Låt att göra-listan skriva sig själv i Microsoft…

Låt säga att det finns saker du gör på jobbet som du gör mer än en gång, kanske rentav tämligen ofta. Och, det är inte småsaker, utan snarare smärre projekt som tar längre tid än en arbetsdag att genomföra och som i sig består av en rad mindre att göra-uppgifter.

Du gör dem då och då, för olika kunder, för olika månader, för någonting olika. Varje gång du ska göra det, är det något som är nytt och unikt.

Göra istället för att skriva

Visst vill du då inte skriva alla detaljerade att göra-uppgifter dessa större uppgifter består av — varje gång du ska göra dem?

Nog vill du hellre att att göra-uppgifterna automatiskt ska skrivas upp på din att göra-lista, så att du kan fokusera på att göra sakerna istället för på att skriva upp allt du har att göra?

Jag har hittat ett sätt att göra det för dig som arbetar i Microsoft 365. (Om du mailar i något annat än Outlook, såsom Gmail eller Mail för Mac, ta en titt i nästa veckas inlägg, för där delar jag med mig av vad du skulle kunna göra istället.)

Gör så här

Låt säga att du använder Microsoft To-Do som din att göra-lista, vilket är ett verktyg många fler borde använda, om du frågar mig. Och, för att vi har ett exempel att leka med, anta att vi vill baka en serie olika bakverk.

Skapa en ny plan i tjänsten Planner i Microsoft 365 och låt den vara där du planerar det stora baket. Låt oss ge den namnet ”Bageri”. För att göra det enkelt, skapa bara två kolumner: ”Att baka” och ”Har bakat”.
I tjänsten Power Automate i Microsoft 365, skapa ett nytt flöde som kommer att fungera som en mall innehållande alla uppgifter du behöver göra när du ska baka något.
Som utlösare, välj ”When a new task is created” i Planner och välj att du ska arbeta med planen ”Bageri”.
Lägg sedan till den första åtgärden, vilket är att en ny uppgift ska skapas i To-Do när det skapats en ny uppgift i Planner. I mitt bakexempel skulle jag formulera uppgiften som ”Köp ingredienser till ” och sedan lägga till titeln från den uppgift som skapats i Planner, eftersom jag har tänkt uppkalla uppgifterna i bakplanen efter det bakverk som ska bakas.
Sätt sedan önskat förfallodatum, vilket du faktiskt kan beräkna automatiskt. Jag vill köpa ingredienser en vecka innan bakverket ska vara klart, så då använder jag funktionen addDays och sätter att förfallodatumet för inköpet ska vara förfallodatumet för bakverket minus sju dagar.
Lägg till resterande att göra-uppgifter som den större uppgiften (baket, i mitt fall) består av som ytterligare åtgärder och sedan är mallen i princip klar.
Det enda som återstår för mig är att skapa ännu en åtgärd som innebär att Outlook skickar ett mejl till mig själv där jag upplyses om att planen för det förestående baket är klar.

Låt säga då att du kommer på att du vill baka småkakor.

I Planner, lägg till en ny uppgift och ge den namnet ”småkakor”.
Ange vilken dag du vill att småkakorna ska vara klara och tryck på ”Lägg till uppgift”.
Några ögonblick senare får du ett mejl från Power Automate, som låter meddela att planen för att baka småkakor nu är skapad.
Efter en snabb titt i To-Do kan du konstatera att alla att göra-uppgifter som behövs för att baka småkakor är automatiskt tillagda i din att göra-lista — med de framräknade, rätta förfallodatumen.

(Var detta svårt att greppa i bara textform? I det här inlägget har jag lagt en kort video som visar hur det går till, med ljud och bild. Jag filmade det när Microsoft 365 hette Office 365 och Power Automate hette Flow, men mycket av det jag visar är fortfarande giltigt.)

Mer tid till rätt sak

På detta sätt får du att göra-uppgifterna skrivna utan att du behöver skriva dem, när du ska göra saker du gör fler än en gång. Du lägger mindre tid på att administrera att göra-listan och får mer tid till att faktiskt göra sakerna på listan.