Strukturbloggen

Vis­sa sak­er åstad­kom­mer vi bäst till­sam­mans med andra. Där­för vill vi träf­fas. För att få till ett möte behöver vi hit­ta en gemen­sam tid då alla kan. 

Det är nu det bör­jar bli knivigt.

När kan alla?

Visst kan det vara ett digert arbete att hit­ta en tid då alla som ska vara med på ett möte kan träf­fas? Hur myck­et tid har du för­resten lagt på att hit­ta möjli­ga mötestider den senaste månaden?

Om du slår ihop det, är det kanske flera tim­mar av mai­lande fram och till­ba­ka, där dialo­gen lyder ungefär:

A: ​“Kan vi ta ett möte?”

B: ​“Ja, i näs­ta vecka.”

C: ​“Det går bra för mig också.”

A: ​“OK. Kan ni på tisdag?”

B: ​“Bara på eftermiddagen.”

C: ​“Då kan inte jag, men på ons­dag mor­gon kan jag.”

B: ​“Då har jag ett annat möte.”

A: ​“Hur ser näst-näs­ta vec­ka ut, då?”

Det hade inte var­it så tid­sö­dande om hela den här mailkon­ver­sa­tio­nen sked­de under lop­pet av en kvart, men om ni är några sty­ck­en, kan den lätt dra iväg till att utspelas över en hel dag eller mer (om än glest utspridd).

När ni är fler än två

Är ni bara två per­son­er som ska hit­ta en tid, är det mån­ga gånger lät­tast att bara lyf­ta luren och diskutera er fram till det förs­ta bäs­ta tillfäl­let, men är ni tre, fyra sty­ck­en eller fler, är det en utman­ing i sig att nå alla på tele­fon samtidigt.

Som tur är finns det en hand­full verk­tyg som gör just den här mötes­bokn­ing­sprocessen snabb och smidig för oss.

För visst har du mer angelägna arbet­suppgifter att använ­da din tid till än att leta tider i kalendern?

Gör så här

Här kom­mer några tips på verk­tyg som hjälper dig läg­ga min­dre tid på att boka möten, så du kan läg­ga mer tid på det väsentli­ga istället.

1. Automa­tisk mötestid­hittare i din kalenderapp

I alla de van­li­gaste kalen­der­pro­gram­men de fles­ta av oss använ­der finns det någon slags funk­tion som med automatik hit­tar förs­ta gemen­sam­ma ledi­ga tid för ett möte. I Out­look het­er funk­tio­nen ​“Schemaläg­gn­ing” och i Kalen­der (MacOS) ​“Till­gäng­li­ga mötestider”.

Det går i prin­cip till så att du först anger vil­ka delt­a­gare du önskar på mötet och hur långt mötet är, varpå funk­tio­nen letar upp förs­ta tid då ni alla är till­gäng­li­ga.

Det­ta förut­sät­ter att samtli­ga mötes­delt­a­gare använ­der sam­ma kalen­der­serv­er, d v s till­hör sam­ma organ­i­sa­tion. Om någon av mötes­delt­a­gar­na är kund, lever­an­tör eller annan extern part, sprick­er det. Men, det finns hjälp att få genom:

2. Hal­vau­toma­tisk mötestid­hittare på nätet

Det finns ock­så webbtjän­ster som möjlig­gör smidig mötes­bokn­ing, även då en delt­a­gare använ­der Google Cal­en­der, en Out­look, en arbe­tar i Mac-miljö och en före­drar pap­per­skalen­der.

En väldigt pop­ulär tjänst är Doo­dle, där funk­tio­nen Group Poll innebär att du i en kalen­der mark­er­ar vil­ka möjli­ga tider du skulle kun­na mötas: