Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Det omedel­bara blir gjort först

Ofta har det ansvarsområdet som har mest oper­a­tiv och direkt karaktär en ten­dens att bre­da ut sig på bekost­nad av de andra. De brådskande och till synes aku­ta sak­er­na tar tid först och på den tid som blir över ska allt annat ock­så hin­nas med. Kon­sekvensen blir jäkt och en ständig känsla av otillräcklighet.

Tydli­gare tids-pott

För att få tid till allt, behöver du definiera hur myck­et tid du behöver för var­je ansvarsområde. Bara för att de är tre, är det inte säkert att de ska få varsin tred­jedel av din tid.

Så, hur tar du reda på hur myck­et tid var­je del får ta?

Gör så här

1. Lista först dina ansvarsområden så att du lätt ser dem framför dig.
2. Välj ett av dem och fråga dig:
   • Vad ska du åstadkomma inom det här området och när?
   • Vad behöver du göra för att lyckas med det? Det vill säga, vil­ka huvud­sak­li­ga att göra- uppgifter och möten består allt arbete av? Här är det värt besväret att vara detal­jer­ad. Lista uppgifter­na i ett kalkyl­blad om du vill (för strax ska du göra en beräkning).
   • Hur myck­et av dessa sak­er behöver du göra per dag, per vec­ka, per månad och/​eller per år? Välj den tidsskala som tycks mest naturlig för dig. Om du ska arbe­ta med alla ansvarsområden sam­tidigt, skulle jag gis­sa att ​”per vec­ka” är mest lämpligt och att du senare uttryck­er fördelningen mel­lan områdena i ter­mer av antal tim­mar per vecka.
   • Hur myck­et tid tar det att göra var­je sak var­je gång? Tar en av de nödvändiga att göra- uppgifter­na 30 minut­er om dagen var­je dag? Tar det månatliga avstämningsmötet två tim­mar var­je månad?
3. Fortsätt spal­ta upp det du ska göra för de andra av dina ansvarsområden.
4. Sum­mera så den beräknade tidsåtgången för var­je ansvarsområde på den tidsskala du valt. Vad blir fördelningen dem emel­lan? Är det så du fördelat tiden hit­tills, i verkligheten? 
5. Om du behöver få mer tid till något eller några av ansvarsområdena, bloc­ka återkommande tim­mar i kalen­dern för arbete med dem eller, om du vill plan­era mer flex­i­belt, des­igna en mal­l­ka­len­der så att den motsvarar den fördelning du önskar ha hädanefter.

Ökad segerchans

Om du tydligt definier­ar hur myck­et tid du behöver till var­je ansvarsområde för att du ska lyckas med det du föresatt dig, kan du lättare avsätta den tid du behöver. Du ser ock­så om det överhuvudtaget är rim­ligt att både ha det ans­var du har och de målsättningar du satt. Chansen ökar att du lyckas upp­fyl­la dina ambi­tion­er och det på ett sätt som håller i längden.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att få den tid du behöver till dina oli­ka ansvarsområden? Har du något knep du vill dela med dig av? Om du har gjort något som verk­li­gen funkat för dig så får du mer än gär­na dela med dig i ett mejl till mig.

(Kän­ner du för­resten till de här fem sät­ten att fördela uppgifter i teamet?)