Hitta en mötestid smidigt | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

14 mars

Hitta en mötestid smidigt


Datum: 2012-03-14 11:00

Vis­sa sak­er åstad­kom­mer vi bäst till­sam­mans med andra. Där­för vill vi träf­fas. För att få till ett möte, behöver vi hit­ta en gemen­sam tid då alla kan. 

Det är nu det bör­jar bli knivigt.


Visst kan det vara ett digert arbete att hit­ta en tid då alla som ska vara med på ett möte kan träffas?

Hur myck­et tid har du för­resten lagt på att hit­ta möjli­ga mötestider den senaste månaden?

Om du slår ihop det, är det kanske flera tim­mar av mai­lande fram och till­ba­ka, där dialo­gen lyder ungefär:

A: Kan vi ta ett möte?”

B: Ja, i näs­ta vecka.”

C: Det går bra för mig också.”

A: OK. Kan ni på tisdag?”

B: Bara på eftermiddagen.”

C: Då kan inte jag, men på ons­dag mor­gon kan jag.”

B: Då har jag ett annat möte.”

A: Hur ser näst-näs­ta vec­ka ut, då?”

Det hade inte var­it så tid­sö­dande om hela den här mailkon­ver­sa­tio­nen sked­de under lop­pet av en kvart, men om ni är några sty­ck­en, kan den lätt dra iväg till att utspelas över en hel dag eller mer (om än glest utspridd).


Är ni bara två per­son­er som ska hit­ta en tid, är det mån­ga gånger lät­tast att bara lyf­ta luren och diskutera er fram till det förs­ta bäs­ta tillfäl­let, men är ni tre, fyra sty­ck­en eller fler, är det en utman­ing i sig att nå alla på tele­fon samtidigt.

Som tur är, finns det en hand­full verk­tyg som gör just den här mötes­bokn­ing­sprocessen snabb och smidig för oss.


För visst har du mer angelägna arbet­suppgifter att använ­da din tid till än att leta tider i kalendern?

Gör så här

Här kom­mer några tips på verk­tyg som hjälper dig läg­ga min­dre tid på att boka möten, så du kan läg­ga mer tid på det väsentli­ga istället.

  1. Automa­tisk mötestid­hittare i ditt kalen­der­pro­gram i företaget.
    I alla de van­li­gaste kalen­der­pro­gram­men de fles­ta av oss använ­der finns det någon slags funk­tion som med automatik hit­tar förs­ta gemen­sam­ma ledi­ga tid för ett möte. I Out­look het­er funk­tio­nen Schemaläg­gn­ing, i Lotus Notes Sched­uler” och i iCal Till­gäng­li­ga mötestider”.
    Det går i prin­cip till så att du först anger vil­ka delt­a­gare du önskar på mötet och hur långt mötet är, varpå funk­tio­nen letar upp förs­ta tid då ni alla är till­gäng­li­ga.
     Det­ta förut­sät­ter att samtli­ga mötes­delt­a­gare använ­der sam­ma kalen­der­serv­er, d v s till­hör sam­ma organ­i­sa­tion. Om någon av mötes­delt­a­gar­na är kund, lever­an­tör eller annan extern part, sprick­er det. Men, det finns hjälp att få, genom:

  2. Semi­au­toma­tisk mötestid­hittare på inter­net.
     Det finns nu webtjän­ster som möjlig­gör smidig mötes­bokn­ing, även då en delt­a­gare använ­der Google Cal­en­der, en Out­look, en Lotus Notes och en pap­per­skalen­der.
     Den tjänst jag valt att använ­da är Tun​gle​.me. Time­bridge och Time­tomeet är lik­nande alternativ.
    Om du vill att Tun​gle​.me ska fungera pré­cis som en automa­tisk mötestid­hittare, behöver var­je delt­a­gare pub­licera sina kalen­drar hos Tun​gle​.me, vilket innebär att man vis­ar när man är till­gäng­lig och när man inte är det (inte vad man gör när man är upp­ta­gen). Det har jag avstått ifrån och använ­der istäl­let Tun​gle​.me som en semi­au­toma­tisk tjänst. När jag då vill sam­mankalla till ett nytt möte, går jag in på Tun​gle​.me, star­tar en ny mötes­bokn­ing, anger vil­ka delt­a­gare jag vill bju­da in (e‑postadresser) och hur långt mötet ska vara.
    Därefter målar” jag i Tungle.me:s kalen­der in en hand­full tider jag är till­gäng­lig framöver och skickar iväg inbju­dan. När delt­a­gar­na får mitt inbjud­nings­mail, klickar de på en länk, kom­mer till sam­ma kalen­der och väl­jer vil­ka av mina klock­slag som ock­så pas­sar dem. När alla delt­a­gare svarat, talar Tun​gle​.me om vilken eller vil­ka tider samtli­ga delt­a­gare kunde, varpå jag bekräf­tar mötesti­den.
    Mig hjälper tjän­sten en hel del och jag slip­per en mängd mail jag annars skulle behö­va få och skic­ka. Efter­som jag valt att inte pub­licera min kalen­der, går det inte helt automa­tiskt, men det extra arbete som krävs då jag anger vil­ka tider jag kan, tar jag gärna.

  3. Ana­log mötestidhitt-metod.
    En helt ana­log alter­na­tiv metod är att se till att boka näs­ta möte innan du avs­lu­tar dagens möte med sam­ma grupp. Har ni ändå kalen­drar­na framme, går synknin­gen” som en dans.

Min­dre sjå, mer tid till det väsentliga

Använ­der du någon av de här mötestid­hit­tar-funk­tion­er­na vin­ner du tid, helt enkelt. Du låter någon annan, d v s ett sys­tem, admin­istr­era det digra arbetet att synkro­nis­era kalendrar. 
Inom ramen för ett upp­drag jag hade för ett tag sedan, skulle jag i decem­ber sam­mankalla tret­ton per­son­er från oli­ka delar av kon­cer­nen till en två-tim­mars-work­shop. Jag angav nam­nen i Out­looks schemaläg­gn­ing och snabbt som ögat kom förs­ta gemen­samt ledi­ga tid upp — i slutet av februari. 
Föreställ dig den mail- och tele­fon­cirkus jag hade var­it hän­visad till för att kom­ma fram till sam­ma sak om inte schemaläg­gn­ings­funk­tio­nen fanns.

Hur gör du?

Vad är ditt favoritverk­tyg som hjälper dig effek­tivis­era möte­shanterin­gen? Skriv dina tankar i en kommentar.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.