Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Vi for­mar och etabler­ar vardagli­ga vanor för vårt arbete för att und­vi­ka struk­tur­fall­gropar och lättare få vårt jobb gjort. Vi ska­par såk­lart ock­så ord­ning och sys­tem­atik i det yttre (när det gäller doku­ment och arbet­sred­skap), men att vanemäs­sigt agera på ett önskat sätt i giv­na sit­u­a­tion­er är defin­i­tivt en vik­tig nyck­el till att vara effektiv.

Våra van­li­ga vanor

De under­lät­tande vanor­na kan hand­la om alla möjli­ga sit­u­a­tion­er. Efter en stunds fun­derande kom jag till exem­pel på de här vanor­na, som är mina och kanske ock­så dina:

• att åtmin­stone var­je dag sam­la ihop eventuel­la sprid­da noteringar om det vi har att göra och åter läg­ga ihop dem till en enda att göra-lista
• att bara använ­da påmin­nelser när vi verk­li­gen behöver dem, så att de fort­farande bety­der något för oss och inte bara är distraktioner
• att stän­ga ned eller döl­ja mejl­pro­gram­met när vi vill få sak­er gjor­da som inte hand­lar om att mejla
• att avskär­ma bak­grunds-sorl med musik eller brus i lurar när sor­let i sig inte går att göra något åt
• att mobilscan­na kvit­ton och sän­da dem till redovis­ning direkt istäl­let för att läg­ga dem någon­stans ​“så länge”
• att star­ta var­je arbets­dag med en mor­gonrutin som gör att jag får snabb koll på vad som är plan­er­at sedan länge för dagen och på vad som kom­mit till det senaste dygnet
• att göra en enkel check­lista i en förs­ta ver­sion så fort jag gör något som jag märk­er är krång­ligt och som jag kom­mer att göra igen
• att var­je vec­ka ägna fyra tim­mar åt utvecklingsarbete
• att direkt efter mötet läg­ga in det jag lovat göra som att göra-uppgifter i min lista
• att etiket­tera de uppgifter som bidrar till verk­samhetsmålen med ​“viktigt”-etikett och göra dem först på dagarna
• att tit­ta en månad framåt och en månad bakåt i kalen­dern en gång var­je vecka
• att sät­ta tele­fo­nen i ​“stör ej”-läge så fort jag inte vill ha sam­tal — oavsett anledning
• att läg­ga undan allt på skrivbor­det som jag inte behöver just nu och som har text som kan få mig på andra tankar än de jag vill fokusera på för stunden
• att nyt­t­ja vän­tetid till att läsa sådant som annars skulle sam­las på (läs-)hög
• att ge den uppgift högs­ta pri­or­itet som jag måste göra på en viss plats där jag är säl­lan när jag råkar vara på just den platsen
• … och annat

Jag har svårt att säga vil­ka vanor som gjort mest skill­nad för mig. Snarare fyller de alla sin funk­tion i det att de avvär­jer en sit­u­a­tion som annars skulle vara frus­trerande och som skulle innebära onödig tidsspillan. Låt oss se vanor­na som det vi byg­gt för att göra arbets­da­gen sta­bil på punk­ter som annars hade var­it svaga.

Gör så här

Om du vill, gör så här:

1. Ta ock­så du en fun­der­are på vil­ka vanor du just nu är glad för att du har.
2. Tänk ock­så ett slag på vad för sit­u­a­tion du råkar ut för ofta, där du skulle ha nyt­ta av att etablera en ny vana. Ju mer speci­fikt du beskriv­er sit­u­a­tio­nen eller prob­lemet, desto lättare kom­mer du på vad du kan ta för vana att göra som lös­er den.
3. Vad skulle du allt­så kun­na göra för att und­vi­ka att det hän­der eller för att lin­dra ​“skadan” när det hän­der? (Kom­mer du inte på något — mejla mig, så kanske jag finner på råd.)
4. For­mulera ock­så vanan konkret, till exem­pel i for­men ​“när [något hän­der], [gör jag det här]”.
5. Vill du få stöd i att etablera den nya vanan, ta hjälp av en app som Strides (iOS) eller Habit Streak (Android).

Bät­tre och bät­tre vana för vana

Om du for­mar vanor all­tefter­som du finner områ­den i ditt arbete som kan göras effek­ti­vare, kom­mer du suc­ces­sivt få en allt bät­tre struk­tur och genom den mer tid över till det som verk­li­gen är vik­tigt — i ditt jobb och för dig själv. Genom ständi­ga, små förfiningar ofta blir du allt­mer effek­tiv och tack­lar arbetsvarda­gens stresspuck­lar och fall­gropar på ett allt behagli­gare sätt.

Hur gör du?

Vad skulle du säga är en eller flera vanor som gjort stor skill­nad för din struk­tur och effek­tivitet? Berät­ta gär­na för mig.