Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Jag har i en kort video för ett tag sedan svarat på frå­gan om hur man med fördel nam­nger fil­er med en kon­sekvent syn­tax (det vill säga att fil­nam­net har sam­ma form var­je gång), men hur är det med mappar?

Söka eller mappa?

De all­ra fles­ta av oss sparar fil­er i något slags dig­i­ta­la map­par på datorn, på servern, i molnbaser­ade lagringstjän­sten och kanske ock­så i mail­box­en. Även om som­li­ga skan­der­ar att mapp­struk­tur­er hör till his­to­rien och att det nu är bara fri sökn­ing som är mod­ellen, trivs åtmin­stone jag med att spara mina doku­ment i en tydlig, map­pad ord­ning.

Sam­tidigt är det såk­lart smidigt att söka upp de doku­ment och map­par vi vill åt, så om du är som jag vill du ibland ​“klic­ka dig fram” till rätt mapp och ibland snabbt söka fram den genom att skri­va dess namn.

Två tum­re­gler för mappnamnen

Men, vad ska map­pen heta så vi lätt hit­tar rätt?

Jo, när vi nam­nger våra map­par, kan vi låta oss vägledas av två principer:

1. Nam­nets form ska vara gemen­sam
   
   Om map­par­nas namn har en kon­sekvent form, kan vi lättare gis­sa vad de het­er när vi ska söka efter dem även om vi inte exakt minns deras namn. Vi for­mar nam­nen genom att kom­bin­era kom­po­nen­ter såsom tema, organ­i­sa­tion­sen­het, kund­namn, doku­ment­typ, år, månad, infor­ma­tion­sur­sprung, sta­tus på doku­menten i map­pen eller vad som är rel­e­vant för doku­menten vi ska spara i map­pen. Alla sorts map­par behöver inte ha exakt sam­ma form på nam­net, men map­par som innehåller lik­nande infor­ma­tion (men för oli­ka kun­der, år, geografiska områ­den el dyl) har med fördel kon­sekvent for­made namn.


2. Nam­net ska vara unikt
   
   När vi sök­er efter en mapp vill vi så fort och enkelt som möjligt se vilket av sökre­sul­tat­en som är det rät­ta. Har vi följt den förs­ta principen, om att for­men ska vara gemen­sam, men nam­n­giv­it map­par på oli­ka ställen med exakt sam­ma namn, kom­mer det ta onödig tid att ta reda på vilken av alla map­par med sam­ma namn i sökre­sul­tatet som är den vi sök­er. Välj där­för någon kom­po­nent i nam­net som är unikt för var­je mapp, det vill säga det som skil­jer den från alla andra map­par av sam­ma sort.

Gör så här

Vill du göra ditt map­phit­tande ett snäpp enklare, gör nu så här:

1. Välj något ställe där du sparat dig­i­ta­la doku­ment och fil­er. Det kan vara lokalt på din dator eller på en lagringsplats som du delar med andra — i organ­i­sa­tio­nen eller utanför.
2. Ta en titt på map­par­na du direkt ser. Är de nam­n­giv­na unikt men i en kon­sekvent form?
3. Ser du någon eller några map­par som kan nam­nges på ett bät­tre sätt, ändra direkt om du fritt för­fog­ar över lagringsstäl­let eller bestäm dig för när du tar upp frå­gan med de andra som disponer­ar map­par­na om ni är flera som sparar och häm­tar doku­ment där. Det kan vara på ett lämpligt möte inom kort eller något annat forum ni använ­der för att fat­ta enkla gemen­sam­ma beslut.

Rätt, lätt som en plätt

Om du nam­nger dina dig­i­ta­la map­par i en gemen­sam, kon­sekvent form och sam­tidigt med uni­ka namn, kom­mer du lättare att hit­ta rätt mapp — i syn­ner­het när du sök­er, men ock­så när du ​“klickar dig igenom” en mapp­struk­tur (efter­som du då lätt ser var du är). Istäl­let för att läg­ga tid på att lista ut vilken mapp som är den rät­ta, är det självk­lart för dig så fort du ser nam­net. Enkelt och smidigt.

Blir du flink på att söka speci­fikt, kom­mer du kanske rent av att då och då få ett sökre­sul­tat som bara innehåller det du behöver just då!

Hur gör du?

Vad använ­der du för prin­cip för att nam­nge dina map­par på ett sätt så du lätt hit­tar vad du sök­er? Berät­ta för mig!

(För­resten, har du gjort dig av med ​“Gam­la skrivbordet”-mappen?