STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

23 Feb

Vad göra då allt är viktigt och bråttom?


Datum: 2016-02-23 12:49 Kommentarer: 2 st

En grund för att prioritera bland det vi har att göra är att dels avgöra hur viktig en uppgift är, dels hur brådskande den är.

En uppgift är viktig om den bidrar till de verksamhetsmål just du ansvarar för, annars inte.

Idén är att en uppgifts prioritet avgörs av kombinationen av hur viktig och hur brådskande den är. Uppgifter som är både viktiga och brådskande har högsta prioritet, så det är de du gör först.

Allt genast?
Men, om jag får många uppgifter samtidigt till mig, som alla är viktiga och brådskande - vilken ska jag göra först? Plötsligt räcker inte principen. Allt får samma höga prioritet.

Vi kan som bekant bara göra en sak i taget, om vi vill bibehålla en hög kvalitet i det vi utför. Liksom det sägs finnas grader i helvetet behöver vi därför också finna nyanser bland de högst prioriterade uppgifterna.

Olika viktigt ändå
Vad är det som bestämmer nyanserna? Som jag ser det, är det till exempel någon av dessa faktorer:

  • Hur mycket uppgiften påverkar målen. Vill vi nå ett resultat så tidigt som möjligt, gör vi rätt i att först göra den uppgift som mest påverkar målen i positiv riktning. Då kommer vi längst på kortast tid.

  • Vilket mål som väger tyngst. Är det fyra mål jag har att nå i min roll på jobbet, har de kanske inte samma vikt. Något mål är viktigast. Om alla uppgifter är lika brådskande, vi bara kan göra en sak i taget och vi vill få störst effekt med minst insats, gör vi rätt i att först göra den uppgift som bidrar till det tyngst vägande målet.

  • Hur lång tid uppgiften tar. Om de olika uppgifterna påverkar de lika vägande målen i lika hög grad, gör vi rätt i att först göra den uppgift som går fortast, för då kommer vi snabbast ett steg närmare våra verksamhetsmål.

Vadan denna brådska?
Är det då så otroligt viktigt vilken av de brådskande och viktiga uppgifterna vi gör först? Allt ska väl ändå göras och är det verkligen så bråttom att nå målen fort? Det kan man tycka. Men, när vi har fem kollegor (eller chefer) på rummet och alla behöver vår hjälp fort med något som är viktigt, ställs vi ändå inför valet vem som ska få hjälp först.

Skulle vi säga “ja, det fixar jag nu direkt” till alla fem, skulle vi jobba splittrat och slitigt. Säkert skulle vi inte hålla samma kvalitet som annars, eftersom vi skulle ha svårt att fokusera på den uppgift vi jobbar med just för ögonblicket, då de andra fyra pockar på uppmärksamhet under tiden.

”Ja” med gott samvete
För att må bra, hålla den kvalitet vi önskar och orka under lång tid, behöver vi kunna säga “ja, nu med en gång” och “ja, men efter det andra” med gott samvete. Baserar du ditt “ja” på god vilja, magkänsla eller tacksamhetsskuld är risken att det blir väl tufft för dig - i synnerhet om du tillhör den ambitiösa skaran.

Därför har du nytta av att medvetet skapa nyanser bland de högst prioriterade uppgifterna, så det är med just gott samvete och verksamhetsmålen i ryggen du gör din upp- och ned-prioritering - även om den vars uppgift du prioriterar ned för stunden är en chef.

Gör så här

  1. För att kunna prioritera så här systematiskt när "allt" är viktigt och brådskande, är det några saker du kan göra:
    • Om du inte är säker på vilka mål som borde påverka din prioritering i vardagen, ta upp det i ett samtal med din chef.
    • Om du har klart för dig vilka målen är, rangordna dem på egen hand eller i dialog med din chef. Nej, två mål får inte komma på samma plats; något måste komma först - om inte alltid, så i några givna, konkreta situationer.
    • Om det är några vanligt förekommande uppgifter du ofta blir ombedd att hjälpa till med, ta en stund då du inte har fullt så mycket omkring dig och sätt ett värde mellan 1 och 3 på hur mycket var och en av dessa uppgifter påverkar målen som avgör vad som är viktigt i ditt jobb. Du kan inte veta med bestämdhet hur mycket de påverkar, men en kvalificerad gissning är bättre än ingen.
    • När du blir ombedd om att göra brådskande och viktiga saker, gör en uppskattning på hur mycket tid du behöver för uppgiften. Får du flera uppgifter under ett kort tidsspann, skriv den uppskattade tidsåtgången bredvid där du skrivit uppgiften (i din lista eller kanske på en akut-lapp). Kommer det till kritan och du behöver välja och allt är lika viktigt och brådskande, gör den kortaste uppgiften först.

  2. Om du vill göra det lätt för dig att använda det du kommit fram till när det sedan är som mest intensivt, skriv de vanliga uppgifterna och deras påverkansvärde respektive de rangordnade målen någonstans där du lätt sneglar på dem när många vill ha din hjälp samtidigt.

Rätt prioriterat bland allt brådskande
Skaffar du dig på detta sätt verktyg för att snabbt se nyanserna i allt viktigt och brådskande, kommer du med större säkerhet veta vilken uppgift av flera du gör rätt i att göra först. Du påverkas mindre av andras allehanda “få min vilja fram”-metoder, såsom arg-strategin, smicker-knepet och “jag är så hjälplös”-tricket.

Hur gör du?
Hur gör du för att prioritera rätt när du har många uppgifter som alla är viktiga och brådskande? Vad är det för dig som avgör vilket du gör först? Skriv en kommentar och berätta. 

Kommentera

Gunilla

Gunilla skriver:

#1 - 2016-03-04, 09:59

Jag tycker även att man behöver prioritera utifrån kollegornas mål och behov. Om ett svar , eller arbetsinsats gör att de i sin tur kan arbeta vidare, så är det också något som påverkar mina prioriteringar. Även om det inte ingår i mina egna mål.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2016-03-07, 13:15

Gunilla: Visst kan man väga in det i bedömningen. Tack, Gunilla!

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.