Strukturbloggen

En nytil­lkom­men veck­o­brevsprenu­mer­ant frå­gade mig häromda­gen om jag kom­mer att tip­sa något om hur man får struk­tur i Outlook.

Svaret är att jag oftast skriv­er om en mängd job­b­vardagssi­t­u­a­tion­er och områ­den i vårt jobb där vi har nyt­ta av att struk­tur­era och ibland är Out­look det verk­tyg där själ­va struk­tureran­det sker — om det är just Out­look vi har som mail‑, kalender‑, kon­takt- och uppgift­slist-pro­gram, alltså.

Men, efter­som jag vet att majoriteten av mina läsare är Out­look-använ­dare, låt mig ägna den­na utgå­va till tre detal­jer i tre av ​”delar­na” av Out­look jag med värme rek­om­mender­ar. Lis­tan är inte heltäckande, utan betrak­ta den som några syn­punk­ter från mig. 

Att mejla i Outlook

• Stäng av noti­fieringar, ​”pling”, skrivbor­d­savis­eringar, små kuvert och annat vid inkom­mande mail, så att det är du som bestäm­mer när du tit­tar efter nya mail istäl­let för att Out­look gör det, för då bibehåller du lättare fokus på rätt uppgift. (Jag stöd­jer mig här på den­na amerikan­s­ka studie från 2016.) Du kom­mer att kom­ma ihåg att du har ett mail­pro­gram utan avis­eringar­na — tro mig.
• Använd regler för att skic­ka mail automa­tiskt till rätt mapp (om du har fler map­par än en i Out­look), så att du slip­per göra det manuellt. Använd sedan sökmap­pen ​”Oläst e‑post” för att tit­ta efter nya mail, efter­som oläs­ta mail nu lig­ger sprid­da lite varstans i mappstrukturen.
• Använd funk­tio­nen ​“Mina mal­lar” för tex­ter, meningar och sty­ck­en du skriv­er ofta, så att du slip­per skri­va sam­ma sak om och om igen. Att ploc­ka text där är lika lätt som att använ­da sig­natur-funk­tio­nen till mal­lar (och bättre).

Att ha att-göra lis­tan i Outlook

• Om du vill ha en dig­i­tal att göra-lista, använd To-Do i Out­look (den blå bock­en i fäl­tet längst till vän­ster), som har använd­bara inte­gra­tioner med såväl mejlen som OneNote, chat­ten i Teams och Plan­ner. (För­resten, vill du få hjälp att kom­ma igång med To-Do har jag en online-kurs för det.)
• For­mulera dina att göra-uppgifter utförligt och tydligt så att du senare lätt förstår vad du menar. Låt var­je uppgift vara min­dre i omfat­tning än en arbets­dags arbete, för då min­skar risken att du skjuter upp den för att den är så stor.
• Om du flag­gar mail med röda flag­gor som en sig­nal att du ska göra något med dem senare, ändra i ämnet för uppgiften som ska­pas i To-Do till en tydlig att göra-uppgift istäl­let för att bara bibehål­la mailets ämnes­rad, så blir lis­tan lättare att förstå. 

Att ha kalen­dern i outlook

• Skriv sådant i kalen­dern som du har att göra som är beroende av att du gör det ett visst klock­slag. Annat hör hem­ma i din att göra-lista. Möten hör hem­ma i kalen­dern, såk­lart, och att du ska ringa någon kl 14. Men, ska något göras någon gång när som helst under näs­ta tors­dag, ska­pa hellre en att göra-uppgift med för­fal­lo­da­tum på näs­ta torsdag.
• Klic­ka fram Min dag-pan­e­len som dyk­er upp till höger i Out­looks kalen­dervy. Då får du lätt en hel­hets­bild över vad du har att göra respek­tive dag — dels sådant som finns i kalen­dern, dels det som står i din Min dag-vy i To-Do.
• Ska­pa en ytterli­gare kalen­der som du låter vara mallen eller nor­men för hur du vill att dina veck­or ska se ut. Önskar du att någon dag är helt mötes­fri? Boka upp hela den dagen i ​”ide­alveck­o­ma­llen” och skriv ​”Företrädesvis mötes­fritt” i mötes­boknin­gen. Lägg in i den här kalen­dern allt det du har nyt­ta av att förhål­la dig till när du planer­ar i din ​”rik­ti­ga” kalen­der. Om du vill ha en mall för att ska­pa din ide­alveck­o­ma­ll lad­dar du hem den gratis eller köper den i shop:en.

Gör så här

Är det något av det­ta jag näm­nt som du inte tes­tat och som låter lockande? Tes­ta och se om det pas­sar dig och din vardag. Justera efter tycke och smak.

Mer ord­ning med min­dre ansträngning

Om du utveck­lar ditt arbetssätt i Out­look ett snäpp ytterli­gare åt det struk­tur­erade hål­let, får du än mer ord­ning i din vardag. Du blir mer rus­tad för det oförutsed­da som ofel­bart inträf­far och detalj­mo­menten i ditt arbete om dagar­na blir smidi­gare gjor­da och med min­dre ansträngning.

Hur gör du?

Det här var allt­så några detal­jer som jag rek­om­mender­ar när det gäller Out­look-använd­ning. Vad har jag inte tag­it med som du vill slå ett slag för? Berät­ta för mig!

(Här kom­mer ett litet extra tips på hur du sök­er smartare i din Out­look!)