Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Du vet det, men gör du det?

Men om det ska fungera gäller det att det blir av. Det räck­er inte att du vet att man kan göra så, utan du behöver fak­tiskt boka in tiden ock­så — med god fram­förhåll­ning innan kalen­dern redan är i prin­cip full. 

Viva bokar åt dig

Sedan ett gan­s­ka bra tag kan du som arbe­tar i Out­look i Microsoft 365 få det gjort automa­tiskt med hjälp av tillägget Viva Insights som ock­så finns som app du kan läg­ga till i Teams.

En av de mån­ga funk­tion­er­na i Viva Insights, med varierande använd­barhet, är ​”fokus­plan”. Den bokar in så mån­ga fokus­tim­mar du vill per dag, på obokade tider, ett par veck­or i förväg. Du kan väl­ja att få mel­lan 1 och 4 fokus­tim­mar bokade dagli­gen och du väl­jer själv om du före­drar att få tider­na på för­mid­da­gen eller eftermiddagen. 

Fly­t­ta — radera inte

Att boka fokustid är en sak — att sedan hål­la den en annan. Det är van­ligt att mina klien­ter till en bör­jan rader­ar en bokad fokus­timme och ändå tar ett möte då om de måste. Såk­lart kan det hän­da att du behöver pri­or­it­era ett vik­tigt möte då du bokat fokustid. 

Radera då inte fokus­tim­men utan fly­t­ta den, men bara under befintlig vec­ka. Då ​”spelar du fem­ton­spel med din egen­tid” på det sätt jag skriv­it om tidi­gare och du får den fokustid du behöver ändå.

Gör så här

1. Har du inte ännu tes­tat fokus­plan-funk­tio­nen i Viva Insights, gör det. Här finner du en steg-för-steg-instruk­tion för var du hit­tar den och hur det går till att star­ta en plan.
2. Efter en månad, utvärdera hur du trivdes med de automa­tiskt inbokade fokus­tim­mar­na och vilken nyt­ta de gav dig. 
3. Gav det mers­mak — fort­sätt! Var det­ta inget för dig — avbryt pla­nen. Det är lätt!

Du får efter­läng­tat fokus

Om du låter Viva Insights boka din fokustid blir den lättare av om du hit­tills haft svårt att ​”få till den”. Du får den tid du så väl behöver för att arbe­ta med de där kon­cen­tra­tionskrä­vande uppgifter­na i god tid innan dead­line.

Då slip­per du stres­sa så myck­et med dem och där­för kan du lev­er­era med bät­tre kvalitet. Använ­der du en och annan fokus­timme på att reflek­tera får du chans att lyf­ta blick­en till de långsik­ti­ga frå­gor­na som annars lätt försvin­ner i varda­gens oper­a­ti­va gytter. 

Hur gör du?

Hur har du använt Viva Insights fokus­plan-funk­tion? Kanske har du hit­tat ett okon­ven­tionellt använd­ning­som­råde som du vill berät­ta om för mig? Skriv då till mig så ska jag läsa om dina erfaren­heter med stort intresse!

(Ute efter fler verk­tyg? Se hur du även kan ta hjälp att fokusera med Win­dows Clock)