Hitta en mötestid smidigt | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

14 mars

Hitta en mötestid smidigt


Datum: 2012-03-14 11:00
Vit klocka med svarta frågetecken istället för siffror, mot vit bakgrund

Vis­sa sak­er åstad­kom­mer vi bäst till­sam­mans med andra. Där­för vill vi träf­fas. För att få till ett möte behöver vi hit­ta en gemen­sam tid då alla kan. 

Det är nu det bör­jar bli knivigt.

När kan alla?

Visst kan det vara ett digert arbete att hit­ta en tid då alla som ska vara med på ett möte kan träf­fas? Hur myck­et tid har du för­resten lagt på att hit­ta möjli­ga mötestider den senaste månaden?

Om du slår ihop det, är det kanske flera tim­mar av mai­lande fram och till­ba­ka, där dialo­gen lyder ungefär:

A: Kan vi ta ett möte?”

B: Ja, i näs­ta vecka.”

C: Det går bra för mig också.”

A: OK. Kan ni på tisdag?”

B: Bara på eftermiddagen.”

C: Då kan inte jag, men på ons­dag mor­gon kan jag.”

B: Då har jag ett annat möte.”

A: Hur ser näst-näs­ta vec­ka ut, då?”

Det hade inte var­it så tid­sö­dande om hela den här mailkon­ver­sa­tio­nen sked­de under lop­pet av en kvart, men om ni är några sty­ck­en, kan den lätt dra iväg till att utspelas över en hel dag eller mer (om än glest utspridd).

När ni är fler än två

Är ni bara två per­son­er som ska hit­ta en tid, är det mån­ga gånger lät­tast att bara lyf­ta luren och diskutera er fram till det förs­ta bäs­ta tillfäl­let, men är ni tre, fyra sty­ck­en eller fler, är det en utman­ing i sig att nå alla på tele­fon samtidigt.

Som tur är finns det en hand­full verk­tyg som gör just den här mötes­bokn­ing­sprocessen snabb och smidig för oss.

För visst har du mer angelägna arbet­suppgifter att använ­da din tid till än att leta tider i kalendern?

Gör så här

Här kom­mer några tips på verk­tyg som hjälper dig läg­ga min­dre tid på att boka möten, så du kan läg­ga mer tid på det väsentli­ga istället.

1. Automa­tisk mötestid­hittare i din kalenderapp

I alla de van­li­gaste kalen­der­pro­gram­men de fles­ta av oss använ­der finns det någon slags funk­tion som med automatik hit­tar förs­ta gemen­sam­ma ledi­ga tid för ett möte. I Out­look het­er funk­tio­nen Schemaläg­gn­ing” och i Kalen­der (MacOS) Till­gäng­li­ga mötestider”.

Det går i prin­cip till så att du först anger vil­ka delt­a­gare du önskar på mötet och hur långt mötet är, varpå funk­tio­nen letar upp förs­ta tid då ni alla är till­gäng­li­ga.

Det­ta förut­sät­ter att samtli­ga mötes­delt­a­gare använ­der sam­ma kalen­der­serv­er, d v s till­hör sam­ma organ­i­sa­tion. Om någon av mötes­delt­a­gar­na är kund, lever­an­tör eller annan extern part, sprick­er det. Men, det finns hjälp att få genom:

2. Hal­vau­toma­tisk mötestid­hittare på nätet

Det finns ock­så webbtjän­ster som möjlig­gör smidig mötes­bokn­ing, även då en delt­a­gare använ­der Google Cal­en­der, en Out­look, en arbe­tar i Mac-miljö och en före­drar pap­per­skalen­der.

En väldigt pop­ulär tjänst är Doo­dle, där funk­tio­nen Group Poll innebär att du i en kalen­der mark­er­ar vil­ka möjli­ga tider du skulle kun­na mötas:

Skärmdump från Doodle.com, över vyn där man väljer möjliga mötestider

Därefter mejlar du länken du får till de tänk­ta mötes­delt­a­gar­na, som i sin tur anger för var­je föres­la­gen tid om de kan, om de kan i nöd­fall eller om de inte kan:

Skärmdump från Doodle.com, över rutan där man skickar en länk till mötesdeltagarna

All­tefter­som mötes­delt­a­gar­na svarar ser du vil­ka tider som skulle kun­na fungera:

Skärmdump från Doodle.com, över sammanställningsvyn där man ser vilka tider som funkar

När alla svarat berät­tar Doo­dle vilken eller vil­ka tider som var populärast.

Förde­lar­na med Doodle

Det jag tyck­er om med Doo­dle är dels att det inte spelar någon roll vilken typ av kalen­der de oli­ka delt­a­gar­na använ­der, dels att jag slip­per väldigt mån­ga fram-och-till­ba­ka-mejl om mötestider som jag annars skulle fått. Istäl­let sköter Doo­dle insam­lin­gen av alla mötesti­dal­ter­na­tiv och bara berät­tar vilket som är bäst när alla svarat. Smidigt!

Doo­dle är gratis (med annonser)

Om du kan leva med att det är en mängd annonser på bokn­ingssi­dor­na är Doo­dle gratis. Vill du slip­pa annon­ser­na (och få fler funk­tion­er, dessu­tom), finns det ock­så flera möjli­ga prenu­mer­a­tionsnivåer.

En helt gratis lik­nande tjänst är Ral­l­ly. I den kan du dock bara väl­ja hela datum — inte speci­fi­ka timmar.

3. Ana­log mötestidhitt-metod.

En helt ana­log alter­na­tiv metod är att se till att boka näs­ta möte innan du avs­lu­tar dagens möte med sam­ma grupp. Har ni ändå kalen­drar­na framme, går synknin­gen” som en dans.

Min­dre sjå, mer tid till det väsentliga

Använ­der du någon av de här mötestid­hit­tar-funk­tion­er­na vin­ner du tid, helt enkelt. Du låter någon annan, d v s ett sys­tem, admin­istr­era det digra arbetet att synkro­nis­era kalendrar.

Inom ramen för ett upp­drag jag hade för ett tag sedan, skulle jag i decem­ber sam­mankalla tret­ton per­son­er från oli­ka delar av kon­cer­nen till en två-tim­mars-work­shop. Jag angav nam­nen i Out­looks schemaläg­gn­ing och snabbt som ögat kom förs­ta gemen­samt ledi­ga tid upp — i slutet av feb­ru­ari! Föreställ dig den mejl- och tele­fon­cirkus jag hade var­it hän­visad till för att kom­ma fram till sam­ma sak om inte schemaläg­gn­ings­funk­tio­nen fanns.

Hur gör du?

Vad är ditt favoritverk­tyg som hjälper dig effek­tivis­era möte­shanterin­gen? Skriv dina tankar i ett mejl till mig.

(Ett smart knep för att lätt hit­ta mötestid är ock­så att boka förut­se­bara möten långt i förväg.)

Laptop på ett bord vid ett fönster med utsikt över takåsar i Bristol

Förresten, om du vill ha fler tips om effektivitet genom god struktur på jobbet delar jag flitigt med mig av det.

Javisst, jag vill ha tips om personlig effektivitet!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.