Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Allt det är smart tänkt. Men, i verk­ligheten blir de flag­gade mejlen så mån­ga att vi inte ser var­je enskilt träd för det har bliv­it en hel skog. Högar­na tar slut så det finns inget ​“överst” kvar. Att göra-listverk­tyget sak­nar pri­or­itets­graderin­gen ​“högre”, för att inte tala om ​“all­ra, all­ra högst”.

Plöt­sligt är flag­gor­na meningslösa. Det flag­gade stick­er inte ut län­gre och vi är till­ba­ka på ruta 1 (utan att ens ha fått passera ​“Gå”).

Åter­erövra knepen

Kän­ner du igen dig i det här, bestäm dig för vad mejlflag­gan bety­der, vad som är kri­teri­et för att något ska få ​“hög” pri­or­itet och vad du läg­ger överst med en bak­tanke. Då får du åter nyt­ta av de här knepen och de hjälper dig igen i ditt dagli­ga arbete.

Gör så här

1. Om du har för vana att flag­ga mejl — tänk igenom vad syftet med flag­gnin­gen är. Per­son­li­gen använ­der jag säl­lan mejlflag­gan, men när jag gör det är det för att mark­era vil­ka mejl jag ska svara på härnäst — då jag den när­maste stun­den inte kom­mer att göra annat än att svara på dessa mejl. Innebär ett mejl att jag ska kom­ma ihåg att göra något senare (men inte just nu), skriv­er jag en att göra-uppgift i min att göra-lista istäl­let, för jag vill göra en med­veten pri­or­i­ter­ing bland alla mina att göra-uppgifter — inte bara bland de som ​“kom­mit in” via mejl. Frestas du att flag­ga ett mejl för att lätt hit­ta det sedan, tes­ta att söka fram dina mejl snarare än att bläd­dra fram till dem. Våra mejl­pro­gram är i regel oer­hört snab­ba och enkla att söka i.
2. Läg­ger du pap­per överst eller dig­i­ta­la doku­ment ​“mitt i synen” på datorskrivbor­det för att kom­ma ihåg att göra något med dem, skriv istäl­let det du ska göra som att göra-uppgifter i din lista. Annars har du två lis­tor (minst) — en egentlig att göra-lista och en out­ta­l­ad ​“lista” bestående av allt som lig­ger överst och är upphängt så du ska se det och inte mis­sa att göra det. Ju fler lis­tor, desto svårare att pri­or­it­era med­vetet och kor­rekt. Med en lista gör du lättare rätt sak först istäl­let för att göra något bara för att du råkat se det.
3. Mark­er­ar du att göra-uppgifter med pri­or­itet ​“hög” på för­hand och det dyk­er upp ännu högre pri­or­it­er­ade uppgifter som du behöver göra före, fast inte just nu — ändra hur du använ­der pri­or­i­ter­ings­mark­erin­gen. Efter­som pri­or­itet är en kom­bi­na­tion av hur vik­tig och hur bråt­tom uppgiften här, är pri­or­iteten förän­derlig över tid. Där­för kan vi inte på för­hand säga vilken pri­or­itet en uppgift kom­mer att ha sedan, för pri­or­iteten bestäms i stun­den, i rela­tion till de uppgifter vi just då har på vårt bord.
   
   Där­för, sätt pri­or­iteten (“hög”, t ex) just i stun­den, när du pré­cis nu ska väl­ja de tre näs­ta uppgifter­na ur din att göra-lista du vill hug­ga tag i och i det­ta ögonblick vill låta dessa tre stå ut från mäng­den. Eller, låt pri­or­itet­graderin­gen istäl­let indik­era vik­tighets­grad istäl­let för pri­or­itet (efter­som vik­tighets­graden är kon­stant åtmin­stone i när­tid) så att ​“hög” bety­der ​“påverkar upp­fyll­naden av dina mål i hög grad”, ​“nor­mal” bety­der ​“påverkar målen i genom­snit­tlig grad” och ​“låg” bety­der ​“påverkar knap­past målen”.

Nyansera över­flödet

Om du tydlig­gör för dig själv i vil­ka lägen du ska flag­ga något, sät­ta något till hög pri­or­itet eller läg­ga något överst, kom­mer dessa knep för att få något att stå ut att verk­li­gen hjäl­pa dig. Du ska­par nyanser i den infor­ma­tion­s­mängd du har att hantera om dagar­na så du lättare ori­en­ter­ar dig och gör rätt sak i rätt tid och hit­tar det du vill när du behöver det.

Gör du på ett annat sätt?

Flag­gar du, pri­or­itet­sät­ter du och läg­ger du överst av helt andra anled­ningar än de jag näm­nt här? Berät­ta för mig!

(För­resten, såhär kan du göra när allt är vik­tigt och bråt­tom samtidigt.)