Tänk ”färre” | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

21 mars

Tänk ”färre”


Datum: 2012-03-21 11:00

Efter­som jag till­bringar hela arbets­da­gar­na var­je vec­ka med att tän­ka på och tala om struk­tur, märk­er jag att det är några teman som går igen i hela området. Det är teman som genom­syrar arbetssät­tet hos dem som bäst lyckas ha koll på läget och som därigenom får mer tid över.

Ett sådant tema är knapphet. 


I brist på ett bät­tre uttryck, menar jag med knap­phet” att det är få av någonting, snarare än att det är myck­et av det. 

Det hand­lar inte om att leva helt min­i­mal­is­tiskt och torftigt, med bara tom­ma ytor, utan har du knappt av en sak ges du möj­lighet att ha ymnigt av något annat. 

Ibland behöver du ymnigt bre­da ut dig och dina pap­per för att fritt kun­na arbe­ta med den uppgift som just nu är rätt att pri­or­it­era. Då behöver du knappt av annat mate­r­i­al framme, som inte rör just den uppgiften. Ymnighet av allt blir näm­li­gen kaos.


Så, när du upplever att det är för myck­et” — tänk färre”.

Färre av vadå?

Vad kan vi då ha färre av, för att få en lättare vardag?

Här är några idéer:

  • Möten — Märk­er du att du till­bringar dagar­na i möten och kväl­lar­na med att job­ba ikapp det du skulle ha hun­nit under dagen, fun­dera på vil­ka möten du skulle kun­na stäl­la in, vil­ka som inte behöver din när­varo, vil­ka du kan skju­ta på en månad, vil­ka som egentli­gen är arbetsmöten som lika gär­na kan ersät­tas med att var och en för sig gör sin del av arbetet och sedan stäm­mer av med de andra.
  • Ställen — Läg­ger du för myck­et tid på att leta efter doku­ment och pap­per du sparat tidi­gare, fun­dera på vilket av de oli­ka ställen som du lagrar infor­ma­tion på som du skulle kun­na göra dig av med och istäl­let slå ihop med de andra stäl­lena. Behöver du ha både tid­skrift­sam­lare, brevko­r­gar, högar och pärmar? 
    Skriv­er du upp noteringar om vad du har att göra här och där och ock­så i den där man­ick­en, fun­dera på vilket ställe som skulle kun­na vara det enda för dina att-göra-uppgifter.
  • Kom­mu­nika­tion­ssätt — Om ni i er pro­jek­t­grupp kom­mu­nicer­ar genom att maila, chat­ta, skype:a, ringa, träf­fas i möte, diskutera över en informell fika, reflek­tera till­sam­mans under resan, kom­mentera i pro­jek­tverk­tyget och ni upplever att det är svårt att fån­ga upp alla trå­dar, bestäm er för vil­ka som ska vara era huvud­sak­li­ga kommunikationssätt. 
    Slus­sa kon­ver­sa­tion­er, beslut och idéer som upp­står i andra forum till dessa huvud­sak­li­ga kom­mu­nika­tion­ssätt, så blir doku­men­ta­tio­nen och pro­jek­tled­nin­gen så myck­et enklare.
  • Vari­anter på process­er — Om du gör på oli­ka sätt för oli­ka kun­der så att var­je kun­drela­tion får sina egna, uni­ka lös­ningar internt, strä­va efter att expe­diera fler beställ­ningar lika. Bestäm dig hur processen för tjän­sten X ser ut, från start till mål och ska­pa mal­lar och check­lis­tor som hjälper dig arbe­ta snab­bare utan att ansträn­ga dig mer.
  • Högar och pry­lar på skrivbor­det — Har du så myck­et på ditt bord att du blir dis­tra­her­ad från din uppgift så fort du lyfter blick­en, bestäm dig för att göra dig av med åtmin­stone en hög. 
    Vik en tim­ma i efter­mid­dag, gå igenom högen, släng det som kan slän­gas, gör att-göra-uppgift av det som tar­var en sådan och spara undan det du behöver ha kvar (men lägg det inte överst” i en hög).

Färre ger fokus

Om du tänker färre”, och ager­ar därefter, kom­mer du ha lättare att fokusera på rätt sak i rätt tid. Du kom­mer att hin­na mer av dina uppgifter på kortare tid och hit­ta det mate­r­i­al du behöver snab­bare än annars.

Kanske är det bara jag, men för mig har den tom­ma ytan, den tom­ma mail­box­en och den mötes­fria dagen en kraftigt stress­däm­pande effekt. Hur är det för dig?

Hur har du gjort?

Vad har du sett till att du har färre av nu än tidi­gare? Vad har det fått för effekt i din vardag? Håll inte på dina erfaren­heter, dela med dig till andra genom att läm­na en kommentar.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.