kny­ck­la ihop dem, blir jag gladare att se dem. Om jag tar några kvit­ton i taget, kanske vid var­je res­dags slut, istäl­let för att angri­pa alla sam­tidigt, skulle jag inte bli lika överväldigad. Och så vidare. Med tydli­gare prob­lem­beskrivn­ing hit­tar vi lättare flera små lös­ningar vi kan tes­ta — som ett förs­ta steg.


3. När du har prob­lem­beskrivnin­gen klar för dig, välj den förs­ta lös­ning du kom­mer på och tes­ta den som en för­bät­tring. Kan du inte genom­föra förän­drin­gen nu direkt, ska­pa en att göra-uppgift nu som beskriv­er vad ditt näs­ta steg är och lägg till den till din att göra-lista.


4. Och, fort­sätt. Och igen, så snart du upplever att du vill för­bät­tra något i din struktur.

Snab­bare problemfri
Om du beskriv­er det du upplever hin­drar dig i din vardag så konkret och mång­facetter­at du bara kan, kom­mer du lättare hit­ta en lös­ning. Du blir snab­bare fri från prob­lemet och får enklare en mer angenäm vardag.

Hur gör du?
Hur gör du för att lät­tast och kvick­ast hit­ta sak­er du kan för­bät­tra med din struk­tur? Frå­gar du någon om råd? Läs­er du blog­gar? Töm­mer du huvudet på ett blankt, vitt ark? Dela gär­na dina tankar med mig.