Så tar du reda på vad du lägger tid på

Lägger du tid på rätt saker? Ägnar du rätt mängd tid till de rätta sakerna? Spiller du dyrbar tid på sådant du i efterhand ångrar att du gjorde?

Det är frågor jag ofta ställer mig själv, eftersom jag vill använda min tid på bästa sätt, så att jag får den tid jag behöver till de viktiga uppgifterna och så att mina ansträngningar bär som mest frukt.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Jag har haft ett hum

Men, handen på hjärtat har jag inte haft så bra svar på dessa frågor. Jag har då och då mätt hur mycket tid några specifika uppgifter tar då det varit aktuellt, men jag har inte haft någon heltäckande bild. Nu har jag det.

För ett tag sedan bestämde jag mig för att logga allt jag gör, för att få svart på vitt vad min tid går åt till. För dig som är timdebiterande konsult är detta vardagsmat, men för mig som väldigt sällan tar betalt per löpande timme var detta något nytt.

En användbar app

Jag började använda appen/tjänsten Toggl Track, där jag dels kan koppla den arbetade tiden till min verksamhets olika projekt och uppdrag, dels kan etikettera tiden med vad för slags aktivitet jag sysslat med, såsom ”mail” eller ”möte”. Allt jag gör, loggar jag, vilket är väldigt lätt gjort, då Toggl finns såväl på min dator som i min telefon. Någon av dessa har jag alltid nära mig på jobbet.

Då och då tar jag en titt på Toggls förnämliga rapportsidor, där jag ser hur tiden har fördelat sig mellan mina projekt, hur mycket jag mailar varje arbetsdag et c.

Detta har jag vunnit

Redan har jag fått nya, värdefulla insikter:

Jag ser att mailen tar bara hälften så mycket tid varje arbetsdag som jag upplevde att den gör.
Det visar sig att ett av mina projekt tar mycket mer tid i anspråk än jag trodde, vilket gör att jag vill effektivisera arbetet i det, så att det som ska bli gjort där blir gjort fortare.
Jag lägger mindre tid än jag önskar på en uppgift som är viktig för min verksamhet, vilket gör att jag nu prioriterar den i större omfattning än tidigare.
Upplever jag att jag inte hinner det jag borde och jag kommer ”efter med mailen”, kan jag efter en snabb titt i statistiken konstatera att det beror på att jag den senaste tiden varit mer upptagen i möte eller föreläsning än vanligt och att det har en alldeles naturlig förklaring. Skönt!

Att på detta sätt få klarhet i hur jag nyttjar min tid, hjälper mig oväntat mycket i att finjustera hur jag jobbar, så att jag får mina arbetsdagar mer som jag vill ha dem.

Gör så här

Om också du vill få en bättre bild av vad din tid går åt till, börja logga vad du gör på dagarna. Notera eller registrera det du sysslar med i ett verktyg som passar dig. Det kan vara digitalt eller fysiskt. Vill du se mig berätta om hur jag använder Toggl, gör jag det i en video om just detta.

I slutet av veckan, titta igenom det du loggat och se om du känner igen dig i hur tiden fördelat sig. Trivs du med hur det blev eller vill du göra någon justering till nästa vecka?

Pö om pö, bit för bit, förfinar du hur du arbetar så att det alltmer blir som du vill.

Mer rätta åtgärder

Om du genom att logga vad du gör skaffar dig en mer faktabaserad bild av vad din tid går till, kan du fatta bättre beslut om hur du ska förbättra dina arbetsvanor. Kanhända blir det också för dig som för mig — att du blir varse något mönster som inte varit tydligt för dig tidigare. Lättare än annars får du tid till det som är viktigt och kan känna mer tillfredsställelse i att du gjort rätt sak i rätt omfattning.