Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Eller, har du var­it på väg ut från ett möte och i dör­ren kom­mer du på att det var en sak till som ni skulle ha tag­it upp? Vad fint det hade var­it om det fanns på agen­dan i mötets bör­jan. Vad skönt det vore om agen­dan i det när­maste skrev sig själv inför mötet.

Som ett plöt­sligt snö­fall i maj

Det är inte alltid när vi sät­ter oss för att för­bere­da ett möte som det är lät­tast att kom­ma på vad vi ska ta upp. Snarare kan idéer­na dyka upp när som helst mel­lan möte­na, när vi är på språng, när vi har fart, när frå­gor­na är rykande aktuella.

Om vi då snabbt kan läg­ga till en agen­da­punkt någon­stans där den är lät­till­gäng­lig vid mötet, skrivs agen­dan suc­ces­sivt med väldigt liten ansträngning.

Nära det framti­da mötet 

Så fort du kom­mer på något du vill diskutera på näs­ta möte, strä­va efter att notera det så nära mötes­si­t­u­a­tio­nen som möjligt, så att du inte kom­mer att behö­va kom­ma ihåg att ploc­ka upp eller med agen­dan inför att du är på mötet.

Det kan vara i ett agen­dadoku­ment i en dig­i­tal mapp du delar med kol­le­gor­na. Eller, skriv direkt i mötes­boknin­gen i kalen­dern, som i Col­lab­o­ra­tive Meet­ing Notes-funk­tio­nen i Teams. Eller, någon annanstans där ni ​“är” under mötet.

För några år sedan hade jag var­je måndag ett möte med en byrå jag anl­i­tade sedan en tid till­ba­ka. Vi delade en löpande logg i Google Dri­ve, där vi noter­ade vad vi kom fram till under våra möten såväl som hade näs­ta mötes agen­da. Direkt efter var­je möte ska­pade byråns rep­re­sen­tant en tom agen­da för näs­ta möte, som vi båda fyllde på så fort vi kom på något under veck­an. Det­ta med­förde att vi lätt höll både fokus och tem­po i våra möten och lättare fick gjort det vi hade dem till.

Gör så här 

Har du kom­mande möten för vil­ka du skulle ha nyt­ta av en ständigt lättpå­fylld agen­da men ännu sak­nar det? Bestäm dig pré­cis nu för på vilken plats agen­damallen ska finnas från och med idag. Är det i en mapp, ett doku­ment, en app, i One Note, rätt i kalen­dern eller något helt annat ställe?

Gör nu det som åter­står för att etablera den nya plat­sen. Troli­gen går den rätt så fort att få till, så gör det nu direkt så är det gjort.

Mer menings­ful­la möten 

Om du (och de andra som ska vara med på mötet) har ett lät­till­gäng­ligt ställe där ni när som helst kan läg­ga till punk­ter till agen­dan, kom­mer ni lättare att få gjort det ni vill i era möten. Färre sak­er att diskutera upp­täcks pré­cis när mötet är slut och risken är min­dre att mötet blir län­gre än önskat.

Hur gör du? 

Har du något annat bra knep för att få möte­sagen­dor skriv­na med min­i­mal ansträngn­ing? Berät­ta för mig!

(För­resten, kän­ner du till det här botemedlet mot ofokuser­ade möten?