Klart beskrivet är till hälften löst | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

10 maj

Klart beskrivet är till hälften löst


Datum: 2022-05-10 09:00
Fri cirkulär form ritad med blyertspenna på vitt blad. Under formen ligger en blyertspenna och en linjal.

Från gång till annan upplever vi våra struk­tur­prob­lem extra påtagligt. Varda­gen känns överväldigande, vi rusar från möte till möte mer än van­ligt, oron i mag­gropen om att vi mis­sat något maler inten­si­vare än någon­sin. En tanke väcks om att vi behöver ändra på något, på vår struk­tur, på hur vi arbe­tar, på hur vi brukar göra.

Vi frå­gar oss: — Men vad?

… och får svaret: — Något. Allt. Hela tillvaron.

- Så, vad är problemet?

- Det är ju bara för myck­et! Jag hin­ner aldrig, trots att jag jäktar!

- Hur skulle du öns­ka att det var?

- Enklare. Lugnare. Jag skulle vil­ja hin­na tänka.

Du ser. Inte så myck­et klokare blir vi och inte så myck­et bät­tre struk­tur och enklare, lugnare, mer eftertänkan­de­full vardag blir det.

Charles F Kettering

A prob­lem well stat­ed is a prob­lem half solved” lär uppfinnaren Charles Ket­ter­ing (1876 – 1958) ha sagt. Det skriv­er jag verk­li­gen under på, i syn­ner­het när det gäller struk­tur­för­bät­tringar. Beskriv­er vi våra vardagsar­bet­sprob­lem så lud­digt och oty­dligt som ovan, är det väldigt svårt att hit­ta på något konkret att göra för att för­fi­na ruti­n­er­na och därmed få det enklare och lugnare om dagarna.

Ringa in problemet

När du upplever att du behöver göra något åt din struk­tur, försök där­för ringa in prob­lemet så tydligt som möjligt. Försök inte fån­ga alla struk­turbekym­mer på en gång, utan välj ett enda frus­tra­tions­mo­ment, om än myck­et litet och därmed speci­fikt, bara för att bör­ja någon­stans. Ock­så här hjälper det oss att ta små steg.

Avgrän­sa

När det känns som att det är för myck­et” har vi näm­li­gen ändå inte tids- eller orkutrymme att ta ett jät­te­grepp om våra arbetsvanor. Väl­jer vi att lösa ett avgrän­sat litet prob­lem, får vi istäl­let en snabb, god effekt som i sig lät­tar på bör­dan för oss och vi mäk­tar med att ta näs­ta för­bät­tringssteg och nästa.

Gör så här

  1. Om du vill, tänk efter på vil­ka sak­er eller hän­delser i varda­gen på job­bet som gör dig frus­tr­erad, stres­sad och som du upplever hin­drar dig i onö­dan. Välj det fenomen som känns värst för ögonblicket.

  2. Ringa in prob­lemet i en så tydlig for­mu­ler­ing som möjligt. Låt mig exem­pli­fiera. Den senaste tiden har jag haft lätt att skju­ta upp hanterin­gen av taxi‑, lunch‑, buss- och hotel­lkvit­ton som jag sam­lar på mig när jag är på resa. Just när jag tar emot ett kvit­to jag ska vidare­deb­it­era, scan­nar jag det med tele­fo­nen och skickar bilden till mig själv, varefter jag läg­ger det fysiska kvit­tot rätt ner i min portabla inko­rg (en håll­bar plas­t­fic­ka jag når utan att ta ur den ur väskan) för vidare hanter­ing när jag kom­mer till kon­toret. Men när jag kom­mit till­ba­ka till kon­toret har det känts så omständigt och rörigt att ta hand om kvit­tona att jag pri­or­it­er­at andra uppgifter först, vilket gjort att kvit­to­hanterin­gen hängt över mig och tyn­gt mig och att den dessu­tom bliv­it än job­bi­gare att göra när jag väl sät­ter mig med den. 

    Så, om jag skulle beskri­va det här lud­digt, skulle jag kun­na säga att det är så him­la job­bigt med alla dessa kvit­ton och jag skulle vil­ja göra på ett bät­tre sätt”. Jaha. Mer konkret och speci­fikt skulle det kun­na beskri­vas så här: När jag har en dag på kon­toret efter ett par dagars resa och jag tyck­er att det vore skönt med en lugn arbets­dag i avskild­het, känns det så överväldigande att se högen av skryn­kli­ga kvit­ton i den näs­tan ful­la inko­r­gen att jag bävar för att hug­ga tag i det och istäl­let job­bar med annat under det att jag sneglar på högen och försök­er ignor­era den, men ändå upp­tar den en högst ansen­lig del av mitt dåli­ga samvete.” 

    Bra. Nu har vi lite att job­ba med. Efter­som jag uppen­barli­gen helst vill ha en lugn, reflek­terande dag när jag har ett par dagars föreläs­ningar och resande i ryggen, är det bät­tre att jag tar hand om kvit­tona i en annan sit­u­a­tion, tidi­gare. Åsy­nen av mäng­den kvit­ton känns tung, så där­för kan jag hit­ta ett sätt att inte se alla sam­tidigt. Jag retar mig på att de är skryn­kli­ga, så om jag viker ihop dem snabbt och lätt när jag stop­par ned dem i den portabla inko­r­gen istäl­let för att kny­ck­la ihop dem, blir jag gladare att se dem. Om jag tar några kvit­ton i taget, kanske vid var­je res­dags slut, istäl­let för att angri­pa alla sam­tidigt, skulle jag inte bli lika överväldigad. Och så vidare. Med tydli­gare prob­lem­beskrivn­ing hit­tar vi lättare flera små lös­ningar vi kan tes­ta — som ett förs­ta steg.

  3. När du har prob­lem­beskrivnin­gen klar för dig, välj den förs­ta lös­ning du kom­mer på och tes­ta den som en för­bät­tring. Kan du inte genom­föra förän­drin­gen nu direkt, ska­pa en att göra-uppgift nu som beskriv­er vad ditt näs­ta steg är och lägg till den till din att göra-lista.

  4. Och, fort­sätt. Och igen, så snart du upplever att du vill för­bät­tra något i din struktur.

Snab­bare problemfri
Om du beskriv­er det du upplever hin­drar dig i din vardag så konkret och mång­facetter­at du bara kan, kom­mer du lättare hit­ta en lös­ning. Du blir snab­bare fri från prob­lemet och får enklare en mer angenäm vardag.

Hur gör du?
Hur gör du för att lät­tast och kvick­ast hit­ta sak­er du kan för­bät­tra med din struk­tur? Frå­gar du någon om råd? Läs­er du blog­gar? Töm­mer du huvudet på ett blankt, vitt ark? Dela gär­na dina tankar med mig. 


Fak­tum är att min tred­je bok Fören­kla på job­bet — gör det krång­li­ga lätt” helt och hål­let hand­lar om att göra sig av med sådana här vardagli­ga, irriterande krån­gel. Där delar jag med mig av hur du i sju snab­ba steg kan fören­kla sådant som sät­ter käp­par i hjulet för dig på jobbet. 

Beställ ditt exem­plar av förenklingsboken.


För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.