Låt struktur vara en vanesak
Datum: 2024-01-04 10:08
Erik mejlade mig häromdagen och frågade vilka strukturvanor som gör mest skillnad när det gäller vår effektivitet — min och andras. En intressant fråga, i mitt tycke, som dessutom sätter fingret på kärnan i vad ett strukturerat arbetssätt handlar om.
För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:
Vi formar och etablerar vardagliga vanor för vårt arbete för att undvika strukturfallgropar och lättare få vårt jobb gjort. Vi skapar såklart också ordning och systematik i det yttre (när det gäller dokument och arbetsredskap), men att vanemässigt agera på ett önskat sätt i givna situationer är definitivt en viktig nyckel till att vara effektiv.
Våra vanliga vanor
De underlättande vanorna kan handla om alla möjliga situationer. Efter en stunds funderande kom jag till exempel på de här vanorna, som är mina och kanske också dina:
- att åtminstone varje dag samla ihop eventuella spridda noteringar om det vi har att göra och åter lägga ihop dem till en enda att göra-lista
- att bara använda påminnelser när vi verkligen behöver dem, så att de fortfarande betyder något för oss och inte bara är distraktioner
- att stänga ned eller dölja mejlprogrammet när vi vill få saker gjorda som inte handlar om att mejla
- att avskärma bakgrunds-sorl med musik eller brus i lurar när sorlet i sig inte går att göra något åt
- att mobilscanna kvitton och sända dem till redovisning direkt istället för att lägga dem någonstans “så länge”
- att starta varje arbetsdag med en morgonrutin som gör att jag får snabb koll på vad som är planerat sedan länge för dagen och på vad som kommit till det senaste dygnet
- att göra en enkel checklista i en första version så fort jag gör något som jag märker är krångligt och som jag kommer att göra igen
- att varje vecka ägna fyra timmar åt utvecklingsarbete
- att direkt efter mötet lägga in det jag lovat göra som att göra-uppgifter i min lista
- att etikettera de uppgifter som bidrar till verksamhetsmålen med “viktigt”-etikett och göra dem först på dagarna
- att titta en månad framåt och en månad bakåt i kalendern en gång varje vecka
- att sätta telefonen i “stör ej”-läge så fort jag inte vill ha samtal — oavsett anledning
- att lägga undan allt på skrivbordet som jag inte behöver just nu och som har text som kan få mig på andra tankar än de jag vill fokusera på för stunden
- att nyttja väntetid till att läsa sådant som annars skulle samlas på (läs-)hög
- att ge den uppgift högsta prioritet som jag måste göra på en viss plats där jag är sällan när jag råkar vara på just den platsen
- … och annat
Jag har svårt att säga vilka vanor som gjort mest skillnad för mig. Snarare fyller de alla sin funktion i det att de avvärjer en situation som annars skulle vara frustrerande och som skulle innebära onödig tidsspillan. Låt oss se vanorna som det vi byggt för att göra arbetsdagen stabil på punkter som annars hade varit svaga.
Gör så här
Om du vill, gör så här:
- Ta också du en funderare på vilka vanor du just nu är glad för att du har.
- Tänk också ett slag på vad för situation du råkar ut för ofta, där du skulle ha nytta av att etablera en ny vana. Ju mer specifikt du beskriver situationen eller problemet, desto lättare kommer du på vad du kan ta för vana att göra som löser den.
- Vad skulle du alltså kunna göra för att undvika att det händer eller för att lindra “skadan” när det händer? (Kommer du inte på något — mejla mig, så kanske jag finner på råd.)
- Formulera också vanan konkret, till exempel i formen “när [något händer], [gör jag det här]”.
- Vill du få stöd i att etablera den nya vanan, ta hjälp av en app som Strides (iOS) eller Habit Streak (Android).
Bättre och bättre vana för vana
Om du formar vanor allteftersom du finner områden i ditt arbete som kan göras effektivare, kommer du successivt få en allt bättre struktur och genom den mer tid över till det som verkligen är viktigt — i ditt jobb och för dig själv. Genom ständiga, små förfiningar ofta blir du alltmer effektiv och tacklar arbetsvardagens stresspucklar och fallgropar på ett allt behagligare sätt.
Hur gör du?
Vad skulle du säga är en eller flera vanor som gjort stor skillnad för din struktur och effektivitet? Berätta gärna för mig.
Du får fler tips!
Om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få det av mig - i poddar, videor, böcker, föreläsningar och annat.