Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Slipp fly­t­ta filen för hand

Det­ta är en typisk oper­a­tion du skulle kun­na automa­tis­era istäl­let, så att det blir gjort utan att du behöver göra det själv. Särskilt är det värt besväret om du ofta ​”sparar ner” sam­ma typ av fil och läg­ger i sam­ma mapp.

Så här går det till

Idén går ut på att du har en mapp där du läg­ger alla bilagor och fil­er du får som ska läg­gas någon annanstans. Jag har kallat min sådan mapp för ​”Dis­tri­b­u­tion”, då det som lig­ger däri ska distribueras.

Du låter sedan en automa­tis­er­ingstjänst eller ‑app beva­ka map­pen. Om du arbe­tar i Microsoft 365, använd Microsoft 365-tjän­sten Pow­er Auto­mate (som tidi­gare hette Flow). Har du inte Microsoft 365 och job­bar i Mac-miljö, använd Hazel, som jag. Har du inte Microsoft 365 och job­bar i Win­dows-miljö, har jag tyvärr inte hit­tat något bra alter­na­tiv till dig.

När det kom­mer en ny fil till map­pen, bedömer sedan automa­tis­er­ingstjän­sten vad det är för en fil och fly­t­tar den till rätt mapp — helt utan din inblandning.

Men, hur ska du få till detta?

Gör så här

Vill du pro­va att få fil­er­na fly­t­tade till rätt plats automa­tiskt, gör föl­jande idag:

1. Ska­pa en dis­tri­b­u­tion­smapp där fil­er­na först läg­gs. Lägg den på din dator om du ska köra Hazel och på OneDrive om du ska använ­da Pow­er Automate.
2. Skaf­fa Hazel (MacOS) från Noodle­soft eller leta upp Pow­er Auto­mate i din Microsoft 365-plat­tform.
3. Välj en typ av fil eller doku­ment som du får bifo­gad dig ofta att tes­ta det­ta på. 
4. Ska­pa ett flöde i Pow­er Auto­mate som använ­der OneDrive-anslut­nin­gen och som trig­gar när just en sådan fil eller ett sådant doku­ment ham­nar i dis­tri­b­u­tion­smap­pen. Eller, ska­pa en regel i Hazel, om det är det du använder.
   
5. Låt flödet eller regeln fly­t­ta filen till rätt mapp. Hur du ställer in det blir för detal­jer­at att beskri­va här, men du lis­tar lätt ut det när du har automa­tis­er­ingstjän­sten fram­för dig.
   

Mer gjort, med min­dre ansträngning

Om du låter en automa­tis­er­ingstjänst spara undan bilagor till rätt plats, slip­per du. Doku­menten ham­nar alltid rätt och du risker­ar inte läg­ga dem på fel plats i sam­ma utsträck­n­ing som tidi­gare. Du får ett uns färre sak­er att göra själv och kan ägna din tid åt uppgifter du finner större gläd­je i än filflyttande.

Hur gör du?

Har du automa­tis­er­at din fil­hanter­ing på något annat sätt? Berät­ta! Min mejl är öppen för dig.

(Kän­ner du för­resten till att du ock­så kan automa­tis­era småjobb med appen IFTTT?)