När flaggorna blir för många och hög prioritet för… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

31 jan.

När flaggorna blir för många och hög prioritet för låg


Datum: 2023-01-31 08:00
Röd pappersflagga hållen av två fingrar, mot en blå himmel.

Den som vill få ett mejl att stå ut från mäng­den kan flag­ga det rött i mån­ga mejlap­par. Är några pap­per vik­ti­gare än andra, kan de läg­gas överst. Ska något göras snarast kan det få pri­or­itet hög” i att göra-listan.


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:


Allt det är smart tänkt. Men, i verk­ligheten blir de flag­gade mejlen så mån­ga att vi inte ser var­je enskilt träd för det har bliv­it en hel skog. Högar­na tar slut så det finns inget överst” kvar. Att göra-listverk­tyget sak­nar pri­or­itets­graderin­gen högre”, för att inte tala om all­ra, all­ra högst”.

Plöt­sligt är flag­gor­na meningslösa. Det flag­gade stick­er inte ut län­gre och vi är till­ba­ka på ruta 1 (utan att ens ha fått passera Gå”).

Åter­erövra knepen

Kän­ner du igen dig i det här, bestäm dig för vad mejlflag­gan bety­der, vad som är kri­teri­et för att något ska få hög” pri­or­itet och vad du läg­ger överst med en bak­tanke. Då får du åter nyt­ta av de här knepen och de hjälper dig igen i ditt dagli­ga arbete.

Gör så här

  1. Om du har för vana att flag­ga mejl — tänk igenom vad syftet med flag­gnin­gen är. Per­son­li­gen använ­der jag säl­lan mejlflag­gan, men när jag gör det är det för att mark­era vil­ka mejl jag ska svara på härnäst — då jag den när­maste stun­den inte kom­mer att göra annat än att svara på dessa mejl. Innebär ett mejl att jag ska kom­ma ihåg att göra något senare (men inte just nu), skriv­er jag en att göra-uppgift i min att göra-lista istäl­let, för jag vill göra en med­veten pri­or­i­ter­ing bland alla mina att göra-uppgifter — inte bara bland de som kom­mit in” via mejl. Frestas du att flag­ga ett mejl för att lätt hit­ta det sedan, tes­ta att söka fram dina mejl snarare än att bläd­dra fram till dem. Våra mejl­pro­gram är i regel oer­hört snab­ba och enkla att söka i.
  2. Läg­ger du pap­per överst eller dig­i­ta­la doku­ment mitt i synen” på datorskrivbor­det för att kom­ma ihåg att göra något med dem, skriv istäl­let det du ska göra som att göra-uppgifter i din lista. Annars har du två lis­tor (minst) — en egentlig att göra-lista och en out­ta­l­ad lista” bestående av allt som lig­ger överst och är upphängt så du ska se det och inte mis­sa att göra det. Ju fler lis­tor, desto svårare att pri­or­it­era med­vetet och kor­rekt. Med en lista gör du lättare rätt sak först istäl­let för att göra något bara för att du råkat se det.
  3. Mark­er­ar du att göra-uppgifter med pri­or­itet hög” på för­hand och det dyk­er upp ännu högre pri­or­it­er­ade uppgifter som du behöver göra före, fast inte just nu — ändra hur du använ­der pri­or­i­ter­ings­mark­erin­gen. Efter­som pri­or­itet är en kom­bi­na­tion av hur vik­tig och hur bråt­tom uppgiften här, är pri­or­iteten förän­derlig över tid. Där­för kan vi inte på för­hand säga vilken pri­or­itet en uppgift kom­mer att ha sedan, för pri­or­iteten bestäms i stun­den, i rela­tion till de uppgifter vi just då har på vårt bord.

    Där­för, sätt pri­or­iteten (“hög”, t ex) just i stun­den, när du pré­cis nu ska väl­ja de tre näs­ta uppgifter­na ur din att göra-lista du vill hug­ga tag i och i det­ta ögonblick vill låta dessa tre stå ut från mäng­den. Eller, låt pri­or­itet­graderin­gen istäl­let indik­era vik­tighets­grad istäl­let för pri­or­itet (efter­som vik­tighets­graden är kon­stant åtmin­stone i när­tid) så att hög” bety­der påverkar upp­fyll­naden av dina mål i hög grad”, nor­mal” bety­der påverkar målen i genom­snit­tlig grad” och låg” bety­der påverkar knap­past målen”.

Nyansera över­flödet

Om du tydlig­gör för dig själv i vil­ka lägen du ska flag­ga något, sät­ta något till hög pri­or­itet eller läg­ga något överst, kom­mer dessa knep för att få något att stå ut att verk­li­gen hjäl­pa dig. Du ska­par nyanser i den infor­ma­tion­s­mängd du har att hantera om dagar­na så du lättare ori­en­ter­ar dig och gör rätt sak i rätt tid och hit­tar det du vill när du behöver det.

Gör du på ett annat sätt?

Flag­gar du, pri­or­itet­sät­ter du och läg­ger du överst av helt andra anled­ningar än de jag näm­nt här? Berät­ta för mig!

(För­resten, såhär kan du göra när allt är vik­tigt och bråt­tom samtidigt.)

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.