Vad göra då allt är viktigt och bråttom? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

23 feb.

Vad göra då allt är viktigt och bråttom?


Datum: 2016-02-23 12:49

En grund för att pri­or­it­era bland det vi har att göra är att dels avgöra hur vik­tig en uppgift är, dels hur bråd­skande den är.

En uppgift är vik­tig om den bidrar till de verk­samhetsmål just du ans­varar för, annars inte.

Idén är att en uppgifts pri­or­itet avgörs av kom­bi­na­tio­nen av hur vik­tig och hur bråd­skande den är. Uppgifter som är både vik­ti­ga och bråd­skande har högs­ta pri­or­itet, så det är de du gör först.

Allt genast?
Men, om jag får mån­ga uppgifter sam­tidigt till mig, som alla är vik­ti­ga och bråd­skande — vilken ska jag göra först? Plöt­sligt räck­er inte principen. Allt får sam­ma höga prioritet.

Vi kan som bekant bara göra en sak i taget, om vi vill bibehål­la en hög kvalitet i det vi utför. Lik­som det sägs finnas grad­er i hel­vetet behöver vi där­för ock­så finna nyanser bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifterna.

Oli­ka vik­tigt ändå
Vad är det som bestäm­mer nyanser­na? Som jag ser det, är det till exem­pel någon av dessa faktorer:

  • Hur myck­et uppgiften påverkar målen. Vill vi nå ett resul­tat så tidigt som möjligt, gör vi rätt i att först göra den uppgift som mest påverkar målen i pos­i­tiv rik­t­ning. Då kom­mer vi längst på kor­tast tid.

  • Vilket mål som väger tyn­gst. Är det fyra mål jag har att nå i min roll på job­bet, har de kanske inte sam­ma vikt. Något mål är vik­ti­gast. Om alla uppgifter är lika bråd­skande, vi bara kan göra en sak i taget och vi vill få störst effekt med minst insats, gör vi rätt i att först göra den uppgift som bidrar till det tyn­gst vägande målet.

  • Hur lång tid uppgiften tar. Om de oli­ka uppgifter­na påverkar de lika vägande målen i lika hög grad, gör vi rätt i att först göra den uppgift som går for­t­ast, för då kom­mer vi snab­bast ett steg när­mare våra verksamhetsmål.

Vadan den­na brådska?
Är det då så otroligt vik­tigt vilken av de bråd­skande och vik­ti­ga uppgifter­na vi gör först? Allt ska väl ändå göras och är det verk­li­gen så bråt­tom att nå målen fort? Det kan man tyc­ka. Men, när vi har fem kol­le­gor (eller chefer) på rum­met och alla behöver vår hjälp fort med något som är vik­tigt, ställs vi ändå inför valet vem som ska få hjälp först.

Skulle vi säga ja, det fixar jag nu direkt” till alla fem, skulle vi job­ba split­trat och slit­igt. Säk­ert skulle vi inte hål­la sam­ma kvalitet som annars, efter­som vi skulle ha svårt att fokusera på den uppgift vi job­bar med just för ögonblick­et, då de andra fyra pockar på upp­märk­samhet under tiden.

Ja” med gott samvete
För att må bra, hål­la den kvalitet vi önskar och orka under lång tid, behöver vi kun­na säga ja, nu med en gång” och ja, men efter det andra” med gott samvete. Baser­ar du ditt ja” på god vil­ja, magkänsla eller tack­samhetsskuld är risken att det blir väl tufft för dig — i syn­ner­het om du till­hör den ambitiösa skaran.

Där­för har du nyt­ta av att med­vetet ska­pa nyanser bland de högst pri­or­it­er­ade uppgifter­na, så det är med just gott samvete och verk­samhetsmålen i ryggen du gör din upp- och ned-pri­or­i­ter­ing — även om den vars uppgift du pri­or­it­er­ar ned för stun­den är en chef.

Gör så här

  1. För att kun­na pri­or­it­era så här sys­tem­a­tiskt när allt” är vik­tigt och bråd­skande, är det några sak­er du kan göra:
    • Om du inte är säk­er på vil­ka mål som bor­de påver­ka din pri­or­i­ter­ing i varda­gen, ta upp det i ett sam­tal med din chef.
    • Om du har klart för dig vil­ka målen är, ran­gord­na dem på egen hand eller i dia­log med din chef. Nej, två mål får inte kom­ma på sam­ma plats; något måste kom­ma först — om inte alltid, så i några giv­na, konkre­ta situationer.
    • Om det är några van­ligt förekom­mande uppgifter du ofta blir ombedd att hjäl­pa till med, ta en stund då du inte har fullt så myck­et omkring dig och sätt ett värde mel­lan 1 och 3 på hur myck­et var och en av dessa uppgifter påverkar målen som avgör vad som är vik­tigt i ditt jobb. Du kan inte veta med bestämd­het hur myck­et de påverkar, men en kval­i­fi­cer­ad giss­ning är bät­tre än ingen.
    • När du blir ombedd om att göra bråd­skande och vik­ti­ga sak­er, gör en upp­skat­tning på hur myck­et tid du behöver för uppgiften. Får du flera uppgifter under ett kort tidss­pann, skriv den upp­skat­tade tid­såt­gån­gen bred­vid där du skriv­it uppgiften (i din lista eller kanske på en akut-lapp). Kom­mer det till kri­tan och du behöver väl­ja och allt är lika vik­tigt och bråd­skande, gör den kor­taste uppgiften först.

  2. Om du vill göra det lätt för dig att använ­da det du kom­mit fram till när det sedan är som mest inten­sivt, skriv de van­li­ga uppgifter­na och deras påverkans­värde respek­tive de ran­gord­nade målen någon­stans där du lätt sneglar på dem när mån­ga vill ha din hjälp samtidigt.

Rätt pri­or­it­er­at bland allt brådskande
Skaf­far du dig på det­ta sätt verk­tyg för att snabbt se nyanser­na i allt vik­tigt och bråd­skande, kom­mer du med större säk­er­het veta vilken uppgift av flera du gör rätt i att göra först. Du påverkas min­dre av andras alle­han­da få min vil­ja fram”-metoder, såsom arg-strate­gin, smick­er-knepet och jag är så hjälplös”-tricket.

Hur gör du?
Hur gör du för att pri­or­it­era rätt när du har mån­ga uppgifter som alla är vik­ti­ga och bråd­skande? Vad är det för dig som avgör vilket du gör först? Skriv en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.