Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Ett flöde för var­je mejl

Processen innefat­tar att jag läs­er det, att jag anti­n­gen gör det med­de­landet innebär direkt (svarar, till exem­pel) eller att jag ska­par en att göra-uppgift om att jag ska göra det­ta senare, och att jag slut­li­gen arkiver­ar det eller slänger det. (Arkiveran­det och slän­gan­det rör främst mejlen snarare än chatmeddelanden.)

Oläst fastän läst blir en att göra-uppgift

Ett nyck­el­steg i processen är att jag ska­par en att göra-uppgift om det inkom­na innebär att jag ska göra något som jag inte vill eller inte hin­ner göra omedelbart.

En del som jag träf­far ställer sig tvek­sam­ma till det. Var­för läg­ga tid på att ska­pa att-göra-uppgifter när det går så fort att bara mark­era det läs­ta som oläst igen, så att man kom­mer till­ba­ka till det senare?

Det här är orsaken

Jo, du vill såk­lart pri­or­it­era rätt och få rätt sak gjord i rätt tid. I var­je stund vill du väl­ja rätt uppgift att arbe­ta med. Då är det lättare att se allt du har att göra på ett ställe, i en lista, än om du skulle behö­va tit­ta på flera ställen och jäm­föra uppgifter­nas pri­or­itet med varan­dra. Där­för har du en att göra-lista där allt du inte gör direkt sam­las — oavsett hur uppgifter­na kom­mer till dig; som idéer, från kol­le­gor, från ett tele­fon­sam­tal, ur ett möte, från en konversation.

Mark­er­ar du mejl och med­de­landen som oläs­ta för att du ska återkom­ma till dem, ska­par du i prin­cip en under­förstådd ytterli­gare lista (av de oläs­ta med­de­lande­na). Efter­som det är i mejlen och med­de­lande­flö­de­na ​”sak­er hän­der” i det att det kom­mer in nytt, kom­mer det att vara där du tit­tar mer än i att göra-lis­tan (som är allde­les stil­la när du inte själv gör något med den). Risken är då stor att du ​”glöm­mer av” eller åtmin­stone för­sakar att göra-lis­tan och istäl­let väl­jer uppgifter ur mejlen och med­de­lande­na i förs­ta hand.

Det är inte säk­ert att något har högs­ta pri­or­itet bara för att det kom­mit in som ett mejl eller ett med­de­lande. Det kan på att göra-lis­tan lig­ga något som har ännu högre pri­or­itet just nu, även om det lades till för flera veck­or sedan. Du pri­or­it­er­ar fel, uppgifter­na på att göra-lis­tan blir förse­nade, lis­tan i sig blir en dåligt-samvetes-lista, du kän­ner att du inte län­gre har full ​”koll” på allt och till­varon blir rörig.

Så ska du inte behö­va ha det.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i min beskrivn­ing av hur det kan bli om du inte ska­par uppgifter av mejl och med­de­landen som du ska göra något med men inte direkt, gör nu följande:

1. Tit­ta igenom din mejl och de med­de­lande­in­flö­den du just nu job­bar mest i. Det kan vara Teams, en kom­men­tars­funk­tion i samar­betsverk­tyget ni använ­der eller någon annan slags chat­plat­tform. Har du där mejl eller med­de­landen som du har läst och som du mark­er­at som oläs­ta för att du ska återkom­ma till dem?
2. Om så, ska­pa konkret och utförligt for­muler­ade att göra-uppgifter av dem istället.
3. Ta för vana att göra på det­ta sätt i fortsättningen.

En kom­plett lista är smidigare

Om du ska­par uppgifter av mejl och med­de­landen som du annars skulle mark­era som oläs­ta igen, kom­mer du att få en att göra-lista som är mer kom­plett än annars. När du pri­or­it­er­ar ur den kom­mer du att göra en mer kor­rekt pri­or­i­ter­ing, för du pri­or­it­er­ar bland allt du har att göra — inte bara bland det som kom­mit i en viss kanal. Du kom­mer att kun­na ​”kom­ma ner i inbox­en” fort­are, efter­som du kan stu­va undan mejlen som kom­mit även innan du gjort allt de innebär. Det är inte län­gre i mejlen och de andra inflö­de­na och att göra-lis­tan du måste ​”hål­la koll”, utan bara i att göra-lis­tan. Tit­tar du där, är det inget du mis­sar någon annanstans som du bor­de kom­ma ihåg att göra.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att hål­la din att göra-lista kom­plett — trots att det kom­mer in nya sak­er i mån­ga oli­ka kanaler? Skriv gär­na och berät­ta!

(På tal om att inko­r­gen ibland kan kän­nas över­full. Kika in hur du kan bli av med mail och med­de­landen du inte ska läg­ga tid på!)