Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Vad är bråt­tom och vad är viktigt?

Det är inte någon större kon­st att avgöra hur bråt­tom en uppgift är. Är tiden knapp till dess att den ska vara klar, är den bråt­tom. Är det färre till­gäng­li­ga tim­mar kvar fram till dead­line än det tar att slut­föra uppgiften, är det väldigt bråttom.

Att avgöra hur vik­tig en uppgift är tycks knepi­gare. Allt­för mån­ga möter jag som gör bedömnin­gen så god­ty­ck­ligt att de inte alls har nyt­ta av meto­den. Något till­spet­sat är det som att de tänker att ​”är det bråt­tom, så är det vik­tigt, för det är ju bråt­tom”. Då blir allt bråt­tom och vik­tigt och allt — allt! — får högs­ta pri­or­itet. Hela tiden.

Vik­tigt är det som bidrar till målen

Det var en av anled­ningar­na till att jag skrev pri­or­i­ter­ings­bo­ken. I den är min tes att de uppgifter är vik­ti­ga som bidrar till de mål vi ans­varar för. Med den mått­stock­en blir bråt­tom/vik­tigt-meto­den med ens en kraft­full pri­or­i­ter­ings­guide för oss när det är myck­et av allt och vi behöver väl­ja rätt sak att arbe­ta med just nu. De uppgifter som bidrar till dina mål och som ock­så är bråt­tom, ska ha högs­ta prioritet.

Och in kom­mer ett undan­tag, eller?

När jag för ett par veck­or sedan föreläste om sak­en för chefer i en av våra myn­digheter fick jag den intres­san­ta frågan:

”Men, det finns ju ock­så en mas­sa andra uppgifter som bara måste göras direkt — även om de inte bidrar till några mål! De pas­sar ju inte in i mod­ellen. Var kom­mer de in?”

Så här ser jag på sak­en: Har vi bestämt oss för, till exem­pel till­sam­mans med vår chef, att uppgifter av den här typen alltid ska ha högs­ta pri­or­itet, hör ock­så de hem­ma bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na — oavsett vil­ka mål vi har.

Det kan bli trångt om saligheten

Fyller du den ​”grup­pen” med väldigt mån­ga sådana uppgifter, kom­mer du dock ändå att få min­dre tid att arbe­ta med det som led­er till målen.

Och, för en del kan det vara allde­les rätt. Har vi en roll där vi förvän­tas agera på upp­studs myck­et och ofta, behöver vi ha lägre ambi­tion­er när det gäller att åstad­kom­ma andra, mer långsik­ti­ga sak­er som bidrar till målen. Vi behöver allt­så då ha färre mål eller min­dre ambitiösa mål.

Om det är vik­tigt, bor­de det inte ha ett mål?

Men, om det nu är vik­tigt att lyckas bra med att hantera dessa ​”måste”-uppgifter, kan man frå­ga sig om vi inte bor­de sät­ta mål på vårt hanterande av dem, så att vi vet om vi lyckas till­räck­ligt bra eller ej. Gör vi det, har vi mål på dem och de har vun­nit en rättmätig plats bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na (när de är bråttom).

Gör så här

Tänk efter ett ögonblick på vad du har för uppgifter som av någon självk­lar anled­ning ​”bara måste” göras direkt — utan att de bidrar till något av dina mål.
Gör en lista på dem och frå­ga dig:

• Vil­ka av de här bor­de jag sät­ta mål på, så att jag vet om jag gör dem till­räck­ligt bra?
• Är de så få att jag ändå kom­mer att hin­na med de ​”rik­tigt vik­ti­ga” uppgifter­na också?
• Om de är så mån­ga att du inte kom­mer att hin­na allt, vad ska du göra dig av med?
• Är det några ​”bara måste”-uppgifter som någon annan kan ta ans­var för istället?
• Är det några mål du har av hävd och ohe­j­dad vana och som du fak­tiskt skulle kun­na stry­ka, så att du hin­ner fler ​”på uppstuds”-uppgifter?

Mer med­vetet istäl­let för på en höft

Om du syn­lig­gör dessa ​”bara måste”-uppgifter för dig själv (och förslagsvis ock­så för din chef), kan du göra en mer rättvisande bedömn­ing av din fak­tiska arbets­be­last­ning. Det som finns, syns nu ock­så, istäl­let för att bara vara något som inte direkt räk­nas, men som ändå får ta en gräddfil i din pri­or­i­ter­ing om och om igen.

Du kan kom­ma fram till vad som egentli­gen är vik­tigt, se till att du har mål på det så att du ser om du lyckas och du kan lättare få mer tid till att arbe­ta med det­ta du kon­stat­er­at är viktigt.

Vad är det för dig?

Vad har du för sådana här ​”bara måste”-uppgifter? Ge mig ett exem­pel! 

(På tal om pri­or­i­ter­ing, här får du fem­tio­sex sekun­der om att pri­or­it­era rätt.)